Порядок изменения фамилии работника в кадровых документах
При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.
В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.
После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:
- свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
- новый паспорт лица;
- СНИЛС и ИНН.
Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.
Независимо от причин смены фамилии (заключение брака, развод, собственная инициатива работника и т. д.), данная процедура сопровождается внесением изменений в ряд кадровых документов — трудовой договор, личную карточку, трудовую книжку и т. д.
Для внесения изменений требуются веские основания — устного обращения работника недостаточно. Необходимо письменное заявление на имя руководителя организации, подкрепленное копиями документов, которые подтверждают факт смены персональных данных работника — свидетельства о регистрации брака, паспорта, свидетельства о перемене фамилии.
Получив заявление работника, работодатель издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии работника. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому составить его можно в произвольной форме.
Образец приказа о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии работника
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
ПРИКАЗ № 15о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника
г.Москва 04.06.2015
изменить в учетных документах фамилию кассира отдела бухгалтерии Дежневой Анны Васильевны на фамилию Петрова.
Генеральный директор А.В.Львов
На основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:
- трудовой договор;
- личную карточку;
- трудовую книжку;
- документы воинского учета – для военнообязанных;
- пенсионное страховое свидетельство путем направления в территориальный орган ПФР заявления об обмене страхового свидетельства.
Приказ о смене фамилии сотрудника
Итак, необходимо взять заявление у сотрудника на имя директора с пожеланием внести изменения в документы. К нему обязательно должны быть приложены ксерокопии документов, которые подтверждают факт смены фамилии (паспорт, свидетельство о браке и т. д.). Подлинники предъявляются в оригинале.
Далее следует издать приказ о смене фамилии за подписью директора. Обязательно нужно будет ознакомить под роспись с документом самого работника.
Есть один нюанс. А какой же датой оформить приказ? Свидетельство о браке выдавалось одним числом, паспорт меняется еще пару недель… Соответственно, и дата в нем другая. И работник может документы принести в любой момент.
На уровне закона форма приказа о смене работником фамилии и необходимости внести соответствующие коррективы в документы по кадрам и бухгалтерии законом не утверждена. Поэтому его можно составить в произвольной форме. При этом нужно обязательно учесть обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные законодательством (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
