Операторы электронного документооборота — Диадок

Почему  ФНС или другая госструктура не могут выступать в качестве оператора электронного документооборота?

Система электронного документооборота представляет собой обмен документами между сторонами в виде электронных файлов. Сегодня практически любая специализированная программа по бухучету или кадрам позволяет создавать документы в электронном формате, который признается положениями законов стандартным.

Но просто отправить созданный подобным образом бланк и при этом надеяться, что на основании его возникнуть правоотношения между сторонами нельзя. Чтобы придать этим документам юридическую силу необходимо, чтобы они подписывались специальной ЭЦП.

Система электронного документооборота включает в себя два уровня — он может быть построен внутри одной компании, или же выходить за ее рамки и осуществляться между сторонними организациями. Эти уровни могут быть построены отдельно друг от друга, или сгруппированы в одну единую систему.

Когда руководство предприятия примет решение об использовании системы документооборота внутри самого хозяйствующего субъекта, оно должно быть готовым к приобретению специализированного оборудования (сервера, оборудования для построения сети и т.д.) и программного обеспечения (Платформа ЭДО).

Внимание! Когда необходимо создать между хозяйствующими субъектами ЭДО, помимо выше перечисленного в системе должен присутствовать оператор электронного документооборота. На него, согласно законодательству, возлагаются обязанности по хранению, приему-передачи документов, а также проверки применения компаниями соответствующих ЭЦП.

Например, в настоящее время можно к такому оператору можно отнести «диадок электронный документооборот». Электронные бланки, которыми обмениваются компании при использовании данного оператора являются юридически значимыми, когда каждый субъект данных правоотношений поставил на документе свою подпись.

Электронный документооборот может осуществляться в зависимости от уровня: внутри фирмы — между работающими на предприятии лицами, внешний документооборот — с партнерами по бизнесу, разнообразными государственными органами, гражданами, посредниками при предоставлении информации. Также обмен документами можно осуществлять с провайдерами, регистраторами имен доменов.

Никаких критериев, установленных законодательством, с кем можно обмениваться электронной документацией, а с кем – нет, не существует. Главное чтобы у участника документооборота была в наличии электронная цифровая подпись (ЭЦП), с помощью которой его можно будет идентифицировать в системе.

Каждая система должна давать возможность выполнять несколько действий:

  • Выполнять действия с любыми документами — создавать, регистрировать, обрабатывать, согласовывать, контролировать исполнение и т. д.
  • Определять документооборот внутри компании — определять маршруты движения документов, устанавливать права доступа к ним для различных пользователей, давать права нескольким пользователям на работу с одним и тем же документом.
  • Создавать архив документов с возможностью поиска в нем.

При внедрении ЭДО пользователь должен получать все те же возможности, какие бы у него существовали при использовании бумажных бланков.

Наиболее развитые системы, имеющиеся на рынке, предлагают следующие возможности:

  • Регистрация в системе всех документов — входящих, исходящих, внутренних, определение их дальнейшего пути обработки;
  • Обеспечение единых правил обработки документов в каждом подразделении компании;
  • Предоставлять возможность работы с каждым документом как единственному сотруднику, так и группе;
  • Производить разграничение доступа как между отдельными работниками, так и между подразделениями;
  • Использовать для всех документов единые стандартные формы;
  • Вести контроль, что исполнение и согласование документа произойдет в строго установленный срок;
  • Производить формирование различного вида отчетов по использованию и движению документов;
  • Вести архивное хранение документов и фиксировать дату и имя сотрудников, которые запрашивали к ним доступ.

После того, как введен электронный документооборот в организации, все равно сразу не получится уйти от документов в бумажном виде.

На это существуют несколько причин:

  • Некоторые партнеры не используют систему ЭДО;
  • В организации существует множество бумажных документов, которые используются в текущий момент.

В настоящее время на рынке функционируют различные системы и операторы электронного документооборота. У каждой из них есть свои достоинства и недостатки.

Система Особенности Стоимость
Дело Одна из самых крупных программ, предоставляющих ЭДО. Предлагает большую функциональность при простоте использования 11 – 13,5 т. руб. за каждое место работы
Логика Можно применять в организациях различного размера. Легка в обучении, можно подстроить под конкретного пользователя. 4,9 — 5,9 т. руб. за каждое место работы
Евфрат Является одной из самых продвинутых систем ЭДО. Предлагает легкий в освоении интерфейс и собственную систему ведения баз данных. 5 т. руб. за место при развертывании на собственном оборудовании, 10 т. руб. за место при развертывании на оборудовании продавца.
1С:Архив Легко взаимодействует с любыми системами 1С. Может производить обмет графическими, звуковыми, видео файлами. 12 – 57 т. руб. за весь комплект.
DIRECTUM Это наиболее оптимальный выбор для фирм малого и среднего бизнеса. Позволяет совмещать бумажный и электронный документообороты. 7 т. руб. – 2 млн. руб. за право использования
OPTIMA-WorkFlow Новый игрок на рынке систем ЭДО. Обладает несколькими уникальными функциями, активно развивается и модифицируется. 55 – 75 т. руб. за право использования
Оператор Особенности Стоимость
диадок электронный документооборот Система документооборота от крупного разработчика интернет-сервисов СКБ Контур. Позволяет обмениваться документами как между контрагентами, так и внутри компании. Исходящие документы от 9 руб. Входящие документы бесплатны.
Сфера (Корус Консалтинг) Разработчик интернет-сервисов для бизнеса. Данную систему используют крупные торговые сети (Ашан, Магнит, Леруа Мерлен и т.д.) Исходящие документы от 8,26 руб. Входящие документы бесплатно
Тензор Разработчик программы для передачи отчетности СБИС. Возможен обмен как межу партнерами, так и внутри организации. Оплата производится за пакеты каждый квартал. От 6 т. р. за пакет (оплачивается раз в квартал)
Такском Компания-разработчик специализируется на внедрении систем ЭДО. Автоматическая работа с программами 1С. От 1800 руб за пакет из 150 документов. Входящие документы бесплатно.

Когда система электронного документооборота встраивается в уже существующую структуру организации, он должна легко взаимодействовать с остальными, уже имеющимися, приложениями. Например, она должна легко работать с различными бухгалтерскими документами — счетами, актами, счетами-фактурами, накладными и т. д.

Во время своего взаимодействия система должна работать согласованно, и использовать одни и те же данные. Поэтому очень важно, чтобы выбранная система могла пользоваться справочниками, которые уже существуют на предприятии и используются другими приложениями, и при необходимости могла их обновлять.

Также очень важно, чтобы система могла работать и с различными источниками получения данных извне — электронной почтой, различными сайтами и площадками и т. д.

Когда принимается решение — какую именно систему внедрять в организации, в первую очередь нужно обращать внимание на поддержку уже имеющихся программ.

Внимание! Как правило, наиболее популярные, а потому активно развивающиеся системы уже включают в себя модули, поддерживающие самые популярные корпоративные решения — Парус, 1С, Oracle и т. д.

Например, программа 1С имеет возможность прямо из нее отправлять либо принимать различные бухгалтерские и налоговые документы, при этом производя их подписание квалифицированной ЭЦП.

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

1. Функциональность клиентского приложения

Первое, на что нужно обратить внимание, это клиентское приложение. Большинство клиентских приложений — аналог электронной почты (веб-сервис, приложение для компьютера или мобильное приложение). Убедитесь, что система позволит вам:

  • отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
  • просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
  • ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
  • распечатывать документы со штампом оператора;
  • сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
  • аннулировать и отзывать документ;
  • легко и быстро находить документы в архиве;
  • совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Узнайте, какими возможностями для интеграции обладает оператор.

Плюс для него — интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Вдвойне хорошо, если у него налажены партнерские связи с разработчиками этих продуктов, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.

Если вы пользуетесь нестандартной конфигурацией учетной системы или системой собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.

Важным является наличие у оператора конвертеров, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.

Как при внедрении системы ЭДО, так и впоследствии вам не раз понадобится помощь специалистов оператора, поэтому узнайте, есть ли у него служба техподдержки и как она работает. Обратите внимание, местный номер телефона указан или бесплатный федеральный; есть ли другие способы получить консультацию, например, через сайт, почту, skype и др. Качественная техподдержка — важный фактор при выборе оператора.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание!

Одним из таких сервисов является

«диадок электронный документооборот»

. Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Судя по размещенным на сайте налоговой службы сообщениям, система штрафов для нарушителей (самозанятых граждан) уже детально разработана. Для тех, кто участвует в пилотном проекте – Калужской и Московской областей, Москвы и Республики Татарстан, вводятся следующие механизмы давления:

  • не выдача клиенту чека об услуге карается взимание 20% от суммы, но такая санкция не может быть менее 1000 руб., независимо от того, какую сумму пытался утаить предприниматель;
  • повторное нарушение означает изъятие уже пяти тысяч;
  • штрафы могут взиматься только с тех, кто проживает в пилотных областях, и только с тех, кто прошел регистрацию, как самозанятый гражданин.

В Москве надеются, что самозанятых удастся выявить с помощью программы, мониторящей объявления в социальных сетях и сайтах бесплатных объявлений.

Как работает электронная подпись

Схема оформления себя на налоговые каникулы для самозанятых граждан очень проста. Нужно подать в ФНС уведомление по форме, бланк которой есть по ссылке. Отправить его можно любым способом:

  • По почте.
  • Доставить лично и попросить доверенное лицо.
  • Онлайн, но это потребует использование электронной подписи.

После этого следует просто продолжать свою работу с регистрацией, но не платить никаких налогов и не делать взносов в ПФР и ОМС. После истечения налоговых каникул для самозанятых граждан в 2019 году (на момент написания статьи сроки такие) человек должен решить, будет ли он:

  • Регистрироваться в качестве ИП на патент.
  • Платить НДФЛ 13%.

Власти, вводя этот закон, предусматривали, кроме указанных двух вариантов, также и третий — гражданин снимается с учета и прекращает зарабатывать на своей самозанятости. Однако, учитывая, что никакой ответственности не предполагается, есть вариант и с большей вероятностью — просто отказаться от статуса и работать дальше без него. Это делает сам факт изначальной регистрации бессмысленным, но и такое развитие событий доступно.

Операторы электронного документооборота — Диадок

Среди плюсов налоговых каникул для самозанятых отмечается:

  • Отсутствие налогов.
  • Отсутствие необходимости уплаты страховых взносов.
  • Использование привилегий ИП без денежных вложений. Это, по словам представителей правительства, поможет людям легализоваться, а значит серый сектор экономики уменьшится.

Среди минусов:

  • Понятие самозанятости так и остаётся туманным.
  • Не до конца ясно назначение этого режима.
  • Сохранение информации о регистрации в ФНС.

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах
Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации
Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

3. Число готовых к ЭДО контрагентов

Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от него получите (о целях и результатах внедрения ЭДО см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров» и «Как компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот»). Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей.

Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Ориентируйтесь на тех, кто согласился. Поэтому функция приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора — дополнительный аргумент в его пользу.

5. Готовность к заключению SLA

Предложите оператору заключить SLA — соглашение об уровне предоставления услуги. Его согласие или отказ покажет вам, готов ли он гарантировать качественный сервис. В некоторых компаниях обмен документами с контрагентами тесно связан с производственными процессами. Им важно вовремя получать предупреждения о профилактических работах, аварийных ситуациях, сроках восстановления работоспособности системы. Оператор должен это обеспечить, и в SLA это закреплено. Если он отказывается от соглашения, значит, не готов гарантировать такой уровень сервиса.

Какие компании могут быть операторами электронного документооборота?

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа
Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа

В переводе на более простой язык это означает, что операторы электронного документооборота – это коммерческие компании, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность обмениваться электронными счетами-фактурами и другими документами. Они обеспечивают для этого, во-первых, техническую возможность, во-вторых, безопасность передаваемых сведений, в-третьих, юридическую значимость счетов-фактур, в-четвертых, техподдержку пользователям при работе с электронными документами.

  • уметь взаимодействовать с налоговыми органами, как в техническом, так и в организационном аспектах;
  • иметь соответствующие лицензии для работы с сертификатами электронной подписи и средствами криптографической защиты информации;
  • обладать ресурсами для регулярной настройки и доработки систем в условиях быстро меняющегося законодательства.

Сейчас этим требованиям наиболее отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС), так как технологически они наиболее близки к электронному документообороту между компаниями.

Коммерческие  предприятия  предоставляют свои услуги на конкурентной основе. Поэтому они  заинтересованы в качестве сервиса, развитии функциональности систем, лояльности свои клиентов, обеспечивают им поддержку и помощь.

Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций при представлении документов в налоговые органы именно оператор выступает в качестве третьей независимой стороны. Если же оператором будет, например, ФНС, то как обеспечить независимость и объективность?

Чтобы перейти на юридически значимый электронный документооборот через оператора, компании нужно подписать только одно соглашение об обмене электронными документами — между ней и оператором. В случае самостоятельной организации документооборота все будет по-другому. Так, если  электронными документами обмениваются пять компаний, то им необходимо подписать 10 соглашений между собой.

При этом необходимо обеспечивать совместимость внутренних систем, бесперебойность работы, соответствующую техническую поддержку и т д.

Подробнее о функциях операторов электронного документооборота.

7. Роуминг

Часть ваших контрагентов наверняка окажется клиентами другого оператора. Это не проблема для ЭДО между вами, если операторы работают в роуминге (см., например «Клиенты СКБ Контур и «Тензора» теперь могут обмениваться друг с другом электронными счетами-фактурами»). Убедитесь, что ваш потенциальный оператор готов обеспечить эту услугу.

Другие критерии

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными — электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ — 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

В заключение напомним, что юридически значимые документы содержат важную бизнес-информацию. Поэтому запросите у оператора ЭДО заключение независимой аудиторской компании об уровне его информационной безопасности.

Также к преимуществам оператора относится развитая филиальная или партнерская сеть. Это позволит вашим даже географически отдаленным контрагентам оперативно получить помощь специалистов в случае необходимости.

Если же оператор, на котором вы остановили выбор, все-таки не оправдал ожиданий, не стоит опускать руки и ставить крест на планах о переходе на ЭДО. Нужно учесть имеющийся, пусть и печальный, опыт и с этими новыми знаниями выбрать следующего оператора и начать работу с ним.

Могут ли обменивающиеся компании сами выступать в качестве операторов электронного документооборота?

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector