Трудовая книжка в электронном виде

Общие сведения по заполнению бумажной версии трудовой книжки

Сравнительная характеристика Бумажный вариант Электронный вариант
Заполнение документа От руки чернилами На электронном устройстве
Ведение учета данных В бумажной форме В электронном виде (отсутствует привязка к физическому носителю)
Автоматизация ведения документа Невозможна Возможна (автозаполнение, сканирование, распознавание внесенных сведений)
Прозрачность для государственных служб Нет Да

Чтобы разобраться с основными нюансами электронной версии трудовых книжек требуется рассмотреть характеристики традиционных удостоверений с новыми в сравнительном варианте.Есть обязательный перечень сведений, который не изменяется:

  • Учебное заведение, которое вы закончили и образование;
  • Стаж работника;
  • Все места работы и занимаемые должности;
  • Причины увольнения и уходов с предыдущих мест работы.

Необходимо ознакомится с основными изменениями:

  • Бумажная версия переходит в электронную книжку;
  • Рукописное заполнение заменится печатным;
  • Будет возможно автоматическое заполнение форм, что недоступно для бумажных актов;
  • Возможна передача информации из Пенсионного фонда в отделы соц.защиты без самого человека.

Преимуществ масса, но много и недостатков, поэтому следует обратить внимание на всех руководителей предприятий на необходимость оформления электронных трудовых книжек надлежащим образом.

Сначала рассмотрим положительные стороны, которые и подтолкнули правительство на создание законопроекта:

  • Автоматическое заполнение и ускорение процессов;
  • Исключение любого рода ошибок;
  • Никакой потери информации и ценных данных о сотруднике;
  • Устранение проблем с возвратом трудовой книжки при увольнении.

Однако существуют причины, по которым законопроект никак не вступит в силу:

  • Необходима высокая защищенность базы. Ее разработка и оснащение приводит к большим затратам государства;
  • Для полного функционирования нужно перенести всю информацию и бумажных носителей;
  • Потеря всех данных при сбое системы.

В связи с этими проблемами внедрение данной системы уже несколько лет откладывалось.

Каждая организация, которая ведет документооборот, знает о существовании, как гласных, так и негласных правилах оформления документов. Они могут немного видоизменяться в рамках существующего законодательства и деловой этики. При этом общие принципы остаются неизменными для всех. Это же и касается правил заполнения и ведения трудовой книжки, так как данный документ является собственностью самого работника, а внесенные данные должны быть понятны всем без исключения и не вызывать вопросов:

  • Фамилия и инициалы работника должны полностью соответствовать паспортным данным или любому другому документу подтверждающему личность сотрудника. Некорректность даже в одной букве приведет к тому, что документ будет признан не действительным.
  • На первом листе должна стоять печать организации, которая завела данную книжку для своего нового работника и внесла все сведения о нем. Отсутствие печати также привести к признанию данного документа не действительным.
  • Каждая запись должна сопровождаться проставлением печати организации и подписи уполномоченного лица. При этом все записи должны вносить ручкой одного цвета (желательно не гелиевыми ручками).
  • Даты должны проставляться без ошибок, так как это может быть признано мошенничеством. Даты в трудовой книжке свидетельствуют о трудовом стаже работника, и умышленное искажение может аннулировать данный документ.
  • Все записи вносят в полном формате без каких-либо сокращений, каждая запись должна ссылаться на соответствующую статью в трудовом кодексе.

Как и любые нововведения не все воспринимают их с должным энтузиазмом. Это обусловлено тем, что все новое необходимо внедрять в рабочий процесс, обучать персонал, адаптировать внутреннюю систему учета и т.д. И руководители начинают задумываться, стоит ли оно того. Поэтому чтобы разобрать в преимуществах и недостатках, ниже приведена сравнительная таблица.

Характеристики трудовой книжки Бумажная версия Электронная версия
Отражение информации о трудовой деятельности: наименование организации, дата начала работы и завершения, должность и т.д. Данные заполняются сотрудником отдела кадров в личную трудовую книжку сотрудника, не допускается совершение ошибок Информация предоставляется в пенсионный фонд по форме, утвержденной специально для данного случая. Данные могут быть скорректированы при необходимости
Исправление ошибок (на предыдущем и настоящем рабочих местах) Для исправления ошибки совершенной сотрудниками отдела кадров с предыдущего место работы, работнику придется лично обращаться на прежнее место работы для получения уточняющего документа Исправление вносится через отправку уточняющей формы в пенсионный фонд, при наличии бумажной версии уточнение вносится сотрудником отдела кадров
Передача информации о трудовом опыте работника Передача данных происходит через самого сотрудника посредством предоставления им в отдел кадров трудовой книжки. В случае ее утери, заводится новая книжка, а восстановить старую достаточно проблематично и занимает много времени и сил Вся информация хранится на сервисе пенсионного фонда, и передача информации происходит через специальный запрос после получения согласия самого сотрудника. Даже при утере документа все данные можно легко восстановить

Переход на электронную трудовую книжку с 2017 года

Стоит обратить внимание, российские организации и фирмы еще готовы к таким радикальным изменениям. Работникам и работодателям нужно понять, что данное нововведение только упростит их дальнейшую работу и снимет ответственность по хранению документов. Государство поставило задачу запустить этот проект в 2017 году. При этом стоит иметь в виду, что в настоящий момент официальных данных по поводу перехода на электронную трудовую книжку пока не появлялось.

В настоящее время широкое распространение получили информационные технологии, которые коснулись практически каждой сферы жизнедеятельности человека. Не стала исключением и трудовая деятельности граждан, в которой в ближайшем будущем будут иметь место нововведения.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Преимущества электронной книжки

Электронный документооборот уже давно признан более эффективной системой учета первичных документов, чем обычный бумажный. Он не требует специальных помещений для хранения, обеспечивает быстрый доступ к любому документу, не покидая рабочее место. А если этот формат электронного документооборота еще и в выведен в формат электронной открытой базы, доступ к которой может получить любая организации при оформлении специального разрешения, то это упрощает передачу данных в разы. Поэтому можно выделить следующие преимущества электронных трудовых книг:

  • Хранение данных об опыте работы сотрудника и быстрый доступ к ней. Исключается возможность утери данных о предыдущем опыте работе, работодатель всегда может обратиться к электронной версии и внести необходимые данные о трудовых изменениях своего работника.
  • Данная система не обременит работодателя дополнительными обязанностями. Электронная база будет вестись на основе данных пенсионного фонда и сведения, которые работодатель передает в данный фонд дополняться незначительными пунктами.
  • Электронная система учета трудовой деятельности будет направлена на защиту персональных данных, и без ведома работника данные сведения о его опыте работы никто не сможет получить, кроме уполномоченных органов власти.
  • Также данная система упростит трудоустройство граждан, которые занимаются удаленной трудовой деятельности. Работодатель просто сможет передать се данные о его новом работника по номеру в пенсионный фонд, не требуя от работника предоставления трудовой книжки.

Авторы законопроекта отмечают, что если все данные о трудовой деятельности граждан будут хранится в Пенсионном фонде, их нельзя будет фальсифицировать, в отличие от бумажных трудовых книжек. Если работник захочет узнать, какие данные содержится в его электронной книжке, он в режиме реального времени сможет запросить их из Пенсионного фонда и проконтролировать их соответствие действительности.

Для каждого работника можно будет выстроить единую трудовую историю. К данным смогут быстро получить доступ контрольные и надзорные органы, а также суды, кроме того, электронную информацию можно будет быстрее обрабатывать. Также исчезнут риски порчи или утраты бумажного носителя, а также операционные риски со стороны работодателя.

В Правительстве единогласно не одобрили идею с внедрением электронного документа – существуют сторонники и противники нововведения.

Аргументы “за” Аргументы “против”
Электронная книжка не будет удержана недобросовестным нанимателем после ухода с работы сотрудника;

кадровое делопроизводство будет существенно упрощено;

электронный документ не потеряется, сведения не будут утрачены;

бумажные книжки перестанут подделывать;

не придется исправлять случайно допущенные ошибки;

появится возможность совершенствования процесса ведения электронных документов.

Трудящиеся из отсталых регионов РФ не смогут пользоваться электронным документом из-за отсутствия доступа к интернету;

электронная система может быть повреждена вирусом;

может произойти сбой программного обеспечения;

придется переносить в базу данных слишком много сведений из бумажных книжек;

властям придется понести большие расходы на разработку базы данных, поддержку ее работы, защиту от взлома.

Что представляет собой электронная трудовая книжка

Работодатели, согласно действующему трудовому законодательству, обязаны заполнять личные трудовые книжки сотрудников, руководствуясь утвержденным порядком их оформления, и хранить их в отделе кадров в течение всего периода работы подчиненного в данной компании. В документе в обязательном порядке указывается информация о:

  • зачислении сотрудника в штат предприятия;
  • основаниях для увольнения работника с фирмы;
  • переводе подчиненного на иную должность;
  • полученных сотрудником вознаграждениях.

Трудовая книжка в электронном виде

Записи вносятся в трудовую книжку от руки чернилами. Дополнительные вкладыши подшиваются иглой с нитью в строго регламентируемых законом случаях. Каждый раз, как сотрудник отдела кадров по поручению начальства вносит записи в трудовую книжку, работник расписывается в личной карточке в знак осведомленности.

Все перечисленные выше требования говорят о том, что применить правила ведения и хранения документа в отношении электронных трудовых книжек невозможно. Однако, бумажный документ изнашивается, утрачивается, намеренно портится сотрудниками – проделать это с электронным документом не представляется возможным. В то же время, электронная книжка имеет следующие преимущества:

  • сведения будут автоматически доступны Министерству социального развития, Пенсионному фонду, ФСС, Центру занятости и т.д.;
  • сведения о работе сотрудника будут защищены, книжку невозможно будет потерять, посторонний человек не сможет получить к ней доступ;
  • осуществлять поиск по базам данных будет удобно;
  • вся кадровая информация будет храниться в единой базе данных.

Для чего понадобилась электронная трудовая книжка

Вопрос о полной отмене трудовых книжек даже не рассматривался властями – ни работодатели, ни подчиненные не готовы к таким резким переменам. Но электронная трудовая книжка стала бы достойным вариантом, поскольку:

  1. Заполнение бумажных трудовых книжек от руки, заверение ксерокопий и их подготовка приносят компании дополнительные затраты на кадровое делопроизводство.
  2. Необходимость организации отдельного помещения, стеллажей, хранилищ для сохранения трудовых книжек увеличивает расходы компаний с большим штатом рабочих.
  3. Участились случаи подделки трудовых книжек, продажи образцов.
  4. С бумажной версией документа всегда существует риск потери или порчи бланка.
  5. В случае утраты или порчи документа приходится долго его восстанавливать, что связана с различными сложностями.

Стоит ли внедрять электронный документооборот в организацию

Система ведения электронного документооборота все больше и больше используется многими организациями. Это своеобразные бизнес процессы, которые во многом упрощают всю деятельность организации. Хотя стоит отметить, что такие системы обычно достаточно дорогостоящие при всех их преимуществах, поэтому прежде чем внедрят ту или иную систему необходимо оценить целесообразность таких нововведений:

  • Когда бумажный документооборот теряет свою эффективность: документы теряются, номера путаются, не доставляются адресату в положенные сроки и т.д. Руководители должны задуматься о начале внедрения элементарных вещей документооборота, передача данных через электронные почты с сохранением переписок на сервера, создание электронного архива с фильтрами на доступ (в зависимости от должностных обязанностей сотрудника и его правами доступа к разного рода документам).
  • Ускорение процесса передачи документов и производственных задач напрямую влияют на эффективность и прибыльность организации в целом. Скорость обработки входящей и исходящей информации для многих организаций очень важна, это один из показателей конкурентоспособности и умение быстро реагировать на всевозможные ситуации.
  • Необходимость создания более сложной системы бизнес процессов на основе электронного документооборота позволяет разработать пассивную систему оценки персонала на основе бизнес задач. Это дает доступ ко всей документации с рабочего места, позволяет устанавливать сроки выполнения и обработки входящей информации, удаленное отслеживание рабочего процесса руководителем и т.д. Но чем сложнее такие системы, тем они дороже, так как требуют разработки огромного количества возможных алгоритмов действия, которые должны обеспечивать целостность работы без выпадений и задержек. Поэтому для внедрения чаще всего привлекают сторонние организации, которые собирают все положения руководителей и обычных сотрудников и далее учитывает все это в единой системе.

Экспертное мнение

В настоящее время электронная трудовая книжка не была введена в оборот, хотя предполагался запуск системы еще в 2017 году. Причины для отлагательств обозначены следующие:

  1. По-прежнему не разработана схема действий для непредвиденных ситуаций (при проникновении в систему, при сбоях, при обнаружении вируса).
  2. Не решен вопрос прав доступа к базам данных со стороны всех заинтересованных лиц и государственных служб.
  3. Не была разработана база данных.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector