Как сделать первые записи в трудовой книжке

Записи в трудовую книжку (образец)

Обновление: 8 февраля 2017 г.

​Записи в трудовой книжке

Трудовая книжка – это документ, в котором отражается вся трудовая биография работника. Несмотря на давние разговоры о ее отмене, пока этого не произошло.

Никакой документ и даже имеющаяся в Пенсионном фонде информация о периоде работы и произведенных за это время отчислениях не могут полноценно заменить запись, содержащуюся в трудовой книжке.

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Любой работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Трудовая книжка является одним из обязательных документов, предъявляемых кандидатом при трудоустройстве, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые — в таком случае трудовую книжку должен завести работодатель. Только работодатель — физическое лицо не вправе оформлять этот документ (заводить или вносить в нее какие-либо записи).

На основании ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, награждениях за успехи в работе, а также указываются основания прекращения трудового договора. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей регламентируются Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (Действует в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373) (далее — Правила).

При установлении неточности после увольнения, верные сведения может внести специалист прежней компании (как в образце № 3), если бывший сотрудник еще не успел устроиться официально.

Если неточность допущена специалистами компании, в которой сотрудник работал прежде, то исправить запись может кадровик новой фирмы при предъявлении сотрудником документов, подтверждающих существование ошибки и доказывающих правдивость иной информации.

Важно помнить, что аннулирование записи в трудовой книжке законно лишь при письменном признании пронумерованной предыдущей записи недействительной, а исправленная информация должна иметь документальное подтверждение.

Оставление в трудовой книжке несоответствующих действительности записей инспекторы гострудинспекции расценивают как нарушение трудового законодательства, а такие выводы могут привести к привлечению работодателя (или должностного лица) по ст. 5.27 КоАП.

При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.

№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Число Месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Краска» (ООО «Краска»)
10 18 07 2019 Принят на должность генерального директора. Приказ №1-К от 18.07.2019

Обычно отметка о поступлении работника должна включать сведения об отделе, должности, реквизиты распоряжения.

1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Ураган» (ООО «Ураган»)
10 18 07 2019 Принят на работу в отдел планирования на должность нормировщика Приказ №10-К от 18.07.2019

На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.

1 2 3 4
Индивидуальный предприниматель Стожков Вадим Сергеевич (ИП Стожков В. С.)
6 18 07 2019 Принят на работу на должность охранника Трудовой договор №6 от 18.07.2019

Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.

Оформление записи, в целом, не отличается от стандартного случая, за исключением упоминания о переводе с другого места.

1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Зарница» (ООО «Зарница»)
3 18 07 2019 Принят в отдел продаж на должность консультанта по продажам в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Традиция» Приказ № 19-К от 18.07.2019

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Когда работник приходит на работу по совместительству, его трудовая храниться у основного работодателя. Кадровик из основной компании может сделать в ней отметку о работе по совместительству при предъявлении справки или выписки из приказа из второй организации.

1 2 3 4
16 18 07 2019 Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Гарантия» на должность мастера по ремонту стиральных машин Приказ ООО «Гарантия» №79-К от 18.07.2019

Когда работник оформляется на период отпуска другого, либо по иной причине, подразумевающей заключение трудового соглашения на определенный период, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по стандартным правилам. Согласно позиции Роструда, в трудовой не должно быть никакого упоминания о том, что прием на работу сотрудника выполнен по срочному договору.

1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Гараж» (ООО «Гараж»)
3 18 07 2019 Принят в ремонтную службу на должность механика Приказ 29-К от 18.07.2019

Титульный лист трудовой книжки

Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

  • оформленные на постоянную работу;
  • принятые в штат по временному трудовому договору;
  • сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
  • внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
  • на внешних совместителей не оформляются.

Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала. Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

Бланк состоит из 3 разделов:

  1. Данные владельца книжки, содержащие его ФИО и дату рождения, наименование специальности, сведения об образовании. Титульный лист должен быть заверен подписями работника и кадрового специалиста, а также печатью организации, в которой книжка заводилась.
  2. Сведения о работе включают данные о каждом работодателе, приёмах, всех переводах работника, увольнениях, зафиксированные отдельными записями с указанием реквизитов приказов-оснований кадрового движения. Каждая запись в разделе о трудовой деятельности должна начинаться с порядкового номера, даты в формате ХХ.ХХ.ХХХХ. Нумерация по всему документу сквозная, сокращения не допускаются. Последняя запись каждого работодателя заверяется печатью.
  3. Награждения и поощрения вносятся в трудовую книжку с указанием даты и номера подтверждающего приказа.

    Инструкция по заполнению трудовой книжки: что и как нужно делать (фото: mohsinjamil - Fotolia.com).

Перейдём непосредственно к оформлению документа и изучим инструкцию по заполнению трудовых книжек поэтапно.

1. Титульный лист

Содержание первой страницы включает информацию о работнике, которая вносится в соответствии с паспортом, дипломом об образовании, документами, подтверждающими изменение личных данных (например, свидетельство о браке при изменении фамилии).

Итак, вот полный перечень необходимой информации:

  • фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки полностью;
  • число, месяц, год рождения цифрами;
  • уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее);
  • профессия / специальность по диплому (бухгалтер, инженер);
  • дата заполнения;
  • подпись работника;
  • подпись кадровика, оформлявшего трудовую книжку;
  • гербовая печать работодателя.

2. Записи о работе

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Заполнение раздела о трудовой деятельности каждым новым работодателем начинается с полного и сокращённого юридического наименования организации, которое вносится от руки или проставляется штампом.

Затем оформляется первая запись, фиксирующая факт приёма на работу (не позднее пятого рабочего дня с момента поступления):

  • графа 1 «номер записи» — в новой трудовой книжке это будет запись №1, а каждый следующий работодатель будет продолжать нумерацию по порядку;
  • графа 2 «дата» – число, месяц и год проставляются каждый в своей графе и соответствуют дате приёма на работу, указанной в трудовом договоре;
  • в графу 3 вносится содержание записи, в данном случае – поступление на работу с указанием должности и подразделения;
  • графа 4 – документ, на основании которого производится запись (сначала наименование, затем дата и номер приказа – только в таком порядке).

Аналогичным образом отражаются факты перевода работника на другую должность, в другой отдел.

Последняя запись свидетельствует об увольнении работника. В сведениях об увольнении обязательно указывается его причина (по собственному желанию, по переводу, по инициативе работодателя со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ). Кадровый работник проставляет свою должность и подпись с расшифровкой, гербовую печать.

Этот раздел в большинстве трудовых книжек так и остается незаполненным. К сведениям, которые в него вносятся, не относятся денежные премии, включённые в систему оплаты труда, и устные благодарности руководства. Поощрениями считаются звания, награды, дипломы и грамоты, нагрудные значки, которые предусмотрены коллективным договором и другими внутренними регламентами организации, а также законодательством РФ.

Порядок заполнения аналогичен:

  • номер записи по порядку;
  • дата поощрения;
  • тип поощрения (благодарность, грамота, почётное звание), кем и за что выдано;
  • реквизиты документа, фиксирующего выдачу данной награды (приказ, постановление).

Здесь следует отметить, что многие работодатели практикуют выдачу всевозможных грамот, дипломов, благодарностей без сопровождения их соответствующим приказом. В таком случае эта благодарность – всего лишь «бумажка», которая никак не отражается ни в личном деле работника, ни в его трудовой книжке. В интересах работника официальная фиксация всех таких поощрений, поэтому он вправе настаивать на внесении полученного поощрения в свои документы. Проблема решается созданием необходимого распорядительного документа, на основании которого кадровики оформят запись в трудовую.

По желанию работника в трудовую книжку заносятся и данные о работе по совместительству. Вообще эти сведения не относятся к обязательным, но если сотрудник принёс в отдел кадров документы, подтверждающие совмещение в другой организации, то на их основании соответствующую запись можно оформить.

Трудовая книжка на руки работнику для предоставления на работу по совместительству не выдается, она хранится и ведется только у основного работодателя. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? В разделе о работе записывается все то же самое: номер записи, дата оформления совместителем (из приказа), в какую организацию принят с указанием отдела и должности, реквизиты приказа. Увольнение фиксируется аналогично.

К дополнительным данным относится получение сотрудником второй профессии, присвоении категории, разряда и т.д. Эти факты вносятся в раздел со сведениями о работе в общем порядке.

Особая ситуация – переименование организации. Если это не реорганизация, во время которой производится увольнение с одновременным приемом персонала в штат вновь созданного юридического лица, то в трудовую книжку каждого работника вписывается новое название работодателя со ссылкой на документ-основание.

Так же следует поступать, если произошли изменения штатного расписания, оформленные не переводом работников с одной должности на другую, а связанные с переименованием должностей.

Положения, регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек, содержатся в следующих документах:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ с последующими изменениями (далее – ТК РФ)
  • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и утвержденные данным Постановлением «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее – Правила)
  • Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и утвержденная им «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция)

Рассмотрим основные положения ТК РФ, регламентирующие вопросы ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек.

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

«По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;

выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю»

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

…трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;…

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».

Статья 66. Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного оразца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Форма. порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателейустанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным округом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющиеся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
        Общество с ограниченной  
ответственностью «Май»  
5 10 08 2013 Принят в юридический Приказ от
отдел на должность 10.08.2013
юристконсульта №58
№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью «Май»
(ООО «Май»)
5 10 08 2013 Принят в юридический Приказ от
отдел на должность 10.08.2013
юристконсульта №58
№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Индивидуальный
предприниматель
Панин Сергей Сергеевич
5 10 08 2013 Принят на должность Приказ от
товароведа 10.08.2013
№58
  1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
  2. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
  1. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
  2. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
  1. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
  2. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
  3. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
  1. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
  1. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
  1. Все сведения вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Исключение составляет запись об увольнении — она вносится в день увольнения.
  2. Все внесенные в трудовую книжку записи должны точно соответствовать тексту приказов (распоряжений).
  3. Запись дат во всех разделах трудовой книжки производится арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).
  4. Нельзя делать какие-либо сокращения при внесении сведений (например, нельзя указывать «пр. от 09.02.2010 № 017-лс» вместо «приказ от 09.02.2010 № 017-лс» или «п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» вместо «пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
  5. Все записи вносятся на государственном языке Российской Федерации — русском. Однако в силу п. 6 Правил трудовая книжка может вестись и на двух языках — вторым в этом случае будет язык республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, на территории которой располагается организация-работодатель. Однако отметим, что в бланке трудовой книжки нового образца нет сведений о том, как вести записи на втором языке. Нет такого указания и в Правилах. Представляется, что записи на втором языке — республики — вносятся следом за записями на русском языке с использованием аналогичного способа оформления.
  6. С каждой записью1, внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить работника под подпись в его личной карточке (унифицированная форма № Т-2), где эта запись дублируется. Форма самой личной карточки утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Чем регулируются вопросы трудовых книжек

О трудовых книжках, правилах их ведения и заполнения говорят нормативные акты.

Главные нормы об этом содержатся в статье 66 Трудового кодекса РФ, часть 4 которой говорит о том, что в этот документ заносится следующая информация о работнике и его труде:

  • о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
  • о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
  • об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
  • о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

В развитие ст. 66 ТК РФ изданы Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Между специалистами в области кадрового делопроизводства, юристами по трудовому праву ведется спор о формулировках, которые следует использовать при внесении записей об увольнении.

Мнения и варианты

Как правильнее писать: «трудовой договор расторгнут (прекращен) в связи с…» или «уволен в связи с…»?

По этому вопросу среди специалистов существуют два мнения.

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Мнение первое – писать надо «трудовой договор расторгнут (прекращен)…»

Сторонники этого мнения ссылаются на ч.5 ст. 84.1 ТК РФ, введенную в кодекс Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ после утверждения Правил и Инструкции. Согласно ч.5 ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

Поскольку согласно ч.5 ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, то более грамотным считается вариант с использованием фразы, имеющейся в соответствующей формулировке ТК РФ.

Например, если текст пункта 3 части первой статьи 77 ТК РФ следующий: «расторжение трудового договора по инициативе работника…», то запись в трудовой книжке должна быть соответствующей: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», а не «Уволен по собственному желанию».

Сторонники описываемой позиции указывают: несмотря на то, что варианты со словом «Уволен…» предлагаются Инструкцией, Трудовой кодекс РФ имеет большую юридическую силу, чем Инструкция.

Мнение второе – нужно использовать слово «Уволен» (кроме случаев прекращения трудового договора по п.6 ч.1 ст. 83 ТК РФ), потому что в Инструкции рекомендован такой вариант и потому что в ст. 66 ТК РФ говорится о том, что «в трудовую книжку вносятся сведения…об увольнении работника», а не о прекращении (расторжении) трудового договора.

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Согласно Инструкции: «5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Например: «Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»».

Специалисты, поддерживающие эту точку зрения, говорят: мы же пишем, что работник «принят в отдел такой-то на должность такую-то», а не «трудовой договор заключен…», и об увольнении мы должны писать соответственно; трудовая книжка – это не книга регистрации заключения и прекращения трудовых договоров, а документ, в который «вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе» (ч.4 ст. 66 ТК РФ).

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Возможно, кто-то из вас, уважаемые читатели, является убежденным сторонником первой позиции (об использовании формулировки «Трудовой договор расторгнут (прекращен) в связи…»), а кто-то поддерживает вторую (об использовании формулировки «Уволен в связи…»). В каждом обосновании есть зерна истины. Следует сказать, что на практике «живут» обе формулировки, Гострудинспекция, как правило, не предъявляет претензий ни к одному из приведенных вариантов и не штрафует за использование одного и не использование другого (по крайней мере, нам такие административные дела не встречались).

Учитывая то, что мнения кадровиков по рассматриваемому вопросу расходятся, в дальнейшем мы будем приводить образцы формулировок записей об увольнении в трудовые книжки для сторонников обеих точек зрения.

Как распределились серии и номера трудовых книжек по годам. Как выглядит трудовая книжка в 2018 году.

Годы выпуска бланков АТ определяли по номеру бланка, который был напечатан красным цветом на первой странице. Страницы были защищены водяными знаками, благодаря чему их было непросто подделать. На последней странице находилась пометка «Гознак.1974». С 2004 эти бланки больше не выпускаются, но до сих пор используются некоторыми работниками.

То есть если сотрудник приносит вам свой документ о стаже, который имеет реквизиты АТ-II, и он уже предпенсионного возраста, то с этим человеком и его документом, вероятнее всего, все нормально. Но если такой документ принесет лицо в возрасте лет тридцати, да еще и с вшитым вкладышем, это заставит как минимум задуматься о подлинности предоставленных документов и о мотивах лица, его предоставившего. С 2004 стали выпускаться бланки ТК.

Вносим сведения о работе

«Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. Многих интересует, как выглядит запись об увольнении.

Если работник поступает на работу к предпринимателю, то основанием в этом случае для внесения отметки о приеме на работу является заключенный с ним трудовой договор.

При приеме по совместительству, запись об этом делает инспектор по кадрам по основной работе на основании представленной данным работником справке с его второго места работы.

Иногда, когда происходит восстановление ранее утерянной книжки, то все записи, ранее существовавшие в предыдущей, делаются инспектором на последнем месте работе по представленным работником заверенным справкам с прежних мест работы.

Внимание!

Другие документы, например,

заявление о приеме на работу

, нельзя рассматривать в качестве основания для внесения записи в трудовую.

Отметки о поступлении на работу в трудовой не производятся, если сотрудник принимается по совместительству. Такие записи включаются в этот бланк только, если работник подаст соответствующее заявление.

Внимание!

Также допускается не делать запись в трудовой книжке о приеме на работу, если сотрудник трудится на основании

гражданского правового договора

. В некоторых случаях его выгодно заключать как сотрудникам, так и работодателю.

Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.

С другой стороны, если запись все же была сделана — то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.

Согласно ст.20 ТК РФ «права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами».

Филиал может принимать работников на работу, если эти полномочия переданы филиалу надлежащим образом, а трудовые книжки ведет лицо, специально назначенное приказом работодателя. И это может быть руководитель филиала, любой другой работник филиала или самого общества.

Согласно п.45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Как правило, если филиал расположен далеко от самого общества, то трудовые книжки ведутся в самом филиале и, как мы уже сказали, лицом, специально назначенным на это приказом (распоряжением) работодателя.

При внесении в трудовую книжку работника записи о приеме его на работу в филиал организации на практике используются два варианта указания филиала: в заголовке или непосредственно в самой записи о приеме на работу.

Вариант 1 (4.1.3)

№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью «Май»
(ООО «Май»)
5 10 08 2013 Принят в Урюпинский Приказ от
филиал №1 в юридический 10.08.2013
отдел на должность №58
юристконсулта

Вариант 2 (4.1.4)

№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью «Май»
(ООО «Май»)
Урюпинский филиал № 1
5 10 08 2013 Принят в юридический Приказ от
отдел на должность 10.08.2013
юристконсульта №58

Второй вариант мы не поддерживаем и считаем, что требованиям Инструкции больше соответствует первый вариант.

№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью «Май»  
(ООО «Май»)
5 10 08 2013 Принят на должность Приказ от
юристконсульта 10.08.2013
№58

трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)».

Некоторые специалисты полагают, что такая конструкция статьи позволяет не указывать должность (профессию, специальность) работника в трудовом договоре, а указывать только вид поручаемой работы. Вопрос это спорный, но если работодатель подпишет с работником трудовой договор на выполнение определенной работы, не указав должность (профессию, специальность), то кадровику придется отразить это в трудовой книжке. Как правильно это сделать?

Напоминаем, что согласно п.3.1 Инструкции в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Вариант 1. С указанием структурного подразделения (4.1.6)

№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью «Чистый
край (ООО «Чистый край»)
5 10 03 2013 Принят в службу благоустрой- Приказ от
ства поселкового парка для 10.03.2013
выполнения озеленительных №58
работ

Вариант 2. Без указания структурного подразделения (4.1.7)

№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью «Чистый
край» (ООО «Чистый край»)
5 10 03 2013 Принят для выполнения Приказ от
озеленительных работ 10.03.2013
№58

Строго говоря, Инструкция не обязывает работодателя указывать, от кого в порядке перевода принят работник, от какого именно работодателя. Поэтому зачастую можно встретить варианты записей без указания бывшего работодателя. В то же время более традиционным вариантом практики является такой, при котором бывший работодатель указывается.

№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью «Май»
(ООО «Май»)
5 10 03 2013 Принят в юридический Приказ от
отдел на должность 10.03.2013
юристконсульта в порядке №58
перевода из Общества
с ограниченной
ответственностью «Июнь»
№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Индивидуальный предприниматель
Панин Сергей Сергеевич
5 10 08 2013 Принята на должность Приказ от
бухгалтера в порядке перевода 10.08.2013
от индивидуального предпринимателя №58
        Смирнова Игоря Петровича  

Нужно быть внимательным при указании ссылки на статью в записи об увольнении.

Для удобства приведем таблицу.

На какую статью ссылаемся Обоснование
Ст.77 ТК РФ Согласно п.15 Правил и п.5.2 Инструкции при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.
Ст.81 ТК РФ Согласно п.16 Правил и п.5.3 Инструкции при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Ст.83 ТК РФ Согласно п.17 Правил и п.5.4 Инструкции при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
Другая статья ТК РФ или иного федерального закона Согласно п.18 Правил и п.5.5 Инструкции при прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Общие правила внесения записей

Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?

Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

  • графа №1 – номер записи по порядку;
  • графа №2 – дата исправления;
  • графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
  • графа №4 – данные подтверждающего документа.

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)

Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.

  1. Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
  2. Новая вписывается над ней.
  3. На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
  4. Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.

На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:

  • наличие сокращений;
  • ошибки в написании ФИО;
  • неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
  • не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
  • пропущена дата оформления книжки;
  • отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
  • не проставлена печать на титульном листе;
  • данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
  • запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
  • не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.

Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.

  1. Все сведения вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Исключение составляет запись об увольнении — она вносится в день увольнения.
  2. Все внесенные в трудовую книжку записи должны точно соответствовать тексту приказов (распоряжений).
  3. Запись дат во всех разделах трудовой книжки производится арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).
  4. Нельзя делать какие-либо сокращения при внесении сведений (например, нельзя указывать «пр. от 09.02.2010 № 017-лс» вместо «приказ от 09.02.2010 № 017-лс» или «п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» вместо «пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
  5. Все записи вносятся на государственном языке Российской Федерации — русском. Однако в силу п. 6 Правил трудовая книжка может вестись и на двух языках — вторым в этом случае будет язык республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, на территории которой располагается организация-работодатель. Однако отметим, что в бланке трудовой книжки нового образца нет сведений о том, как вести записи на втором языке. Нет такого указания и в Правилах. Представляется, что записи на втором языке — республики — вносятся следом за записями на русском языке с использованием аналогичного способа оформления.
  6. С каждой записью1, внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить работника под подпись в его личной карточке (унифицированная форма № Т-2), где эта запись дублируется. Форма самой личной карточки утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за таким-то номером недействительна».

После этого делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка».

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

  1. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 32 настоящего Порядка.

  1. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

  1. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
  2. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящим Порядком, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

  1. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

  1. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ трудовые книжки работников (за исключением совместителей) ведутся работодателем на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней. Следовательно, не позднее пятидневного срока работодатель обязан завести работнику трудовую книжку (если он прежде ее не имел или утратил) и во всех случаях внести в этот срок запись о приеме на работу.

Записи о переводах, изменениях в наименованиях, награждениях делаются работодателем в недельный срок, а при увольнении – в этот же день (п. 10 Правил).

Вносить ее необходимо в соответствующий раздел бланка трудовой книжки, а сами ее формулировки должны соответствовать закону и приказу (распоряжению) работодателя.

Для всех разделов трудовой книжки есть общие правила:

  • даты записываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Так, если работник принят на работу 21 ноября 2016 г., в трудовой пишется: «21.11.2016»;
  • все записи должны производиться аккуратно, ручкой или чернилами установленных цветов (черным, синим или фиолетовым);
  • любые сокращения неприемлемы (так, запрещено писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.д.);
  • записи должны иметь порядковый номер (в пределах своего раздела);
  • зачеркивание внесенных неточных, неправильных или других признанных недействительными записей в трудовой недопустимо, за исключением раздела «Сведения о работнике».
  1. Даты во всех разделах должны быть проставлены арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг, например 23.09.2015.
  2. Зачеркивание ранее внесенной записи возможно лишь в четырех строках: «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Дата рождения». Во всех остальных случаях при внесении изменений зачеркивание недопустимо. Так, в разделах, содержащих сведения о работе или награждениях, зачеркивание неверных записей не допускается.
  3. Записи в трудовой книжке можно делать перьевой или гелевой ручкой, а также ручкой-роллером (в том числе шариковой). Чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими черного, синего или фиолетового цвета.
  4. В трудовой книжке недопустимы сокращения. Слова «приказ», «распоряжение», «пункт», «часть», «статья», «Трудовой кодекс Российской Федерации» пишутся полностью.
  5. Текст записи в трудовой книжке о прекращении (расторжении) трудового договора должен соответствовать тексту статьи, на основании которой происходит увольнение работника.
  6. Вкладыш к трудовой книжке оформляется в том случае, если в каком-либо из ее разделов нет больше места для записей.

Трудовая книжка: оформление, внесение записей, образцы заполнения

2. Записи о работе

Информация, содержащая в ней, необходима для начисления пенсии, подтверждения стажа при исчислении больничных и т. д.

Поэтому основные правила оформления трудовой устанавливаются положениями ТК РФ и Постановлениями госорганов.

Согласно этим нормам кадровик или ответственный специалист должны отмечать поступление работника на работу в хозяйствующий субъект в обязательном порядке, если он выполнял трудовые функции более пяти дней. Если при этом фирма является основным его работодателем.

Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.

Общие правила заполнения трудовой книжки следующие:

  • Все отметки производятся специалистом по кадрам от руки черной, синей или фиолетовой ручкой.
  • Все вносимые отметки в трудовые подлежат обязательной нумерации, которая ведется в порядке возрастания. Номера не должны повторяться. Используются только арабские цифры Для записи даты предусмотрены отдельные клетки. Сначала в клетке указывается дата двумя цифрами, далее в следующей месяц — ставятся две цифры, и год — проставляются четыре цифры.
  • На первом листе трудовой следует отразить личные данные сотрудника, которые вносятся в строгом соответствии с представленным им документом, являющимся удостоверением личности (паспортом). В дальнейшем на новом месте работе инспектор по кадрам будет проверять подлинность трудовой по этим сведениям, сличая их с паспортом или иным удостоверением.
  • Первая страница трудовой должна обязательно быть заверена подписью инспектора по кадрам, который ее впервые открыл, а также штампом печати хозяйствующего субъекта, оформившего этот документ. Их отсутствие может привести к признанию документа недействительным.
  • Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна обязательно закрываться соответствующей отметкой об увольнении. Если на работу поступает новый работник, а у него открыт прием, но нет увольнения, то перед приемом его надо направить на прежнее место работы, чтобы ответственное лицом там сделало соответствующую отметку. Открывать новую без этого нельзя, либо сразу же предупредить работника, что данная работа будет у него считаться совместительством.
  • В трудовую нельзя вносить записи о привлечении сотрудника к дисциплинарным взысканиям по совершенным им трудовым проступкам. Исключение составляет только наказание в виде увольнения.
  • Все отметки, вносимые в трудовую, производятся на основании соответствующих распоряжений руководства. Вписывая данные, их следует отражать полностью, не допуская сокращения. Это запрещено законом.
  • Разрешается в трудовой отмечать информацию о непрерывном стаже или сведения о не включении отдельных периодов в стаж для исчисления пенсии.
  • В данном документе запрещается производить исправления и зачеркивания. Исправления только возможны на первой странице с личными данными, например, при смене фамилии.
  • Исправительные записи можно делать с помощью отдельных новых записей.

См. Как правильно сделать запись в трудовой об увольнении сотрудников.

Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:

  • Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
  • Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
  • Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.

Многие работодатели или сотрудники отдела кадров по неаккуратности или из-за отсутствия опыта не редко делают ошибочные записи при заполнении трудовой. Из-за этого работнику приходится менять не только один бланк трудовой, но и книжку полностью.

Поэтому, в особенности, если это ваш первый опыт, вы должны отнестись к заполнению трудовой книжки как можно более грамотно.

Заполнение

Для того, чтобы заполнить трудовую книжку о приеме на работу, для начала нужно ознакомиться с титульным листом. В этой информации вы должны найти соответствие с паспортными данными работника и только после этого заполнять бланк.

Но в случае, если вы оформляете работнику трудовую по причине того, что это его первое рабочее место, вам будет необходимо самостоятельно заполнить титульный лист. Для этого вы должны написать в приготовленном месте имя, фамилию и отчество работника, а также его дату рождения, информацию об образовании и специализации.

Проверьте тщательно каждую оставленную запись. Обязательно, особенно если это первый ваш опыт, а также при заполнении используйте образцы.

Теперь, когда запись на заглавном листе оставлена, можно переходить к следующим пунктам.

Далее в трудовой книжке следует запись о принятии или назначении на работу.

Для этого в графе третьей документа указываются информация о приеме в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если такое условие включено в трудовой договор), название должности (работы), специальности, профессии и квалификации. В графу четвертую записываются дата и номер приказа (распоряжения), по которому работник трудоустроен.

В этот же раздел вносятся записи о постоянных переводах работника внутри организации, переменах наименования работодателя, присвоении работнику нового разряда (класса, категории), запись о работе по совместительству (по просьбе работника) и запись об увольнении в конце периода работы у данного работодателя.

Следующее общее правило — все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Коротко расскажем о наиболее часто встречающихся ошибках при внесении сведений о работе.

Ниже наименования организации производятся следующие записи:

  • в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (нумерация сквозная — если вы принимаете работника и это его первое рабочее место, то ваша запись будет иметь порядковый номер «1», если у работника это не первое рабочее место, то порядковый номер вашей записи будет следующим за предыдущим);
  • в графе 2 — дата приема на работу;
  • в графе 3 — запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии (и квалификации);
  • в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокол собрания участников общества), согласно которому сотрудник принят на работу.

Остановимся на графе 4 подробнее. Иногда кадровики неверно указывают дату приема на работу, указывая вместо нее дату издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. А это неверно, ведь данным документом может быть установлена иная дата приема на работу, нежели дата издания самого приказа (распоряжения).

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, согласно штатному расписанию организации. Если по закону с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным квалификационными справочниками.

То есть, принимая на работу электрогазосварщика, именно так и нужно записать наименование должности, поскольку именно оно содержится в Списке N 1 (Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 «Об утверждении Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»), определяющем возможность досрочно уйти на пенсию.

N записи

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

  1. Трудовом кодексе Российской Федерации;
  2. Постановлении Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках»;
  3. Постановлении Министерства труда РФ №69 от 10 октября 2003 года «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Перечисленные нормативные акты содержат всю необходимую для работодателя информацию по правильному заполнению трудовых книжек. Если акты имеют противоречия по какому-либо случаю, то нужно руководствоваться статьей акта, который выше по силе.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

Правильный выбор статьи, на которую ссылаться, делая запись об увольнении в трудовой книжке

Типичные ошибки

На практике распространенная ошибка – указание иных статей, чем предусмотрено Правилами и Инструкцией. Например:

  • вместо ссылки на п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ (расторжение трудового договора по инициативе работника) делают ссылку на статью 80 ТК РФ (очень распространенная ошибка);
  • вместо ссылки на п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ (соглашение сторон), делают ссылку на статью 78 ТК РФ;
  • вместо ссылки на п.2 ч.1 ст.77 ТК РФ (истечение срока трудового договора) делают ссылку на статью 79 ТК РФ;
  • и др.

Внимательнее выбирайте статью, на которую ссылаетесь, делая запись об увольнении в трудовой книжке. Согласуйте свой выбор с Правилами и Инструкцией.

Глава 1. Правовое регулирование работы с трудовыми книжками. Утвержденные формы трудовой книжки и вкладыша в неё

Про выписку из трудовой книжки рассказано

здесь

.

Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы — задавайте их в комментариях

  1. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

  1. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Записи в трудовой книжке о службе в армии

Согласно пп. «а» п. 21 Правил в трудовую книжку следует внести данные:

  • о военной службе в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
  • службе в органах внутренних дел;
  • Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
  • учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
  • органах налоговой полиции;
  • органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
  • таможенных органах.

Записи в трудовой книжке о службе в армии делается на основании соответствующих документов, например, военного билета.

В графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи (число, месяц, год), в графе 3 – период и место службы, например: «С 20.10.2008 по 10.10.2010 находился в рядах Российской Армии», в графе 4 – наименование документа (основания внесения записи) – военный билет, его серия и номер.

Записи в трудовой книжке об обучении

Если сотрудник впервые заключает трудовой договор после окончания учебного заведения, записи в трудовую книжку о периоде обучения вносить не следует. Он не включается в трудовой стаж, поскольку не поименован в ст. ст. 10 и 11 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Вместе с тем в соответствии с требованиями пп. «б» п. 21 Правил в трудовой книжке следует указывать сведения именно о периоде, когда сотрудник повышал квалификацию.

В графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи (число, месяц, год), в графе 3 – период и место обучения, например: «В период с 03.09.2015 по 24.09.2015 обучался на курсах повышения квалификации в Институте повышения квалификации», в графе 4 – наименование приказа руководителя либо другого документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Недействительная запись в трудовой книжке

Похожие публикации

Ни один, даже обладающий колоссальным опытом работы, кадровик или бухгалтер, не застрахован от досадных ошибок при заполнении трудовых книжек. К тому же причин возникновения ошибочных записей может быть несколько. Это и неточности в оформлении приказов по личному составу, и сбои в нумерации распоряжений, да и пресловутый человеческий фактор.

При нахождении неверных сведений в тексте специалист вносит поправочную информацию, для чего указывает:

  • Порядковый № записи;
  • В гр. «Дата» — дату производства записи арабскими цифрами
  • В гр. «Сведения о работе» — название фирмы (полное и аббревиатуру), неправильная запись признается недействительной фразой «запись № … считать недействительной», вносится новая информация;
  • В графе «Наименование, дата и номер документа, обосновывающего запись» фиксируется № и дата распоряжения, подтверждающего правдивость новых сведений;
  • Должность и подпись специалиста, сделавшего исправление.

Таков алгоритм исправлений, когда неточность допущена исполнителем в одной организации. Например, при ошибке в названии должности (образец № 1), номере распоряжения по личному составу или его содержания (образец № 2).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector