Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров в 2019 году

Оформляем в архив личное дело уволенного работника как сделать

Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации.

Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.

После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

  1. Дело необходимо прошить или сделать переплет.
  2. Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.
  3. Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
  4. В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.

Согласно Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках. К ним относятся такие документы:

  1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
  2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  3. Сведения от аттестации.
  4. Трудовой контракт.
  5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:

  • наименование организации;
  • номер дела;
  • фамилию, имя, отчество сотрудника;
  • дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);
  • дату окончания личного дела (дата увольнения);
  • количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);
  • срок хранения дела.

Важно знать сроки хранения личных дел.

Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени.

Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет (пункты «а». «б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

фото-1

Личные дела сотрудников – обязательный элемент документации в государственных и муниципальных организациях, поэтому должностные лица, в полномочия которых входит составление документации, обязаны соблюдать государственные нормативы и правила сохранности личных сведений о сотрудниках. Однако для частных предпринимателей данная процедура не обязательна. Соответственно, каждый руководящий отдела кадров обязан точно знать, сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения.

Порядок оформления персонального свода обязан инициироваться с зачисления в штат организации. Комплектация продолжается в течение работы и длится до увольнения с дальнейшим перенесением в архивные учреждения.

Индивидуальные акты могут помещаться в обособленный файл. Возможность потери предотвращается благодаря комплектации по единым правилам, а также ведению журнала.

В момент оформления стоит учитывать следующие нюансы:

  • На заглавном листе отображается полная информация о сотрудниках: инициалы, дата регистрации;
  • В своде, где находятся подлинники для временной сохранности, не должны содержаться образцы постоянного нахождения;
  • Каждый документ может быть представлен в едином варианте;
  • Не рекомендуется хранить оригиналы для постоянного содержания, так как подобные бумаги можно заместить копиями;
  • Каждое индивидуальное дело не может превышать толщины в 4 см и не содержать более 250 страниц.

Согласно с действующими нормативами в трудовой области время нахождения бумаг и регистрационных журналов, индивидуальных карточек и трудовых договоров составляет в среднем семьдесят пять лет.

Дело должно состоять из обложки и подлинников, которая содержит полные сведения о сотруднике и характере его трудовой деятельности и обучении. На обложке указываются данные, которые позволяют идентифицировать работника в момент поиска, а также предприятие, если в дальнейшем папки будут сданы в государственный архив.

Титульный лист содержит место для оставления архивных штампов. Ниже указывается название предприятия в полном и сокращенном варианте.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров в 2019 году

Затем прописывается название отдела, в котором работник занимает определенную должность. Работник отдела кадров обязан оставить пустую строку, которая будет заполняться в случае перевода в другой отдел.

На обложке обязательно указываются инициалы работника и номер.

В нижнем правом углу вписывается дата зачисления персонала на рабочую должность и момент увольнения. Уточняться должно количество листов в папке и оптимальная длительность его нахождения после перевода в архивное учреждения. В личном деле работников должны содержаться следующие бумаги:

  • Заявление, составленное сотрудником в момент зачисления на конкретную должность;
  • Копии внутреннего паспорта, индивидуального налогового номера, полис медицинского страхования);
  • Характеристики, составленные предыдущими работодателями;
  • Трудовой договор;
  • Должностные инструкции, разработанные в соответствии со спецификой рабочих обязанностей;
  • Резюме;
  • Копии оригиналов, подтверждающих образовательный уровень и наличие профессиональной квалификации;
  • Внутренние бумаги предприятия;
  • Подлинники, свидетельствующие о факте аттестации.

Документы служащих содержат в себе бланк с подробным описанием всех образцов, помещенных в папку.

Важнейшим направлением делопроизводства является сфера хранения и использования оригиналов. Бумаги обязаны храниться в архиве предприятия. Порядок хранения бумаг регламентируется отдельными нормативами законодательства. Соответственно, работодатель гарантирует работникам сохранность и конфиденциальность информации, предоставленной в папке.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров в 2019 году

Уничтожение личных сведений осуществляется в соответствии с государственными требованиями, разработанными в области работы архивов. Уничтожению подлежат акты, срок хранения которых уже подошел к концу. Документацию для дальнейшего уничтожения выбирает ответственная экспертная комиссия, которая действует в соответствии с актом о выделении бумаг для уничтожения.

Папки, которые подлежат уничтожению, передаются для дальнейшей утилизации. Перед сдачей все образцы упаковываются и опечатываются. Передача оформляется в порядке соответствующей накладной, в которой должны точно указываться дата приема, количество папок и общий вес макулатуры.

Порядок учета регламентируется законодательными нормативами в трудовой сфере. Соответственно, хранятся и регистрируются в кадровом отделе в определенном порядке. Для удобства используется журнал, форма которого определяется должностными инструкциями. В момент регистрации в журнале должны вноситься следующие сведения:

  • Учетный номер;
  • Имя, фамилия и отчество работника;
  • Дата постановки на учет;
  • Отметка о снятии с учета предприятия.

Моментом постановки на учет организации считается дата фиксации в учетной книге регистрации.

В области делопроизводства, в направлении хранения и регистрации дел предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами.

Для внесения изменений в кадровый отдел предприятия обращается сам сотрудник, после чего начальник архива призван зафиксировать все изменения. Общий порядок внесения данных определяется соблюдением следующего алгоритма:

  • Предоставление заявления персонала с просьбой о внесении перемен в документацию, а также внесение подтверждающей документации. Данные могут быть изменены исключительно при наличии существенных обстоятельств;
  • Выдача приказа о необходимости внесения новшества в учетную документацию;
  • Регистрация приказа в журнале фиксации приказов, которые распространяются на личный состав;
  • Непосредственная фиксация информации.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров в 2019 году

Таким образом, оформление, регистрация документации, порядок хранения и уничтожения персональных дел предприятий регламентируется государственным законодательством.

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится пон

ятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

  1. Кадровые документы

    Сроки хранения определяются архивным законодательством. Это, в частности, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000).

    Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести следующие правила хранения для кадровых документов. Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких-либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет.

    Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т. п.

    Пожалуй, единственным исключением тут будет невостребованная трудовая книжка, хранить которую нужно всего 50 лет.

Состав личного дела

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров в 2019 году

Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель. Как правило сюда входят:

  • анкета;
  • заявление о приеме на работу (для простых смертных этот документ не обязателен, но для госов это заявление должно быть написано (см. пункт 2 статьи 26 Федерального закона от 27.04.2004 № 79-ФЗ);
  • копии паспортов, дипломов, военных билетов и т. д.

Для госов такой список содержания дела регламентируется пунктом 16 Положения, утвержденного Указом Президента от 30.05.2005 № 609.

Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.

Образец описи

Порядок ведения дел

Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации.

В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

Общие требования к архивированию

Подлинники — это приоритетное условие для хранения документов в личном деле. Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:

  1. На любого принятого сотрудника заводится личная папка на бумажном носителе и (или) в электронном формате. Сформированный документ подлежит обязательной прошивке и нумерации каждого его листа.
  2. На обложке личного дела ставятся порядковый номер и дата.
  3. Сформированные дела со всеми входящими приложениями формируются в архиве по дате увольнения работника и строго в алфавитном порядке.
  4. Документы ушедшего персонала находятся в архиве — в специально оборудованном помещении без возможности доступа вредного воздействия.

Архивное хранение

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров в 2019 году

Время хранения кадровой документации не совсем однозначно. Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени.

Документация на сотрудника формируется в течение всего времени трудовых отношений с работодателем. В папку личного дела могут входить следующие документы:

  1. Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
  2. Анкета.
  3. Личная карточка.
  4. Резюме.
  5. Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
  6. Трудовой договор.
  7. Характеристика.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

Трудовой договор

Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1—3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив.

Сколько хранятся трудовые договоры уволенных сотрудников, будет определяться по дате подписания соглашения. При подписании приказа до 2003 года — 75 лет, позже 2003 — 50 лет.

Карточка работника

При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2. На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС.

Такой документ заполняется отделом кадров только от руки. Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации. Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре. Храниться она будет в специальной картотеке.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться.

Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров.

Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.

Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их священная обязанность. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров строго регламентируется внутренней документацией.

Образец приказа

7 В процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него в обратной временной хронологии, т.е. в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними — документы о переводах сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях и пр.; за ними — документы о приеме на работу и копии документов об образовании и т.п.

по теме Обратите внимание Состав документов личного дела работников не регламентирован российским законодательством.

фото-2

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены.

  • оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
  • собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
  • увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector