Учет ГСМ в 1С Бухгалтерии 8.3 — пошаговая инструкция

Какие задачи решает подсистема «Учет ГСМ»

В статье кратко описаны общий порядок работы с подсистемой Учет ГСМ и возможности подсистемы, позволяющие повысить эффективность учета ГСМ в учреждении за счет сокращения времени оформления и обработки документов учета ГСМ и минимизации ошибок в рутинных операциях ввода данных. Полная информация о подсистеме Учет ГСМ, методике учета ГСМ, приведена в разделе «Учет ГСМ» методической поддержки редакции 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» в ресурсах ИТС-БЮДЖЕТ.

Согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ТС).

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2) предусмотрено оформление путевых листов на транспортные средства различных видов.

Помимо транспортных средств в учреждениях также могут использоваться различные агрегаты, расходующие горюче-смазочные материалы, — бензиновые косы и косилки, мотопилы, мотопомпы, бензогенераторы и прочее оборудование. Поэтому в программе также предусмотрено оформление учетных листов на агрегаты, потребляющие ГСМ.

В программе производится таксировка путевых листов и учетных листов на агрегаты и списание ГСМ в соответствии с нормативами.

Расчет нормативного и фактического расходов по путевому листу (учетному листу агрегата) может быть произведен по нескольким видам ГСМ, например для газо-дизельного оборудования, по нескольким маршрутам или режимам работы с различными условиями эксплуатации транспортного средства или агрегата, влияющими на расход ГСМ.

Для каждого транспортного средства, агрегата можно создать настройки, соответствующие типичным условиям эксплуатации, которые будут подставляться при таксировке и при необходимости могут быть скорректированы, если маршрут или режим работы, отличаются от типового.

Проанализировать данные о расчетных значениях нормативного и фактического расходов, экономии, перерасходе по видам ГСМ, основным средствам — транспортным средствам/агрегатам, сотрудникам — водителям/операторам, эксплуатирующим основное средство, можно в различных отчетах.

Эта работа ведется в подсистеме Учет ГСМ.

Кассовые документы в интерфейсе 1С

Подсистема Учет ГСМ решает следующие задачи:

  • формирование путевых листов (формы 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, АПК-412);
  • формирование учетных листов агрегатов (формы 17 и АПК-411);
  • расчет для различных маршрутов и условий эксплуатации транспортных средств нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р;
  • расчет для различных режимов работы и условий эксплуатации агрегатов нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей;
  • формирование справки-расчета для документального оформления расшифровки расчета нормативного и фактического расхода ГСМ;
  • списание ГСМ для одного рейса по различным счетам учета, источникам финансирования, направлениям расхода, центрам материальной ответственности и подразделениям;
  • сводное списание ГСМ по нескольким путевым листам (например, при заправке по топливным картам);
  • формирование Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
  • формирование Журнала учета движения путевых листов (форма № 8, по ОКУД 0345008);
  • контроль нормативного и фактического расхода, экономии и перерасхода ГСМ по транспортным средствам и агрегатам, а также по сотрудникам;
  • сверка данных о заправках по топливным картам с данными поставщика топлива.

Возможности, предоставляемые подсистемой, включаются опционально: в разделе Администрирование следует вызвать команду Настройка параметров учета на панели навигации и далее на закладке Специализированные подсистемы следует установить флаг Учет горюче-смазочных материалов в одноименной раскрываемой группе. По умолчанию опция ведения учета ГСМ отключена.

Работа в подсистеме основана на следующих принципах:

  • настройка типового заполнения путевых листов и учетных листов агрегатов для каждого транспортного средства (указываются постоянный водитель, сопровождающие, прицеп и т.п.);
  • быстрый выбор адресов в маршрутах и заданиях водителю из списка часто посещаемых объектов для транспортного средства при подготовке путевых листов;
  • заполнение данных об остатках горючего и показаний спидометра (одометра) по данным предыдущего путевого листа;
  • использование данных о горючем и пробеге из путевого листа при расчете нормативного расхода ГСМ;
  • расчет нормативного расхода ГСМ в три клика:
    заполнение исходных данных по настройкам типичного использования транспортных средств;
    расчет нормативного расхода ГСМ по нормам и поправкам для нескольких видов ГСМ и маршрутов;
    заполнение списка списываемой номенклатуры ГСМ по настройкам отражения списания в учете;
  • автоматический расчет остатков ГСМ для расчета фактического расхода ГСМ.

Перед тем как работать с подсистемой, рекомендуется выполнить ее настройку, что обеспечит в дальнейшем существенное сокращение временных затрат на подготовку и обработку документов учета ГСМ.

В первую очередь следует заполнить справочник Виды ГСМ (раздел Администрирование, группа команд Учет ГСМ), затем ввести нормы расхода ГСМ, поправочные коэффициенты и значения в соответствующие справочники, а также настроить режим округления результатов расчета нормативного и фактического расхода ГСМ (раздел Нормативно-справочная информация, группа команд Учет ГСМ).

Нормы расхода задаются для каждого вида ГСМ на 100 км пробега и в зависимости от типа нормы могут иметь основной параметр расчета (например, «время простоя (ч)» или «объем транспортной работы (т-км)») и его значение по умолчанию. Нормы расхода позволяют указать сезонность применения (день и месяц начала, день и месяц окончания действия). Для нормы расхода смазочных материалов и специальных жидкостей указывается вид горючего и значение расхода при расходе 100 единиц горючего.

Нормы для агрегатов имеют основной параметр расчета, в качестве которого могут быть:

  • продолжительность работы (ч);
  • объем работы (единицы настраиваются);
  • показания счетчика.

Поправочные коэффициенты отражают поправку в большую или меньшую сторону в процентах (например, 5%). Поправочные значения отражают поправку в большую или меньшую сторону в единицах измерения ГСМ (например, 1 л).

К горюче-смазочным материалам (далее — ГСМ) относятся:

  • топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);
  • смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
  • специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Организация, имеющая в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили и использующая их в своей деятельности для извлечения доходов, может отнести на себестоимость расходы по ГСМ. Но не все так просто, как кажется.

Нужны ли нормы при учете ГСМ

Для расчета расхода и списания ГСМ в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакция 2, применяются документы таксировкиТаксировка путевого листа и Таксировка учетного листа агрегата (список документов доступен в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы).

После возвращения ТС из рейса или завершения работы агрегата создается документ таксировки. В нем вводятся данные о первичном документе, работе транспортного средства (агрегата) из путевого (учетного) листа, производится расчет нормативного и фактического расхода ГСМ, формируется Акт о списании материальных запасов (ф.

0504230) и Справка-расчет расхода ГСМ. При проведении документа производится списание ГСМ — формируются бухгалтерские записи по бухгалтерскому и налоговому учету. Каждому путевому листу (учетному листу агрегата) должен соответствовать один документ таксировки, учитывающий все условия эксплуатации и работы транспортного средства (агрегата).

Документы таксировки могут быть заполнены автоматически — на основании соответствующего документа Путевой лист, Рабочий лист агрегата, Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК). Также в них можно ввести данные вручную, по первичным документам.

В случае если списание ГСМ необходимо выполнять в конце установленного договором расчетного периода после получения документов от поставщика топлива, в документах таксировки путевых листов можно не заполнять таблицу Списываемые материалы на закладке Списание ГСМ, а создать сводный документ таксировки и заполнить его за период. Сводный документ таксировки объединит результаты расчета по всем путевым листам (учетным листам) за период.

Если путевые листы оформляются на типографских бланках, то данные путевого листа указываются в документах таксировки вручную на закладке Данные путевого листа.

На закладке Исходные данные следует ввести все маршруты (шаг 1 на рис. 1) с различными условиями применения норм и поправок (например, первый маршрут был в горах, а второй маршрут проходил по усовершенствованным дорогам). В таблице слева задаются маршруты и виды ГСМ, а справа задаются нормы и поправки, отражающие особенности для каждого маршрута.

Для упрощения заполнения норм и поправок расхода для транспортного средства следует ввести настройку в регистре Настройки норм расхода для транспортных средств и агрегатов.

Данная настройка также позволяет задать контрольные параметры для пробега и срока эксплуатации транспортного средства для своевременного начала или прекращения действия поправок, учитывающих обкатку транспортных средств или износ, связанный с большим пробегом и сроком эксплуатации, согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.

После выполнения команды Заполнить параметры расчета по настройкам для ТС (шаг 2 на рис. 1) можно редактировать значения основных параметров расчета норм и добавлять/удалять нормы и поправки норм в соответствии с условиями эксплуатации в данном рейсе.

На закладке Расчет расхода ГСМ выполняется расчет расхода ГСМ.

1. Нажать кнопку Рассчитать нормативный расход ГСМ — кроме расчета нормативного расхода ГСМ, будут заполнены остатки ГСМ при выезде по данным таксировки предыдущего путевого листа для данного транспортного средства.

Учет ГСМ в 1С Бухгалтерии 8.3 — пошаговая инструкция

2. Ввести данные о количестве выданных (заправленных) ГСМ и остатках ГСМ при возвращении, расчет фактического расхода ГСМ будет выполнен автоматически.

3. Нажать кнопку Рассчитать фактический расход всех смазочных материалов — будет выполнен пересчет значения фактического расхода смазочных материалов и специальных жидкостей на основании фактического расхода горючего.

На закладке Списание ГСМ определяется список номенклатуры и направление расхода ГСМ для списания.

Для сокращения времени на заполнение списка списываемых материалов можно настроить регистр сведений Настройки отражения затрат на ГСМ и по команде Заполнить в результате сопоставления вида ГСМ и номенклатуры таблица списываемых материалов будет заполнена автоматически. В более сложных случаях списания расходов следует использовать команду Подбор.

После указания состава и заключения комиссии, а также проведения документа можно сформировать печатные формы «Справка-расчет расхода ГСМ» и «Акт списания МЗ (ф.0504230)».

В Справке-расчете расхода ГСМ представлены исходные данные, формулы и расчет нормативного и фактического расхода ГСМ.

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей. Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства.

Купить 1С бухгалтерия

При расчете налогооблагаемой прибыли нужно руководствоваться главой 25 НК РФ. Расходы на содержание служебного транспорта, к числу которых относятся и расходы на приобретение ГСМ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 и подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ).

НК РФ не ограничивает расходы на содержание служебного транспорта какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам. Однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 15.03.2005 № 03-03-02-04/1/67, расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, могут быть признаны в целях налогообложения при соблюдении требований, установленных упомянутым выше пунктом 1 статьи 252 НК РФ. УМНС России по г. Москве в письме от 23.09.2002 № 26-12/44873 выражало аналогичное мнение.

Требование обоснованности обязывает организацию разработать и утвердить собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники.

Организация может при их разработке исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, сложившейся статистики, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организаций или специалистами автосервиса по ее поручению, и др.

Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации.

Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом следует ознакомить всех водителей автотранспорта. Отсутствие в организации утвержденных норм может привести к злоупотреблениям со стороны водителей, и, следовательно, к неоправданным дополнительным расходам.

Собственно, эти нормы и используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

При разработке этих норм организация может использовать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 29.04.2003 (руководящий документ № Р3112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально-технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 1 июля 2003 года).

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта.

Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т.д.) в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Руководящим документом также установлены нормы расхода смазочных материалов на 100 литров общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 литров расхода топлива, нормы расхода смазок — соответственно в килограммах на 100 литров расхода топлива.

Обязательно ли следует применять нормы, установленные Минтрансом России как единственно возможные? Нет. Минтранс России согласно статье 4 НК РФ не вправе разрабатывать какие-либо нормативы для целей налогообложения. Нормы, утвержденные Минтрансом России, не являются приказом и не проходили регистрацию в Минюсте России в качестве нормативного правового акта, обязательного для применения организациями на всей территории РФ.

Путевые листы

Не забудьте установить счет учета 10.03 (Топливо). Проведем документ и посмотрим, какие проводки по ГСМ сформировались.

Как видим, кроме бухгалтерской проводки сформировались еще движения по двум регистрам. При ручном вводе проводки списания мы спишем только ГСМ с 10.03 счета — Топливо, а другие регистры не затронем. В дальнейшем это может привести к ошибкам в учете и неправильному формированию отчетности.

Правильно оформлять списание ГСМ документом «Требование — накладная».

Схема учета выглядит следующим образом:

  • Выдача наличных денег подотчетнику
  • Оформление авансового отчета
  • Возврат наличных в кассу
  • Списание затрат на ГСМ по топливным картам

На рис.1 изображен авансовый отчет, в котором отражены сразу несколько операций: отчет о выданном авансе, оприходование бензина на склад, данные о счете-фактуре (если такой имеется).

На рис.2 можно видеть проводки документа. Чтобы счета учета по номенклатуре «Бензин АИ-92» заполнились автоматически, необходимо в регистре сведений «Счета учета номенклатуры» добавить строчку для группы «ГСМ»  (см. рис.3)

Печатную форму путевого листа можно подключить как внешний отчет или обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки» (см. рис.4). Сам отчет придется заказывать у специалистов либо приобретать на Инфостарте.

Возврат денег по авансовому отчету (в нашем примере это 8 руб.) оформляется документом «Приходный кассовый ордер», который заполняется автоматически в режиме «Ввести на основании» из документа «Авансовый отчет».

Документ «Требование-накладная» используется для списания бензина на затраты.

Приобретение ГСМ еще не свидетельствуют о фактическом их расходе на автомобиль, используемый в служебных целях. Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость. Это подтверждают налоговые органы (письмо УМНС по г. Москве от 30.04.

2004 № 26-12/31459) и Росстат (письмо Федеральной службы государственной статистики от 03.02.2005№ ИУ-09-22/ 257 «О путевых листах»). В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9
Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

1 журнал учета путевых листов форма № 8
2 путевой лист легкового автомобиля форма № 3
3 путевой лист специального автомобиля форма № 3 (спец.)
4 путевой лист легкового такси форма № 4
5 путевой лист грузового автомобиля форма № 4-с, форма № 4-п
6 путевой лист автобуса форма № 6
7 путевой лист автобуса необщего пользования форма № 6 (спец.)
8 товарно-транспортная накладная форма № 1-Т

Поскольку большинство организаций эксплуатирует служебные легковые машины или грузовые автомобили, то они используют формы путевых листов для этих машин.

Путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с или № 4-п) является основным первичным документом для расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на расходы по обычным видам деятельности, начисления заработной платы водителю, а также подтверждает произ-
водственный характер произведенных расходов. При перевозке товарных грузов путевые листы форм № 4-с и
№ 4-п выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Учет ГСМ в 1С Бухгалтерии 8.3 — пошаговая инструкция

Отрывные талоны путевого листа форм № 4-с и
№ 4-п заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагается соответствующий отрывной талон.

В путевом листе, который остается в организации — владельце автотранспорта, повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика. Если грузы перевозятся на автомобиле, работающем на повременной оплате, то в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных накладных и прилагается один экземпляр этих накладных. Путевые листы хранятся в бухгалтерии совместно с товарно-транспортными документами для одновременной их проверки.

Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организацией.

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) применяется организацией для регистрации выданных путевых листов водителю и сданных после обработки путевых листов в бухгалтерию.

Перед выездом транспорта (до начала работы агрегата) оформляются путевые листы (учетные листы агрегатов). Оформление путевых листов и учетных листов агрегатов выполняется специализированными документами программы или вручную, путем заполнения бланка.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2) предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам № 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Для каждой формы в программе применяется одноименный документ, далее — документ Путевой лист.

Для оформления первичных учетных документов, характеризующих работу агрегата, применяется документ Рабочий лист агрегата. Форма первичного документа разработана на основании формы № 17 «Рабочий лист агрегата» (код по ОКУД 6002210). Для оформления первичных учетных документов, характеризующих механизированные работы тракторов, комбайнов и самоходных машин, в программе применяется документ Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК). Форма первичного документа разработана на основании формы № 411-АПК «Учетный лист тракториста-машиниста».

Учет ГСМ в 1С Бухгалтерии 8.3 — пошаговая инструкция

Для открытия списка соответствующих документов можно воспользоваться командами Журнал путевых листов и Журнал учетных листов агрегатов в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы.

Следует отметить, что перечень унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, не содержит форм путевых листов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также форм № 411-АПК, № 17, поэтому учреждение вправе разработать и утвердить в Учетной политике формы путевых листов и учетных листов агрегатов при условии, что они будут содержать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Путевые листы, формируемые в программе, отвечают данным требованиям. Также к любому документу можно добавить внешнюю печатную форму в рамках типового функционала (в разделе Администрирование следует вызвать командуПечатные формы, отчеты и обработки, а затем убедиться, что включен флажок Дополнительные отчеты и обработки и перейти по одноименной ссылке для детальной настройки).

Для формирования печатных форм путевых листов следует заполнить:

  • данные водителя (реквизиты водительского удостоверения и прочие) — в справочнике Сотрудники;
  • данные транспортного средства (государственный регистрационный знак, гаражный номер и прочие) — на закладке Для транспортных средствзакладки Индивидуальные характеристики элемента справочника Основные средства, НМА, НПА;
  • данные о лицензионных карточках и маршрутах в соответствующих справочниках — группа команд Учет ГСМ в разделе Администрирование.

Для быстрого заполнения документов предусмотрена специальная настройка. Настройка «привязана» к основному средству и типу учетного документа (доступна для добавления и заполнения в панели навигации формы элемента справочникаОсновные средства, НМА, НПА). Данная настройка позволяет упростить заполнение:

  • большинства реквизитов путевых листов (например, закрепить за автомобилем определенного водителя);
  • показаний спидометра (одометра) по данным предыдущего путевого листа или его таксировки;
  • остатков горючего по данным предыдущего путевого листа или его таксировки;
  • адресов маршрутов и заданий — выбором из списка частых адресов в путевом листе;
  • видов горючего — будет автоматически заполняться в новом путевом листе, если не определен режим заполнения по предыдущим документам.

Учет ГСМ в 1С Бухгалтерии 8.3 — пошаговая инструкция

Подсистема позволяет формировать следующие отчеты:

  • Движение ГСМ в агрегатах и машинах — отражает по каждому агрегату остатки ГСМ на начало и конец периода, а также поступление и выбытие ГСМ за период;
  • Движение ГСМ в транспортных средствах — отражает по каждому транспортному средству пробег и остатки ГСМ на начало и конец периода, а также пробег, поступление и выбытие ГСМ за период;
  • Журнал учета движения путевых листов (ф. №8) — формируется журнал учета по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78;
  • Журнал учета движения рабочих листов агрегатов — формируется журнал учета для агрегатов и машин по форме, аналогичной форме 0345008;
  • Отчет по топливным картам — представляет сведения по заправкам топливными картами для сверки с данными поставщика ГСМ;
  • Расход ГСМ по основным средствам и сотрудникам — представляет сведения о нормативном и фактическом расходе ГСМ, а также об экономии или перерасходе ГСМ, сгруппированные по основным средствам и сотрудникам.

Отчеты доступны в группе Учет ГСМ панели отчетов Отчеты по материальным запасам раздела Материальные запасы.

Бухгалтерский учет ГСМ

Расходы на приобретение ГСМ связаны с обслуживанием перевозочного процесса и относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу «Материальные затраты» (п. 7, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). В расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п. 6 ПБУ 10/99).

Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо». Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Рекомендуется в зависимости от местонахождения материалов использовать следующие группировки аналитического учета:

  • «ГСМ на складах (бензин, дизельное топливо, газ, масло и др.)»;
  • «Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло)»;
  • «Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей и талоны у водителей» и др.

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

  • счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-98»;
  • счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-95».

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам — водителям автотранспорта.

Бухгалтер записывает поступление ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг). В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 «Основное производство» или 44 «Расходы на продажу» (только для торговых организаций).

Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 «Общехозяйственные расходы». Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 «Вспомогательные производства».
Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей.

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 «Топливо» (аналитический учет: «ГСМ в баках транспортных средств» и др. соответствующие субсчета)
— в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01):

  • по себестоимости единицы запасов,
  • по себестоимости первых по времени закупок
    (ФИФО),
  • по себестоимости последних по времени закупок
    (ЛИФО),
  • по средней себестоимости.

Последний способ является наиболее распространенным.

Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

создание документа Выдача наличных

Обращаем внимание бухгалтеров на то, что как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете «Бензин в баках автомобилей» (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства.

Таково требование пункта 7 указанного положения, которое утверждено приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Рассмотрим бухгалтерский учет ГСМ на примере учета бензина для конкретного водителя.

Пример

Дата Приход Расход Остаток
кол-во цена стоим. кол-во цена стоим. кол-во цена стоим.
Остаток на 01.04             18 10,00 180,00
01.04       7 10,00 70,00 11 10,00 110,00
02.04       10 10,00 100,00 1 10,00 10,00
03.04 20 11,00 220,00 11 10,95* 120,48 10 10,95 109,52

Примечание:* 10,95 = (1л x 10 руб. 20 л. x 11 руб.) / 21 л

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»
— 70 руб. — списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 1 апреля;
Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»
— 100 руб. — списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 2 апреля;
Дебет 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» Кредит 71 субсчет «Сидоров»
— 220 руб. — оприходовано 11 литров бензин на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя;
Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»
-120,48 руб. — списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 3 апреля.

Арендованный транспорт

Получить транспортное средство во временное владение и пользование можно, заключив договор аренды транспортного средства с юридическим или физическим лицом.

По договору аренды арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов
(ст. 646 ГК РФ).

В случае, когда расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного транспортного средства. Просто учитывается такой автомобиль не в составе основных средств, а на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, принятой в договоре. За его использование начисляется арендная плата, а амортизация не начисляется.

вид операции Выдача подотчетному лицу

Арендная плата учитывается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией вне зависимости от того, у кого арендуется автомобиль —
у юридического или физического лица (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время статус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам. Так, если автомобиль арендуется у физического лица, у него возникает налогооблагаемый доход.

Что касается ЕСН, то нужно различать аренду транспортного средства с экипажем и без него (п. 1 ст. 236 и 3 ст. 238 НК РФ).

На арендованную машину выписывается путевой лист на время работы, поскольку распоряжается машиной организация. А подпункт 2 пункта 1 статьи 253 НК РФ разрешает включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, истраченные на содержание и эксплуатацию основных средств и иного имущества, которое используется в производственной деятельности. Это касается и ГСМ, которые используются на арендованном автомобиле.

Безвозмездное пользование автомобилем

Организация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем.

По договору безвозмездного пользования (ссуды) ссудополучатель обязан содержать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также несение всех расходов на ее содержание, если иное не предусмотрено договором.

Расходы организации по содержанию и эксплуатации автомобиля, полученного по договору безвозмездного пользования, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке, если договором предусмотрено, что данные расходы несет ссудополучатель.

К договорам безвозмездного пользования (ссуды) применяются отдельные правила, предусмотренные для договора аренды. Расходы на ГСМ учитываются аналогично арендованной машине, поскольку распоряжается ею организация.

Передача имущества во временное пользование по договору ссуды — для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга. Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости* аренды аналогичного автомобиля.

Формирование отчетов для контроля корректности расходования ГСМ

После заполнения документа нажимаем кнопку Провести, при этом формируется Расходный кассовый ордер и бухгалтерская проводка Дт 71.01 Кт 50.01 на сумму 2 000 руб.

При покупке за наличный расчет покупателю – физическому лицу дается кассовый чек. В кассовом чеке НДС не выделен отдельной строчкой. В зависимости от этого в Авансовом отчете устанавливаем соответствующие настройки: без НДС или НДС 18%.

Если продавец – юридическое лицо, то выдается чек с выделенным НДС и счет-фактура. Тогда ставим галочку в поле Счет-фактура и вводим реквизиты счета-фактуры. В нашем случае покупка осуществлена без НДС.

Согласно примеру при проведении документа создается проводка Дт 44.01 Кт 10.03 на сумму 2 000 руб. Таким образом, топливо списывается.

Компенсации работникам

Работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Часто по приказу работнику выплачивают компенсацию по норме, установленной Правительством РФ и сверх этого расходы на бензин.

Поскольку такое положение прямо не предусмотрено письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57, то представляется правомерным и позиция налоговых органов по данному вопросу. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419).

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается работникам в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector