Авансовый отчет — образец заполнения, учет перерасхода

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Для заполнения подотчётные лица обычно используют универсальную форму АО-1. Начинается процесс заполнения с лицевой стороны. Вот лишь некоторые данные, которые вносятся в первую очередь:

  1. Графа о назначении аванса. Расходы бывают хозяйственными, либо представительскими.
  2. Дата, когда отчёт был составлен.
  3. Табельный номер.
  4. Профессия или должность сотрудника.
  5. Инициалы вместе с фамилией.

Подтверждающие документы нумеруются, в том же порядке, в котором они прикладываются к форме отчёта.

  • Дата выдачи документа вместе с порядковым номером проставляются в первых двух графах.
  • Третья должна содержать сведения о номере, который присвоен доказательствам.
  • В четвёртой пишут о том, расходы какого именно вида были понесены.
  • В пятой графе указывают сумму, если она исчисляется в рублях.
  • Шестая нужна тем, кто пользовался иностранной валютой при осуществлении деятельности.

По каким причинам могут отказать в регистрации ООО? О возможных проблемах читайте в этой статье.

П. 2 указания ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У разрешает организациям и предпринимателям выдавать наличные деньги, поступившие в их кассу, под отчет для оплаты:

  • канцтоваров,
  • почтовых расходов;
  • услуг связи;
  • хозяйственного инвентаря;
  • представительских и командировочных расходов.

Подотчетные суммы выдаются по расходному кассовому ордеру.

Список сотрудников, получающих деньги под отчет систематически, утверждается приказом руководителя, копия которого передается в кассу предприятия или ИП. Разовые подотчетники для получения денег пишут заявление, в котором указывают нужную сумму и срок, на который она должна быть выдана. Заявление подписывается руководителем.

Подотчетные деньги могут быть выданы только работникам организации. Причем для того, чтобы получить на расходы новую подотчетную сумму, работнику уже не обязательно полностью отчитываться за ранее полученные деньги.

Сумма, которая может быть разово выдана подотчетнику, законодательно не ограничена (п. 6 указания № 3073-У).

Обратите внимание! Законодательство не запрещает перечислять подотчетные деньги на корпоративные или дебетовые пластиковые карты (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В этом случае порядок перечисления сумм и отчетность за них должны быть определены во внутренних документах организации.

Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник должен отчитаться в положенный срок посредством авансового отчета. Именно поэтому служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, называется подотчетным лицом.

С 2014 года получать аванс могут не только непосредственные работники предприятия, но и внештатные служащие, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).

Подотчетные средства могут быть переданы ответственным служащим не только в наличной форме, но также на банковскую карту путем безналичного перевода (Письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель также может определить круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники, в свою очередь, должны выразить согласие с данным назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые могут получать подотчетные средства.

Все подотчетные лица должны в обязательном порядке отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовый отчет в бухгалтерию в положенный срок.

Как подтверждать расходы

Образец авансового отчёта.

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Заполняем авансовый отчет по командировке

Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.

Фамилия и имя сотрудника. Деньги под отчет можно только тем физлицам, которые работают в компании по трудовому или гражданскому договору (письмо Банка России от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859). Сотрудника контрагента выдать деньги из кассы нельзя.

Назначение аванса. Авансовый отчет можно использовать, чтобы доказать реальность сделки. Но отбиться не получится, если в отчете нет отметки, для чего выдавали деньги (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.09.17 № Ф07-8498/2017).

Первичка о расходах. Даты и другие данные из кассовых, товарных чеков подтвердят период командировки. Это поможет доказать, что компания направляла работников в другую местность, чтобы исполнить контракт (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 30.08.17 № Ф02-3966/2017). Но если даты в документах будут отличаться от времени в командировке, инспекторы снимут расходы.

Компания может исправить документы сотрудников несколькими способами. Подойдут способы для первички, которую подписывают контрагенты. А если компания еще не провела документ в учете, его можно просто оформить заново.

Если вы уже провели документ и хотите составить новый, а не корректирующий, документ с ошибкой нужно аннулировать. Для этого накрест перечеркните весь текст неправильного документа. На любом свободном месте сделайте запись «Аннулировано». Рядом проставьте дату и подпись с расшифровкой.

Запись об аннулировании авансового отчета может внести только руководитель, так как он утвердил документ. Аннулировать путевой лист может как руководитель, так и бухгалтер.

Похожий способ прописан для платежных документов и бланков строгой отчетности (постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359). После того как ошибочную первичку отменили, ее можно сохранить. Она пригодится, когда будет нужно пояснить основание корректировок в учете.

К отчету надо приложить документы на расходы. Документы могут быть двух видов.

  1. Подтверждающие покупку (товарные чеки, накладные и т. п.).
  2. Подтверждающие оплату покупки, то есть кассовый чек. А если работник платил картой, то чек терминала или выписку с карты (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

На практике бывают ситуации, когда работник получает подотчетные на карту, а потом снимает их и тратит наличными. В этом случае достаточно приложить кассовые и товарные чеки. Квитанция о снятии наличных в банкомате не требуется. Это подтвердили «УНП» опрошенные налоговики.

Если сотрудник потерял документы, то проверяющие посчитают подотчетные его доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Налоговиков поддерживают и многие судьи (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013). Правда, иногда компаниям удается доказать, что доходов не возникает.

В заключение отметим, выдавать деньги под отчет надо заранее, по заявлению работника. Срок, на который сотрудники получают деньги под отчет, может быть любым. Но безопаснее, чтобы он был не слишком длительным. Иначе подотчетные суммы инспекторы могут переквалифицировать в заем или зарплату. А значит, потребовать доплатить взносы и НДФЛ.

Кроме того, компания сама устанавливает сроки окончательного расчета с сотрудником по авансовому отчету (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть время, в течение которого работник должен вернуть остаток наличных или, наоборот, компания возместит ему перерасход. Все эти сроки безопаснее записать во внутреннем положении.

Отчет сотрудника о потраченных средствах зависит от того, как работник получил деньги и как их потратил. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то заполнять авансовый отчет не требуется. Достаточно взять у работника заявление на возмещение его расходов в интересах компании и подтверждающие их документы. Если работник заранее получил деньги на карту или наличными, то необходим авансовый отчет.

Сдать в бухгалтерию авансовый отчет работнику надо в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы подотчетные. Если на момент представления авансового отчета сотрудник болел, был в отпуске за свой счет или отсутствовал по другим уважительным причинам, он вправе отчитаться в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу (п. 4.4. Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П).

Поговорим о сроках предоставления расчета. В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.

Положения п. 6.3. Указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации должна производиться в положенный срок — отчет должен быть оформлен и предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.

В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть предоставлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

  • Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
  • Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Оформляется ли журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки. Обязателен ли он? Узнайте из нашей статьи.

Имеет ли работник право отказаться от командировки? Смотрите здесь .

Пример заполнения авансового отчета

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

  • Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
  • Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке .
  • Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
  • Отчет о выполненной командировке. утвержденный руководителем.
  • Другие расходы, связанные с командировкой.

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

Авансовый отчет - образец заполнения, учет перерасхода

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Правила заполнения авансового отчета

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или же разработать персональную форму отчета, издав соответствующий приказ.

Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

  1. Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
  2. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
  3. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
  4. Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
  5. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Нужно отразить сведения:

  • информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
  • о работнике, получившем авансирование;
  • величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
  • фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и служащего, получившего требуемую сумму подотчет.

Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.

На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Авансовый отчет - образец заполнения, учет перерасхода

Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок придется оформлять новый бланк.

Как было сказано выше, авансовый отчет должен быть предоставлен в бухгалтерию в положенный срок. При этом компания имеет право определить свой срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах, а также в учетной политике.

После того как отчетность по выданному авансу будет предоставлена в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер должен проверить не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.

Основные расходы при командировке за границу:

  • Суточные . Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
  • Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
  • Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
  • Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
  • Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Прежде всего, проставляется номер и дата документа. Номер должна предоставить бухгалтерия, а дата документа – день его заполнения (а не сдачи!).

Потом подотчетное лицо на титульном листе проставляет то, что знает точно:

  • наименование компании;
  • структурное подразделение, в котором работает (если на предприятии есть таковое деление);
  • свою фамилию полностью, а имя и отчество инициалами;
  • профессию или должность;
  • основание выдачи аванса. Обычно пишут «на хозяйственные нужды» или «на командировку»;
  • размер предыдущего аванса, если он не погашен перед предприятием, или о наличии задолженности, наоборот, самого предприятия перед подотчетным лицом;
  • далее указывается размер суммы, выданной под отчет и по которой АО составляется. В случае если подотчетная сумма выдавалась в валюте, то ее проставляют на титульном листе в соответствующей графе «в валюте (справочно)». Дело в том, что бухучет в России ведется только в рублях, а значит, если под отчет выдавалась валюта, то все ее движение в авансовом отчете должны отражаться в рублях. Пересчет валюты производится на дату составления АО по курсу Банка России, действующему на эту дату;
  • после этого подотчетное лицо приступает к заполнению оборотной стороны АО, где прописывает все документы (их наименования, даты составления и номера) отдельно, суммы по каждому документу в рублях и копейках (и в валюте при необходимости);
  • далее подводится итог расходования средств в рублях и валюте, и ставится подотчетным лицом подпись. Что касается разделов на оборотной стороне АО «Сумма расхода, принятая к учету» и «Дебет счета» — они заполняются бухгалтерией;
  • на титульном листе после подведения итогов подотчетное лицо проставляет количество документов, прикладываемых к АО, и количество листов, на которых они представлены. Также ему придется вывести остаток или перерасход. Но, как правило, это делает бухгалтерия.

Авансовый отчет - образец заполнения, учет перерасхода

Перед тем как начать проверку АО, по факту принятия документа бухгалтер должен обязательно заполнить отрывную расписку и передать ее подотчетному лицу.

Все оставшиеся разделы должна заполнить бухгалтерия. Причем, начинается заполнение с обратной стороны авансового отчета, где сначала проверяются все сделанные записи путем сличения их с подтверждающими документами.

Далее проставляются корреспондирующиеся счета, а уже на титульной стороне заполняется:

  • ОКПО предприятия;
  • табельный номер сотрудника;
  • делаются полные проводки с общими суммами по счетам;
  • ставится конечная сумма к утверждению по данным проверки.

Как только руководитель подтвердил авансовый отчет, по нему производят окончательный расчет.

В зависимости от причины расходования подотчетных средств в графе «Назначение аванса» ставится либо «на хозяйственные цели», либо «на командировку».

Исходя из этого, перечень документов, подтверждающих расходование денег, в случае командировки будет дополнен билетами. Суточные, которые выданы командированному лицу, не включаются в состав авансового отчета, а выдаются обычно отдельным расходным кассовым ордером. В противном случае, в авансовом отчете придется отразить и суточные.

Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К этой квитанции должны быть обязательно приложены накладные (например, ТОРГ-12), счета, счета-фактуры. Если их нет, либо они поступили ранее и подотчетное лицо просто рассчитывалось за уже совершенную сделку, либо эти документы еще не поступили на предприятие. И тогда этот расход будет отражаться, как аванс поставщику до тех пор, пока документы на товары, продукцию или работы не придут в бухгалтерию.

В случае если есть перерасход средств, то на них заполнять заявление подотчетному лицу не нужно. Но рекомендуется приложить объяснительную от подотчетного лица по факту допущенного им перерасхода средств. Данная объяснительная пишется в свободной форме. Сигналом к расчету будет утверждение авансового отчета руководителем.

Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)

В противном случае, при получении в следующий раз денег под отчет, сотруднику придется в авансовом отчете указывать переходящую сумму перерасхода. Причем, произвести внутренний зачет по суммам он не сможет. Т.е. при наличии остатка по другой подотчетной сумме, придется указывать одновременно и текущий остаток, и переходящий перерасход. Но до тех пор, пока руководитель не утвердит АО с перерасходом.

Бланк авансового отчета (АО-1) был утвержден постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. В постановлении дана краткая инструкция, как заполнить бланк авансового отчета.

В настоящее время этот бланк не является обязательным, и каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать свой бланк авансового отчета, утвердив его в учетной политике. Такая же позиция подтверждена в письме Минфина РФ от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700.

Заполняет сотрудник

Что это такое и для чего этот документ нужен?

Сам авансовый отчёт имеет форму бланка, заполняемого с лицевой и оборотной сторон. В заполнении должны принимать участие два подотчётных лица: бухгалтер и второй сотрудник.

Закрепляет всё руководитель. Эти поля надо предусмотреть даже тем, кто занимается разработкой собственных форм.

Авансовый отчет - образец заполнения, учет перерасхода

Сотрудник должен прикладывать к отчёту все документы, способные служить доказательствами и оправданиями. Рекомендуется наклеить их на плотный лист картона, тогда хранения будет более удобным.

Какую сумму составляет госпошлина за регистрацию ООО? Статья на эту тему по ссылке.

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Рассматриваемый бланк обладает унифицированной формой No «АО-1» Следует обратить внимание на то, что юридические лица имеют законное право на использование самостоятельно разработанных бланков. Однако, применение бумаг с учетом унифицированной формы — более предпочтительно. В задачу руководства организации входит создание приказа, содержащего сведения о должностных лицах, имеющих право получения подотчетных финансовых средств. До 2018 года, такие полномочия могли быть возложены только на тех работников предприятия, с кем были заключены трудовые соглашения.

Следует упомянуть, что в содержании приказа должны раскрываться цели расходования полученных средств, их максимальный объем и конкретный промежуток времени. В том случае, когда работник предприятия ссылается в командировку, выдача материальных средств производится в соответствии с приказом о служебной поездке или на основе командировочного листа.

Сотруднику, получившему финансовые средства для покрытия расходов на протяжении всей служебной поездки, необходимо предоставить отчетность в бухгалтерский отдел. Срок подачи авансового отчета составляет три дня, после истечения срока, фиксируемого на страницах приказа от руководства предприятия. Данный документ является одним из обоснований целесообразности траты финансовых средств компании, что означает необходимость приложения документов, подтверждающих целевой характер использования подотчетных средств.

Во время оформления расходов, связанных со служебной поездкой, бухгалтер должен основываться на Постановлении No 749 от 13 октября 2008 года. Данный документ говорит о том, что работник, отправляющийся в служебную поездку, должен получить командировочное удостоверение. Следует отметить, что существует регламент, касаемо формы удостоверения. В нем должны указываться сроки командировки, а также стоять подписи и печати руководства компании.

Сумма расходов считается по чекам, билетам и квитанциями, предоставляемыми в бухгалтерский отдел. Данные, подтверждающие документы, являются неотъемлемой частью авансового отчета. По возвращении из служебной поездки, сотрудник обязан сдать выданное удостоверение. После этого, составляется отчетность, для передачи на утверждение руководству.

В задачу сотрудника входит сбор всех кассовых и товарных чеков, а также других бланков строгой отчетности. Все вышеперечисленные документы прикрепляются к бумажному листу формата А4. Подобные действия позволяют сократить риск потери важных приложений к авансовому отчету. Некоторые бухгалтеры рекомендуют сотрудникам делать ксерокопию каждого документа, для того, чтобы снизить риск потери документации из-за выцветания чернил.

Авансовый отчет (потом по тексту – АО), прежде всего, является первичным документом, в котором подотчетное лицо отражает направления расходования средств, выданных ему, и подтверждает указанные расходы документами.

Также в этом документе находит отражение множество иной информации, в частности:

  • о наличии перерасхода по выданным средствам;
  • о валютных операциях;
  • о своевременности представленного отчета;
  • о наличии или отсутствии задолженности подотчетного лица перед предприятием;
  • о необходимости вычета из заработной платы долга по подотчетным суммам;
  • о необходимости включения всей выданной суммы в состав облагаемых налогами доходов физического лица, если АО не был представлен вовремя или представлен с существенным нарушением срока его оформления;
  • о целевом расходовании выданных сумм и о возможности принять их в состав расходов, и т.д.

И достижение всех этих целей возможно только при грамотном и своевременном составлении авансового отчета.

Авансовый отчет заполняется как от руки, так и с применением компьютерных средств. Он утверждается руководителем предприятия.

Авансовый отчет - образец заполнения, учет перерасхода

В шапке документа указываются:

  • наименование и ОКПО предприятия или ИП;
  • порядковый номер отчета и дата его составления;
  • структурное подразделение организации (при его наличии);
  • Ф. И. О. отчитывающегося лица;
  • профессия, должность и табельный номер отчитывающегося сотрудника.

Табличная часть документа состоит из двух частей:

  • В левой выводится остаток либо перерасход денежных средств. При заполнении от руки это может сделать сам подотчетник.
  • В правой делаются бухгалтерские записи, отражающие затраты подотчетника и расчеты с ним.

Ниже указывается количество документов, приложенных к отчету, и общая сумма утвержденного отчета прописью и цифрами.

Верность заполнения отчета подтверждается подписью бухгалтера, принявшего авансовый отчет, и главного бухгалтера, проверившего его.

Далее приводится информация о выведенном остатке подотчетных сумм и кассовом ордере, по которому этот остаток денег был внесен в кассу либо получен перерасчет. Правильность оформления этой операции подтверждается подписью кассира.

В расписке указываются:

  • дата принятия документа;
  • порядковый номер и дата составления отчета;
  • истраченная сумма;
  • количество приложенных к отчету документов.

Расписка подписывается бухгалтером, принявшим отчет, отделяется по линии отреза от основного документа и передается подотчетнику.

Форма документа

  • регистрационный номер и дата составления;
  • название предприятия;
  • сумма полученных и израсходованных финансовых средств;
  • список приложений к основному документу.

Авансовая отчетность заполняется в рукописной или машинописной форме (на компьютере). Одним из важных критериев является заверение документа подписью должностного лица с необходимыми полномочиями. В случае с электронным вариантом документа, необходимо наличие цифровой подписи руководителя. Данный вид составления первичной документации допускается только в том случае, когда внутри предприятия используется электронная система документооборота.

При принятии решения о выдачи подотчетной суммы сотруднику предприятия, руководителю необходимо издать соответствующий приказ. Одним из важных этапов написания отчета, является проверка строки «Назначение аванса». Данная строка должна в точности соответсвовать формулировке, имеющейся в приказе руководства предприятия.

Ниже представлен авансовый отчет, образец заполнения.

как правильно оформить авансовый отчет
Если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины
  • порядковыйномер. Вседокументы, которыеприлагаютсякавансовомуотчету, должныбытьпронумерованысоответственносоставляемогоперечня;
  • номер, датакаждогодокумента, подтверждающегоцелевоерасходованиесредств;
  • названиедокументов, приобщенныхкАО1 (товарный (кассовый) чек, квитанциикПКО, командировочноеудостоверение,счетфактураит.п.), начтопотраченыденьги;
  • суммарасходапереписываетсяскаждогодокумента. Подотчетноелицозаполняеттолькостолбец5или6 (этозависитотвалютырасчетов);
  • расчетконечнойсуммы. Далееитогпереписываетсявграфу «Израсходовано» (пункт7).

Послетого, какподотчетниксдалАО–1, сотрудникуучетнойслужбынеобходимопроверитьналичиекаждогодокумента, которыйподтверждаетсуммупотраченныхсредств, ихправильноерасходованиенапоставленныецели, атакженужнозаполнитьостальныеразделы. Дляподтверждениятого, чтоотчетпоформеАО–1сданвбухгалтерию, сотрудникувыдаетсярасписка.

Сотрудники коммерческих организаций заполняют авансовый отчет на бланке АО-1 (унифицированная форма, код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:

  • о сумме выданных под отчет средств;
  • о подотчетном лице (Ф. И. О., должность, структурное подразделение);
  • о предыдущем авансе (остаток, перерасход);
  • о назначении аванса;
  • бухгалтерские записи и другие.

Форму авансового отчета заполняют работники, которым компания выделила средства авансом. Авансовый отчет должен отвечать на следующие вопросы:

  • имеется ли перерасход средств;
  • своевременно ли была предоставлена документация (чеки, справки, квитанции);
  • имеется ли у ответственных за расход авансовых средств лиц задолженность перед предприятием;
  • требуется ли высчитывать определенное количество материальных средств у подотчетных работников из зарплаты в счет погашения авансовой задолженности.

Авансовый отчет является двухсторонним.

Лицевую сторону авансового отчета заполняет сотрудник, но можно сделать это за него. Следует указать название компании, номер отчета, дату, фамилию и инициалы подотчетного лица, его структурное подразделение и табельный номер, должность, а также назначение аванса.

Также в авансовом отчете есть таблица, в которой указывают сведения о предыдущем авансе, полученных деньгах, расходах и остатке. Если аванс выдан в иностранной валюте, сумму указывают в строке 1а в двух валютах. 

На оборотной стороне авансового отчета сотрудник перечисляет подтверждающие документы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и т.д.), и соответствующие суммы затрат.

После проверки авансового отчета заполняют таблицу «Бухгалтерская запись». Указывают корреспондирующие счета, суммы. Ставят отметку о проверке отчета. 

Цифрами и прописью указывают сумму, в которой отчет утверждают. Далее ставят подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главбуха, а также сумму остатка или перерасхода (если есть) и реквизиты приходных (расходных) документов, по которым средства вносятся/выдаются.

Инструкции по заполнению авансового отчета, примеры

Заполнение авансового отчета не составит большого труда. Его должны сформировать в положенный срок подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший денежные средства подотчет, заполняет лицевую сторону.

Ему необходимо указать следующую информацию:

  • краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
  • реквизиты отчета — его номер и дата;
  • далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
  • фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
  • назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

  • общая сумма;
  • денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
  • остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым будет проведен аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход.

Оборотная сторона формы авансового отчёта.

В лицевой части документа также отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или же, наоборот, остаток денежных средств, это также нужно отразить в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части отчета ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

Далее нужно заполнить оборотную сторону.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Нужно прописывать не только их номер и дату, но также точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться данные операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая будет отрезана и передана служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ только в том случае, если отчетность предоставлена в положенный срок.

Для заполнения АО следует зайти сначала во вкладку «Касса» или в «Производство» – этот документ есть и там, и там. Далее следует нажать на «Авансовый отчет» – появится пустой журнал или уже с документами. В этом журнале есть кнопка «Добавить». Эта кнопка позволяет открыть новый отчет. Как только открылся новый отчет, сразу видно, что в нем уже проставлена организация и дата заполнения.

Пример заполнения авансового отчёта.

Строчка «Физическое лицо» (подотчетное лицо) заполняется через список сотрудников.

Во вкладке «Аванс» указывается сумма, которая была выдана данному лицу под отчет. Для этого следует выбрать из списка один из документов, по которому выдавались средства. Этот список появляется при щелчке на пустую строчку. С помощью выбранного из этого списка документа можно попасть в их перечень и добавить в авансовый отчет кнопкой «Выбрать».

В строке «Назначение» (ниже, во вкладке «Аванс») нужно вписать «хозяйственные расходы» или «командировка».

Во вкладке «Товары» следует путем добавления строк занести все товары, которые были приобретены подотчетным лицом. Добавляются строки через одноименную кнопку. Цена, количество, наличие налогов и иные реквизиты проставляются из документов, на основании которых составляется данный отчет.

Проводки проставляются автоматически, но нужно проверить их правильность.

Вкладка «Оплата» используется только тогда, когда подотчетное лицо производило оплату, а не покупку товаров, например, за Интернет, телефон, и  т.д.

Вклада «Прочее» используется, если сотрудник ездил в командировку.

Авансовый отчет образец заполнения

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

  • наименование организации;
  • дата составления отчета;
  • структурное подразделение, в котором он работает;
  • свои ФИО, должность, табельный номер;
  • назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector