Журнал регистрации больничных листов образец — Юридическое лицо

Кто заполняет журнал?

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал регистрации больничных листов образец — Юридическое лицо

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Учетные книги ведутся для упорядочивания документации, основная задача журнала — придание юридической силы бумагам. Сводная книга ведется определенный период времени, затем закрывается.

Формируют журнал по учету листков нетрудоспособности на предприятии с большой численностью персонала. Его ведение не является обязательным моментом для компаний, как правило, он формируется, оправдывая в конечном итоге свое составление.

Если журнал заполняется вручную, следует использовать черную гелиевую или перьевую ручку, иначе документ могут не принять представители ФСС. Само заполнение журнала можно поделить на два этапа – заполнение титульной страницы и основных графов. Рассмотрим детально оба этапа.

Титульная страница

Это первая страница документа, на которой потребуется указать следующую информацию:

  • Наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
  • Название документа, то есть «Журнал учета больничных листов».
  • Даты начала и завершения ведения журнала.
  • Регистрационный номер лица, отвечающего за выплату страховых пособий.

Основная страница

На ней представляется таблица, графы которой заполняются в таком порядке:

  1. Порядковый номер листа нетрудоспособности в журнале.
  2. Дата, когда лист был представлен работником.
  3. Фамилия и инициалы сотрудника.
  4. Должность сотрудника и наименование отдела, который он представляет.
  5. Номер листа нетрудоспособности. Тут стоит отметить, что данный номер состоит из 12 цифр, разделенных на три группы. Первые девять цифр – порядковые, а вот последние три являются контрольным разрядом. Номер больничного указывается в верхнем правом углу больничного листа. Важно отметить, что в листах нового формата отсутствует серия, поэтому делать подобную графу в журнале уже не имеет никакого смысла.
  6. Название медицинского учреждения, где сотруднику и выдали лист нетрудоспособности.
  7. Период больничного, то есть дата его начала и завершения.
  8. Количество дней больничного.

Как правило, журнал учета листов нетрудоспособности передается в бухгалтерию, поэтому стоит дополнительно сделать графу, где бухгалтер мог бы поставить свою подпись, засвидетельствовав факт того, что он получил больничный лист из отдела кадров. Это необходимо для того, чтобы в случае утери справок установить, в каком именно отделе произошла утеря.

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

  • На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
  • Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
  • На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
  • В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.

Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

  1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
  2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
  3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
  4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.

Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

  • Номер страницы;
  • Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
  • Номер и серия листка нетрудоспособности;
  • Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
  • Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
  • Продолжительность нетрудоспособности в днях;
  • Сумма начисленного пособия;
  • Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

Журнал регистрации больничных листов образец — Юридическое лицо

Так как в законодательстве не установлено обязательное наличие журнала учета больничных листов на предприятии, то заполнение данного документа может осуществляться любым лицом по установке работодателя.

Зачастую заполнение журнала является прямой обязанностью сотрудников отдела кадров. Именно туда поступают больничные листы.

Ответственное за заполнение журнала учета больничных листов лицо должно быть указано в документе (фамилия, имя, отчество, подпись, занимаемая на предприятии должность).

Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования. Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда. Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.

В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда. Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами. Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.

Чтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя. В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов.

Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования. В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности. Работодатели в этих выплатах не участвуют, за исключением соответственно оплаты первых трех дней нетрудоспособности.

По общему правилу первичные документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, это относится, в том числе, и к документам об оплате листков нетрудоспособности. Но согласно федеральному закону «О страховых взносах» плательщики таких взносов должны обеспечивать на протяжении шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

Больничные листки, как раз, и подтверждают правильность исчисления и уплаты таковых взносов. Из чего можно сделать вывод о том, что работодатель должен обеспечивать хранение листков нетрудоспособности в течение шести лет. Течение этого срока исчисляется с момента окончания расчетного периода, в котором больничные листки поступили от работников.

Аналогично и с журналом учета листков временной нетрудоспособности. Несмотря на то этот документ не отнесен к обязательным, Перечень типовых управленческих документов содержит упоминание и об этом журнале. Срок хранения журнала, согласно Перечня, составляет пять лет. В то же время, разумно предположить, что журнал учета больничных листков не может храниться в организации или у предпринимателя менее срока хранения самих больничных листков. Поэтому целесообразно установить шестилетний срок хранения журнала учета.

Журнал учета больничных листов считается одним из важных отчетных моментов кадрового документооборота любого серьёзного предприятия.

  • в полной мере владеть информацией о состоянии здоровья своих сотрудников;
  • проследить количество дней их нетрудоспособности;
  • правомерно назначить оплату дней нахождения работника на больничном;
  • анализировать заболеваемость на предприятии, что позволяет оценить общее положение дел;
  • предусмотреть возможные профилактические мероприятия для повышения общего уровня здоровья;
  • разрешить претензии в случае утери больничного листа.

Кто ведет журнал и где он хранится?

Журнал учета листов нетрудоспособности имеет рекомендательный характер, поэтому работодатели не обязаны его вести. Однако все же лучше не отказываться от данного документа, ведь с его помощью можно выполнять следующие действия:

  • отслеживать лимит оплачиваемых дней больничных;
  • отслеживать срок предоставления больничного листа работником;
  • быстро находить больничные листы, если их затребовала инспекция из ФСС.

Отвечать за оформление документа могут следующие лица:

  • Специалист из отдела кадров, который работает с листами нетрудоспособности.
  • Руководитель службы по управлению кадрами, который несет ответственность за кадровое делопроизводство.
  • Работник, отвечающий на предприятии за оптимизацию и автоматизацию документооборота.
  • Представитель бухгалтерии, который и ведет расчет пособий по больничному листу.

Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

  1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
  2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
  3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
  4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

Ведение журнала не является трудоемкой задачей. Журнал учета больничных листов является внутренней формой учета, предназначенной для использования данных для операций:

  • Внесения данных в табель учета рабочего времени.
  • Начисления пособия в составе заработной платы.
  • Формирования отчетности в ФСС и ПФР.
  • Составления сводов по запросу руководителя. Руководители используют информацию для контроля длительности, анализа уровня заболеваний и получения прочих данных.
  • Проведения контроля срока представления листа нетрудоспособности.
  • Определение лимитируемых дней нетрудоспособности для различных случаев: по одному договору, по уходу за ребенком или другим близким родственником.

Несмотря на отсутствие требований к ведению журнала и указаний по его заполнению при оформлении и внесении учетных записей необходимо придерживаться общих правил ведения регистрационных книг. Предприятие может разработать форму самостоятельно, использовать журналы, предлагаемые кадровыми ресурсами. Журнал должен иметь титульный лист, нумерацию страниц, содержать данные об ответственном лице, периоде ведения.

Состав данных Пояснения
Наименование учетного журнала Название позволяет идентифицировать назначение журнала
Название предприятия Вносят полное название организации или ИП, осуществляющих ведение журнала
Страховой номер Указывают номер страхователя в ФСС
Даты ведения журнала Указывают дату начала ведения журнала (число, месяц, год), при окончании – день последней записи
Ответственное за ведение информации лицо При заполнении документа несколькими лицами в журнале целесообразно ввести колонку для отражения данных о работниках, ведущих учет
Срок хранения журнала Заполняется после внесения последней записи
Номер по номенклатурному учету Вносится при условии ведения номенклатурных дел

Ведение журнала может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Учет данных позволяет сократить время на подготовку сведений для ФСС при проведении камеральной проверки.

При использовании электронной формы документ может быть распечатан в любое время и использован для формирования реестра проведенных в заданном периоде листков нетрудоспособности с предъявлением в ФСС. Систематизация данных позволяет исключить возникновение ошибок в учете.

Начало заполнения журнала осуществляется после оформления титульной страницы. Особенность внесения данных:

  • Заполнение журнала на бумажном носителе производится чернилами темного цвета.
  • Все записи должны хорошо читаться, при допущении ошибок корректируемая информация должна быть изменена в установленном порядке.
  • Запись данных осуществляется на отдельной строке в хронологическом порядке.
  • Данные в журнал регистрации вносятся из больничных листов. В бланках не разрешено менять нумерацию, вносить дополнительные данные, кроме заполняемой работодателем части.

Работник ООО «Урожай» Смирнов Андрей Валентинович предоставил в отдел кадров предприятия больничный лист по уходу за ребенком. Документ за номером 012 338 546 700 выдан МУП ГП № 23. Период заболевания составил с 1 по 10 февраля 2017 года. На предприятии производятся операции:

  1. Прием листка нетрудоспособности у работника.
  2. Внесение данных о документе в журнал учета.
  3. Передача документа в бухгалтерию для расчета и осуществления выплаты.
№ п/п № документа Учреждение Дата начала Дата

окончания

Дата предъявления Работник
17 012 338 546 700 МУП ГП № 23 01.02.17 10.02.17 11.02.17

Смирнов

Андрей Валентинович

Должность Табельный

номер

Категория

работы

Код

причины

Ответственное лицо Примечание
слесарь 054 Основная 09/39 Афанасьева

При расчете листка нетрудоспособности работник бухгалтерии должен обращать внимание на кодировку. В отношении ряда категорий нетрудоспособности предусмотрен лимит оплачиваемых дней. Так, по уходу за ребенком до 7 лет максимальное число оплачиваемых дней составляет не более 60 в год. В случае превышения лимита период не оплачивается, больничный лист является подтверждением уважительной причины отсутствия на работе.

Документооборот и ответственное лицо должны быть закреплены в учетной политике предприятия. Срок хранения журнала устанавливается руководителем из расчета внутренних потребностей. Целесообразным является установление срока хранения журнала учета равным периоду хранения листков нетрудоспособности.

Согласно требований законодательства о страховых взносах и пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ срок хранения листков нетрудоспособности составляет не менее 6 лет. Период исчисляется с года, следующего за оплатой пособия по временной нетрудоспособности.

Хранение журнала необходимо осуществлять одновременно с листками нетрудоспособности. Документы, подтверждающие нетрудоспособность, не являются для предприятий бланками строгой отчетности, требующих соблюдения особого порядка хранения.

Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику. И, уже получив данный документ, работник предоставляет его работодателю. Как правило, в отдел кадров. Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен. Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности.

Как только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале. Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена. Но работать без него будет достаточно сложно. Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся. В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.

За сохранность и ведение журнала учета листков нетрудоспособности отвечает сотрудник отдела кадров, табельщик или другой работник, назначенный ответственным по приказу руководства предприятия.

Периодически этот документ предоставляется руководству для проверки либо составления необходимой отчётности, анализа кадровой работы.

Если произошла утеря, уничтожение или порча документации, руководитель организации обязан сообщить в правоохранительные органы об этом факте и назначить приказом комиссию для установления перечня пропавших документов и расследования сложившейся ситуации.

Журнал регистрации больничных листов образец — Юридическое лицо

Согласно нормативным актам, которые регулируют ведение учетной документации, вести журнал учета больничных листков в организации или нет, сегодня работодатель решает самостоятельно (как и в случае с журналом регистрации трудовых договоров).

Что касается формата ведения документа регистрации листков нетрудоспособности сотрудников, предполагается ведение бумажной или электронной формы.

Конечно выбор будет зависеть от того, насколько автоматизирована система учета в каждом конкретном учреждении.

Несмотря на то, что нормативными актами на работодателя не возлагается обязательное ведение данного учетного документа, существуют определенные правила его заполнения.

То есть, если в организации решили вести журнал учета больничных, то кадровику и бухгалтеру, ответственным за его заполнение, придется придерживаться рекомендаций по его ведению.

★ Книга-бестселлер «Расчет больничного и страховые взносы в 2018» для чайников (пойми как рассчитывать страховые взносы за 72 часа) куплено 3000 книг
Должность Табельный

номер

Категория

работы

Код

причины

Ответственное лицо Примечание
слесарь 054 Основная 09/39 Афанасьева

Инструкция по заполнению

Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета.

Журнал регистрации больничных листов образец — Юридическое лицо

Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.

Журнал учета листков нетрудоспособности пронумеровывается, прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации .

Внесение записей в графы журнала: В 1 графе – номер записи в журнале в хронологическом порядке; В графе 2 – проставляется дата, когда работник предоставил листок нетрудоспособности в подразделение, ответственное за ведение журнала; В графе 3 – указывается Фамилия, Имя и Отчество работника, на которого оформлен листок нетрудоспособности;

В графах 4,5,6 –прописываются данные о работнике (в какой должности (профессии, специальности), в каком структурном подразделении он работает в организации, а также его табельный номер); В графах 7,8,9 – необходимо правильно указать все сведения, переписав их с листка нетрудоспособности (его серию, номер, дату выдачи, а также название медицинской организации, выдавшей листок);

В графе 10 указывается вид нетрудоспособности (например: заболевание, травма); В 11,12 – переписывается с листка период с даты открытия и по дату его закрытия; В графе 13 проставляется количество дней нетрудоспособности; В графу 14 – можно вносить дополнительную информацию по своему усмотрению, в соответствии с требованиями руководителя.

Чтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя.

В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов. Больничный лист: сроки предоставления и регистрации Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику.

Выписка больничного листа

Внесение записей в графы журнала: В 1 графе – номер записи в журнале в хронологическом порядке; В графе 2 – проставляется дата, когда работник предоставил листок нетрудоспособности в подразделение, ответственное за ведение журнала; В графе 3 – указывается Фамилия, Имя и Отчество работника, на которого оформлен листок нетрудоспособности;

В графах 4,5,6 –прописываются данные о работнике (в какой должности (профессии, специальности), в каком структурном подразделении он работает в организации, а также его табельный номер); В графах 7,8,9 – необходимо правильно указать все сведения, переписав их с листка нетрудоспособности (его серию, номер, дату выдачи, а также название медицинской организации, выдавшей листок);

В графе 10 указывается вид нетрудоспособности (например: заболевание, травма); В графах 11,12 – переписывается с листка период нетрудоспособности с даты открытия и по дату его закрытия; В графе 13 проставляется количество дней нетрудоспособности; В графу 14 – можно вносить дополнительную информацию по своему усмотрению, в соответствии с требованиями руководителя.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 19 февраля 2004 г. Информация об изменениях: Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ и Фонда социального страхования РФ от 23 июля 2004 г.

N 42/130 в Инструкцию, утвержденную настоящим приказом, внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2005 г. о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения (утв. приказом Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г.

N 18/29)

необходимости.

Одним из таких документов и является журнал учета больничных листов.

Благодаря ему, работодатель имеет возможность: Законодательство не обязывает предприятие в обязательном порядке вести журнал регистрации

Инструкция и образец журнала регистрации больничных листов Учет производится по общепринятой табличной форме: Наименование столбца Пояснение Порядковый номер Очередность зависит от того, в какое время передается документ в бухгалтерию, в отдел кадров Данные работника Перечисляются ФИО, при необходимости – табельный номер, занимаемая должность, структурное подразделение Серия документа Представляет собой двенадцатизначный номер, списывается с штрих-кода, расположенного в правом верхнем углу документа Код болезни Заполняется с листа нетрудоспособности (01-болезнь застрахованного лица, 02-травма, 09- — уход за больным членом семьи и пр.

Данные Пояснения Порядковый номер Ведение сквозной нумерации производится на весь период ведения журнала либо с ежегодным обновлением Номер документа Указываются номер, указанный на листе нетрудоспособности Учреждение Вносятся данные о медицинском учреждении, выдавшем документ Период действия документа Даты начала и окончания периода нетрудоспособности Дата поступления листа Работник представляет документ в течение полугода после окончания нетрудоспособности Данные работника Фамилия, имя, отчество, отделение, должность, табельный номер Категория места работы Основной договор или совместительство Основание выдачи листа Указываются причины – заболевание, уход за родственником, травма, отпуск по беременности и родам, иная.

Уведомлять военный комиссариат (орган местного самоуправления) нужно при изменении следующих данных: семейное положение; образование; структурное подразделение организации; должность; место жительства или место пребывания; состояние здоровья (получения инвалидности). Уведомить военный комиссариат (орган местного самоуправления) нужно в течение 2 недель с помощью листка сообщения.

Документ должен быть выдан на руки работнику, у которого изменились данные.

Дополнительно сообщаем, что когда Вы выбираете способ оплаты заказа «наложенный платеж — оплата при получении на почте», то почта еще взимает комиссию от суммы наложенного платежа (при получении бандероли), а именно: до 1 000 руб. включительно 70 руб. 5% от суммы; свыше 1 000 до 5 000 руб. включительно 80 руб. 4% от суммы. Это правила почты и в наших ценах и документах это не отражается.

Журнал учета листков нетрудоспособности

При оплате по безналичному расчету (по выставленному счету) этой комиссии нет, и Вам достаточно будет только забрать свою бандероль на почте. Отзыв о книгах и журналах учета Ходан О.И., главный специалист — эксперт (по кадрам) УПФР в Кировском районе Ленинградской области (г.

Внимание

Санкт-Петербург) Получила журналы. Красота!!! Журналы (книги) в обложечке прозрачной, так что странички не загнутся и обложка не испачкается. Строки достаточно широкие, поэтому даже у тех, у кого крупный почерк проблем не будет.

инструкции для кадровиков по его ведению.

Допускается как самостоятельная разработка и изготовление, так и использование уже существующих форм журналов, предоставляемых фирмами, работающими с канцелярией.

Согласно правилам делопроизводства, необходима фиксация каждого листка нетрудоспособности в обязательной связке с датой документа. В каких случаях оплачивается больничный

  • появляется возможность быстрой сверки данных табелей учета рабочего времени с приказами и имеющимися больничными листами;
  • облегчается мониторинг своевременности предоставления для оплаты документов, подтверждающих временную нетрудоспособность;
  • журнал учета больничных листов нужен для правильного подсчета периода продления отпусков работникам, заболевшим во время отдыха;
  • документ позволяет оценить правомерность назначения выплаты по временной нетрудоспособности с учетом оплаченных ранее дней.

Для целей управленческого учета журнал может применяться в качестве источника информации для анализа в динамике состояния здоровья членов рабочего коллектива, выявления закономерностей изменения уровня заболеваемости. Журнал регистрации больничных листов, образец которого можно разработать самостоятельно, позволяет урегулировать споры в случаях утери бланка больничного листа.

Правила хранения журнала не регламентированы законом. Оптимальным вариантом будет организация его хранения вместе с больничными листами. Ответственность за целостность документа и его наличие в установленном месте возлагается на специалиста отдела кадров или табельщика. Введение такой обязанности для должностного лица возможно только путем издания соответствующего приказа руководителя компании.

Срок хранения журнала оговаривается:

  1. приказом Минкультуры от 25.08.2010 под № 558 (в п. 897 раздела 11.1).
  2. приказом Минфина от 29.07.1998 под № 34н.
  3. Налоговым кодексом (пп. 6 п. 3.4 ст. 23).

Первыми двумя нормативными документами срок хранения устанавливается равным 5-тилетнему периоду. Налоговый кодекс указывает на необходимость обеспечения сохранности документации, влияющей на размер уплачиваемых страховых взносов, в течение 6 лет.

Страницы журнала могут быть изготовлены типографией или самостоятельно на принтере. Заполнение бланков может осуществляться в печатном или электронном формате. Образец журнала учета больничных листов должен быть с пронумерованными и прошитыми страницами. На последней странице ответственное лицо расписывается и указывает точное число листов, руководитель предприятия ставит печать.

Правила ведения журнала должны согласовываться с нормами заполнения документации по временной утрате трудоспособности. При ручном варианте заполнения сведения в графы вносятся черной гелиевой ручкой. Исправлений и помарок необходимо избегать. Ошибки исправляются по общим правилам – перечеркнуть ошибочную информацию, рядом или сверху сделать правильную запись, ответственное лицо расписывается и ставит дату внесения корректировок.

Журнал учета больничных листов может иметь следующие графы:

  • для номеров, присвоенных больничным листам;
  • для названий медицинских учреждений, которыми были оформлены конкретные документы;
  • в отдельной колонке приводятся данные о сотрудниках, на которых были выписаны листки нетрудоспособности;
  • ячейки для внесения информации о продолжительности пребывания на больничном.

Основная страница

  • Динамику количества дней заболевания по периодам или в сравнении с предшествующим годом.
  • Количество дней заболеваний по структурным отделениям.
  • Потребность в продлении или переносе отпуска при наступлении заболевания в периоде отдыха.
  • Своевременность предоставления листков нетрудоспособности.
  • Наличие случаев нарушения больничного режима.
  • Статистику заболеваемости совместителей.
Данные Пояснения
Порядковый номер Ведение сквозной нумерации производится на весь период ведения журнала либо с ежегодным обновлением
Номер документа Указываются номер, указанный на листе нетрудоспособности
Учреждение Вносятся данные о медицинском учреждении, выдавшем документ
Период действия документа Даты начала и окончания периода нетрудоспособности
Дата поступления листа Работник представляет документ в течение полугода после окончания нетрудоспособности
Данные работника Фамилия, имя, отчество, отделение, должность, табельный номер
Категория места работы Основной договор или совместительство
Основание выдачи листа Указываются причины – заболевание, уход за родственником, травма, отпуск по беременности и родам, иная. Для упрощения записи вносится стандартная кодировка, имеющаяся на ЛН
Количество дней Число дней нетрудоспособности по документу
Ответственное лицо Данные вносятся при наличии нескольких регистраторов
Примечание Заполняется по необходимости
  • Во-первых, журнал может быть представлен как в печатном, так и в электронном виде. Работодатель может сам установить форму ведения данного документа.
  • Все журналы учета должны быть прошиты, а страницы в них — пронумерованы. На последней странице работодатель обязан поставить свои инициалы и подпись, указать количество прошитых и пронумерованных страниц в документе. При наличии печати предприятия она может скрепить подпись руководителя.
  • Ведение журнала учета больничных листов должно осуществляться только черной гелиевой или перьевой ручкой. Заполнение документа другими чернилами может привести к тому, что Фонд социального страхования откажет работодателю в получении вычета по болезни.
  • Журнал учёта больничных листов должен вестись аккуратно. Все данные перед занесением должны быть перепроверены. Информация должна быть точной и актуальной, заносить её необходимо разборчивым почерком, без исправлений и помарок.
  • Наличие несовпадений и нарушение основных правил заполнения журнала учета больничных листов могут привести к отправке данного документа на доработку. Это означает лишь потерю времени работодателя.
  • Для правильного заполнения и ведения журнала учета больничных листов стоит руководствоваться образом, прикреплённым выше.

Прошивка и хранение журнала

Журналы регистрации любого типа прошиваются, а их страницы нумеруются. На последней странице документа ставится роспись директора предприятия или предпринимателя, причем на самой прошивке. На ней также указывается количество страниц журнала, которые пронумерованы и прошиты. Если у организации имеется печать, она также ставится на прошивке.

Как правило, журнал учета передается на хранение в отдел кадров, поскольку именно в этом подразделении у сотрудников принимаются листы нетрудоспособности, которые в дальнейшем передаются в бухгалтерию для осуществления необходимых выплат. Но следует отметить, что если предприятие небольшое и нет отдела по работе с персоналом, журнал может храниться и в бухгалтерии.

Какой же срок хранения журнала? Несмотря на то, что данный документ не является обязательным, если он уже ведется, то хранить стоит по правилам хранения первичных документов, согласно которым срок хранения – 5 лет. При этом стоит отметить, что больничные листы хранятся в организации 6 лет с момента завершения расчетного периода, в течение которого работник должен получить все выплаты.

Журнал регистрации больничных листов образец — Юридическое лицо

Итак, если работодатель желает грамотно организовать работу с сотрудниками, ему рекомендуется вести журнал регистрации больничных листов, что в дальнейшем позволит избежать недопонимания или ошибок при расчете пособий или дней отпуска, на которые также пришлись больничные дни.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.

Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

Сроки хранения различных отчетных форм на предприятиях определяются специальным Перечнем типовых документов, в котором указываются сроки для каждого типа документации.

Сроки исчисляются с 1 января отчётного года, следующего за годом завершения делопроизводства предыдущей формы, сокращать их нельзя ни в коем случае.

Журнал регистрации больничных листов является одним из востребованных документов в делопроизводстве предприятия.

Журнал регистрации больничных листов образец — Юридическое лицо

Его руководитель не только беспокоится о законности и правомерности начисления выплат при нетрудоспособности работника, но и старается эффективно организовать рабочий процесс, учитывая необходимые меры профилактики заболеваний на производстве.

Ведение документа не требует больших трудозатрат, а польза и говорит сама за себя.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Журнал учета больничных листов образец заполнения для фсс

Итак, работодатель может, как самостоятельно поработать над созданием структуры книги регистрации листков нетрудоспособности, так и воспользоваться одним из образцов этого документа.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам: 7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ 7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Чтобы получить пособие по больничному, работники передают в отдел кадров листы нетрудоспособности. Для ведения грамотного учета поступления подобных справок работодателю пригодится журнал регистрации больничных листов. Подробно о том, зачем нужен данный документ, как он составляется и хранится, предлагаем узнать далее.

Иногда журнал заполняется силами секретаря, который одновременно является табельщиком. Затем информация из таблиц берется для заполнения Табеля. Если больничный лист работника с кодом 01 использовался во время отпуска, то эта информация используется для продления дней отдыха.

Поэтому его сохранное хранение обеспечивается в сейфе кадровой службы. Срок хранения важной документации – не более 5 лет. Так как корешки листов нетрудоспособностей остаются на предприятии ровно 6 лет, то целесообразно увеличить общий период сохранности документов до 6 лет.

Если главный бухгалтер регулярно перечислял себе зарплату в большей сумме, чем это оговорено в трудовом договоре, суммы такого превышения не включаются в базу по взносам.

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Наличие такой учетной книги в будущем, может помочь при определении общего количества дней конкретного работника либо быстро найти необходимый лист нетрудоспособности по требованию проверяющих органов или ФСС.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам: 7 (495) 215-20-65 — Москва — ПОЗВОНИТЬ 7 (812) 317-66-12 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Представителям работодателя после передачи им больничного листа необходимо обеспечить учет и хранение документа. Более приемлемым вариантом систематизации информации является ведение специального журнала регистрации листков нетрудоспособности.

Регистрацией в журнале считается фиксирование главных реквизитов документа в соответствии с установленной формой, доказывающее факт его наличия и дату составления.

Все листки нетрудоспособности изначально регистрируются в поликлинике, затем сотрудник предоставляет его в организацию, где отдел кадров или бухгалтер вносит все данные в книгу учета больничных листов.

Журнал регистрации выдачи больничных листов – это систематизированный документ, фиксирующий все сведения о бюллетене сотрудника в организации, где трудится работник.

Он является хорошим помощником в следующих ситуациях:

  • составление документа об учете рабочего времени;
  • начисление заработной платы сотрудника;
  • суммирование оплачиваемых дней по нетрудоспособности;
  • контроль сроков предоставления сотрудником больничного листа;
  • проверка из ФСС, поиск листов нетрудоспособности;
  • подсчет отпускных;
  • анализ на предприятии, уровень заболеваемости, оценка сложившейся ситуации;
  • решение спорных случаев в результате потери больничного листа.

Руководитель проводит анализ заболеваемости на предприятии, определяет мероприятия по профилактике улучшения охраны труда.

При нарушении больничного режима или предоставлении больничного листа с задержкой директор может строгими мерами усилить дисциплинарную ответственность.

Законом не предусмотрено ведение журнала учета больничных листов у юридических лиц и ИП. Это решает каждый руководитель предприятия самостоятельно, прописывая во внутренних локальных актах.

Но для удобства и для порядка документооборота журнал учета бюллетеней — необходимый регистр в компании.

Инструкцию по оформлению и ведению журнала учета больничных листов необходимо закрепить во внутренних нормативных актах организации.

В журнале листы прошивают, пронумеровывают, проставляют в конце журнала печать и подпись директора предприятия.

Структура и форма

Самостоятельно разработать этот регистр несложно. Форма журнала утверждается инструкцией по кадровому делопроизводству или приказом руководства.

Журнал регистрации больничных листов образец — Юридическое лицо

Структура журнала состоит из трех частей:

  • Титульный лист, куда вписывают такие сведения: название документа, название организации, сроки ведения журнала (начало и конец), сроки хранения, подпись ответственного лица.
  • часть – сведения о больничном листе.
  • Окончательная часть: подсчет листов журнала и подпись руководителя предприятия.

Ответственное лицо пронумеровывает и прошивает журнал. На последней странице скрепляет листом, где указано количество страниц. Директор и ответственный подписывают и ставят печать организации.

Наличие поправок или зачисток при помощи корректирующего карандаша в журнале недопустимо. В графе «Примечание» можно пояснить допущенную ошибку.

Регистрация больничных листов в журнале учета возможна как в бумажном формате, так и электронно в специальной программе 1С – Зарплата и кадры.

А с 2017 года введен электронный документооборот между медучреждением, ФСС и работодателем, где при введении сведений больничного листа автоматически формируется регистр учета листов нетрудоспособности.

Правила заполнения

Несмотря на то, что форму журнала разрабатывают самостоятельно в организации, необходимо внести следующие графы:

  • порядковый номер при занесении записи по больничному листу;
  • данные о сотруднике (ФИО, должность);
  • штрихкод больничного листа;
  • название медучреждения, которое оформило лист нетрудоспособности;
  • срок действия больничного листа (начало и конец даты);
  • число дней болезни;
  • дата выхода на работу;
  • роспись работника;
  • форма работы (основная или совместительство);
  • код причины;
  • роспись лица ответственного за занесение данных из бюллетеня;
  • примечание.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector