Как делать записи в трудовой о переводе

Законодательная база для корректного ведения трудовой документации

В основе законодательной базы лежит Трудовой кодекс, а также соответствующее Постановление Правительства, в котором прописаны правила ведения книжек. Кадровому специалисту важно понимать, что перевод возможен только при взаимном согласии компании и самого сотрудника. Поэтому основной принцип – добровольность решения работника и предприятия, что подтверждается наличием соответствующих документов.

При этом новые условия труда должны соответствовать здоровью работника. Если же они ничем не отличаются (сотрудник работает в таких же условиях, на таком же оборудовании, в той же местности), согласие сотрудника необязательно.

Также важно понимать, что законодательство выделяет постоянный и временный перевод. В последнем случае речь идет об изменении, длящемся не более года или до выхода коллеги на работу.

Министерство труда и соцразвития РФ прописало четкую инструкцию по заполнению всех полей в трудовых книжках сотрудников предприятий.

Как делать записи в трудовой о переводе

Правительство РФ разработало и утвердило Правила их ведения и хранения. Инструкция и Правила должны неукоснительно выполняться отделом кадров каждого предприятия – работодателя.

Все записи в трудовые документы (книжки) вносятся согласно Трудовому Кодексу РФ.

Пункт 66 ст. ТК Российской Федерации обязывает нанимателя — работодателя в обязательном порядке заводить трудовую книжку на каждого сотрудника, если он проработал у него более 5 дней, при этом данная должность является основной. Исключением являются наниматели — физические лица, которые не ведут деятельность ИП.

Трудовой кодекс РФ, Глава 11, Статья 66. Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу. 

Ответственность работодателей и нанимателей за нарушение правил

Такая форма увольнения возможна исключительно по письменному приглашению другого предприятия на имя работника. Приглашение может быть доставлено как непосредственно курьером, так и через почтовое отделение. Приглашение обязательно должно включать в себя такие данные:

  • фамилия, имя, отчество адресата (приглашаемого на рабочее место сотрудника)}
  • предлагаемая должность}
  • название приглашающего предприятия}
  • печать приглашающего предприятия}
  • фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за приглашение.

Кроме этого, приглашение может содержать сведения о заработной плате на новом рабочем месте, рабочем графике и прочую уточняющую информацию.

Следующий этап проведения процедуры перевода работника к другому работодателю заключается в выполнении работником письменной просьбы о переводе на имя действительного работодателя. В заявлении необходимо указать наименование предприятия, на которое производится перевод, дату предполагаемого расторжения действующего трудового договора. После подписания руководителем предприятия заявления он обязан издать соответствующий приказ.

Только после этого необходимые учетные записи в трудовой книжке делает сотрудник отдела кадров. Необходимо знать, что по расторжении трудового договора предприятие обязано компенсировать неиспользованный отпуск, предусмотренный ТК РФ. По действующим правовым нормам, нет никаких исключений для работников, переводящихся к другому работодателю. Уклонение от положенных выплат чревато материальными взысканиями с предприятия.

Как делать записи в трудовой о переводе

Прежде всего, работнику отдела кадров необходимо предоставить следующие документы:

  • паспорт переводящегося работника}
  • трудовую книжку}
  • письменное приглашение от другого работодателя}
  • приказ на расторжение трудового договора, подписанный действительным работодателем}
  • личную карточку.

Изучив документы, сотрудник отдела кадров в третьей графе трудовой книжки «Сведения о работе» обязан сделать запись о расторжении трудового договора (с указанием номера), каким приказом (номер приказа и дата его издания) и по какой причине расторгается. Также вносится запись о переводе работника на другое предприятие с обязательным указанием его наименования.

После этого в книжку вносится печать данного предприятия. По завершении расторжения трудового договора работнику выдается на руки трудовая книжка.

Все вносимые в трудовую книжку записи, производимые в процессе перевода работника на другое предприятие, а также выдача трудовой книжки фиксируются в Книге учета движения трудовых книжек.

Этот вид перевода работника производится по инициативе работодателей (действующего и будущего), по их предварительному согласованию:

  • кандидатуры переводимого работника,
  • его предполагаемой должности на новом месте работы,
  • различных нюансов при переводе.

Как делать записи в трудовой о переводе

В случае перевода по инициативе будущего работодателя последний должен осуществить письменный запрос о переводе на его предприятие оговоренного работника (фамилия, имя, отчество и должность указываются тоже). Запрос осуществляется на имя действующего работодателя переводимого работника.

В свою очередь, действующий работодатель издает соответствующий указ, в котором оглашается дата планируемого расторжения трудового договора с данным работником и причина – перевод к другому работодателю.

После чего следует ознакомить работника с данным указом под его подпись. Для правильно оформленного перевода согласие на него работник должен дать обязательно. Если же работник отказывается ознакомиться с указом или не дает согласия, это тоже фиксируют письменно.

Далее сотрудник кадрового отдела обязан внести в трудовую книжку все те же данные, что и при переводе работника по его просьбе, с единственной оговоркой: в трудовую книжку вместо записи «по просьбе» вносится «по согласию». Дальнейшие действия идентичны первому рассматриваемому случаю.

Следует также отметить, что зарплата по день увольнения включительно и компенсация за неиспользованные отпуска, причитающиеся переводимому работнику, производятся в день расторжения трудового договора.

Статья 67 пункт 4 ТК РФ гласит, что работодатель, осуществивший письменное приглашение или запрос, другими словами, ставший инициатором перевода работника на подвластное ему предприятие, не имеет права отказать данному работнику в трудоустройстве. И более того, поскольку данная статья ТК связывает перевод работника не с приказом об увольнении работника с прежнего рабочего места, а именно с письменным приглашением, то при наличии у работника подобного приглашения его обязаны трудоустроить, даже если формально он был уволен по собственному желанию.

Такие случаи встречаются, например, когда старый работодатель отказывается оформлять расторжение трудового договора через перевод работника. Один нюанс: новый работодатель обязан заключить новый трудовой договор с данным работником в течение одного месяца, но этот срок не может быть продлен по причине временной нетрудоспособности.

При поступлении на новое место работы данного работника кадровик обязан среди прочих записей, осуществляющихся в подобных случаях в трудовой книжке, сделать запись «переведен по просьбе» или «по согласию» соответственно.

Работник, переведенный на новое рабочее место, не подлежит испытательным срокам, принимается на работу безотлагательно.

Дополнительная ответственность ложится на нового работодателя, в случае если предприятие, на которое переводится работник, расположено не в одной территориальной единице с местом проживания последнего (другой город, страна и пр.). В этом случае все финансовые расходы на переезд работника, его семьи, транспортировку его имущества и расположение на новом месте жительства возмещает работодатель.

Документ учета трудовой деятельности и стажа работника представляет собой маленького размера книжку с большим количеством страниц. Если страниц отдельного раздела не хватает для того, чтобы вместить в себя всю информацию, подлежащую учету в нем, работодатель оформляет вкладыш в трудовую книжку.

Форма и порядок составления таких книжек и вкладышей закреплены в двух подзаконных актах:

  • Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Рассматриваемый документ, как правило, хранится у работодателя. Работник хранит трудовую книжку у себя только в периоды времени, когда он не осуществляет трудовую деятельность в организации или у индивидуального предпринимателя.

Термин «перевод» используется в тематике трудовых правоотношений в различных понятиях.

К примеру, переводом можно назвать:

  • перевод по окончании испытательного срока на общепринятые условия работы у работодателя;
  • перевод внешнего совместителя в работники по основному месту работы;
  • перевод к другому работодателю или от другого работодателя;
  • перевод в другую местность вместе с работодателем;
  • временный перевод на другую работу;
  • перевод в обособленное подразделение;
  • перевод по состоянию здоровья.

Очевидно, что подобный перечень является достаточно обширным.

Однако далеко не каждый случай перевода (даже когда это понятие используется непосредственно в ТК РФ по отношению к конкретной ситуации) является основанием для включения информации о нем в трудовую книжку.

Например, на основании пункта 4 Правил временный перевод на другую работу в трудовой книжке не отражается. Такой перевод возможен с целью замещения временного отсутствующего работника (к примеру по причине отпуска, болезни и т.п.). Следовательно, должность, на которую работник временно переводится, вакантной не является.

При этом, если временный перевод стал постоянным, запись в трудовой книжке об этом событии отражается. Датой перевода в этом случае будет считаться дата, с которой работник приступил к временному исполнению должностных обязанностей, которые впоследствии стали для него основными.

Как следует из пункта 4 Правил, в трудовой книжке отражаются только те случаи, когда работник переводится на другую постоянную работу.

Трудовая книжка

Соответствующий порядок внесения записи о переводе регулируется пунктом 6.1 Инструкции, из которого следует, что перевод сопровождается записью в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки с уточнением факта того, как именно — по просьбе работника или с его согласия — произведен соответствующий перевод.

К примеру, если увольнение в порядке перевода произошло с согласия работника, запись в трудовой книжке должна выглядеть так: «Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника с его согласия на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Если работник принят на работу в порядке перевода, запись в трудовой книжке должна соответствовать требованиям пункта 3.1 Инструкции и обязательно отражать информацию о том, что трудоустройство работника произведено именно в порядке перевода.

Например, рассматриваемая запись может выглядеть так: «Принят в отдел внутреннего корпоративного обеспечения на должность курьера в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Частное предприятие».

Причин, по которым работа по совместительству должна стать основным рабочим местом, может быть очень много. Когда наступает такой момент, сотрудники кадрового отдела обязаны провести процедуру оформления «нового» работника, и бывает так, что они не всегда знают, как это сделать правильно.

Выходов из этой непростой ситуации несколько:

  • видоизменение трудовых отношений с совместителем через его увольнение}
  • изменение условий работы без увольнения.

Как показывает практика, в момент просьбы сотрудника о его переводе с совместительства на постоянную работу он уже расторгнул трудовой договор с основным работодателем и имеет на руках трудовую книжку с записью об увольнении. В этот период он по-прежнему считается совместителем, несмотря на то, что у него уже нет основного рабочего места.

Смена трудовых обязательств, не меняя подразделение

В некоторых компаниях существуют структурные подразделения: филиал и представительство. Они являются обособленными и не являются лицами юридического характера по закону.

Филиал – это часть юридического лица (главной организации). Данное подразделение имеет свое месторасположение и находится далеко от главного. Функциональность филиалов также очень важна. Они осуществляют ту же работу, что и основная фирма, принимая на себя все функции или несколько конкретных из них. К основным обязательствам можно отнести и то, что филиалы являются представителями компании в различных местах.

Основная организация юридического характера наделяет свой филиал всем необходимым (имущество). Действия, которые производит данное подразделение, должны быть утверждены руководством. Это происходит на основании положений, предписанных компанией.

Назначение руководителя филиала происходит исключительно по инициативе основного работодателя. Он выдает доверительный документ, при помощи которого уполномочивает директора подразделения на руководствующие действия в пределах представительствующего звена.

Если руководитель филиала может принимать такие ответственные решения, как увольнение и прием сотрудников (другие важные вопросы), не поставив в известность основного работодателя, то здесь ярко выражается децентрализация. Все важные решения директор дочернего представительства обязан принимать только с разрешения гендиректора. Функции, которыми наделили руководителя филиала, осуществляются, не выходя за рамки подразделения (в том числе и кадровые дела).

Делопроизводство, которое ведется в компаниях, имеющих филиалы и представительства, не регулируется НПА. Главный работодатель имеет право взять полностью решение данных вопросов в собственное ведение.

Такие компании могут организовывать делопроизводство кадров по формам:

  1. Централизованная форма: работа с документацией, имеющей кадровый характер, производится исключительно в главной фирме (объединяющий центр).
  2. Децентрализованная форма: документацией занимается и дочерний филиал, имеющий одинаковые функции наряду с главной организацией. Оформление и хранение бумаг, которые касаются данного филиала, происходит в подразделении. Общими делами занимается основная компания.
  3. Делопроизводство смешанного характера совмещает в себе обе предыдущие формы. Функции делятся частями на главную организацию и подразделение представительства.
  • во-первых, изменение условий трудового соглашения может произойти только при обоюдном согласии соискателя и работодателя}
  • во-вторых, соискатель, который прекратил свою деятельность по основному рабочему месту, совсем не обязан информировать об этом начальство с дополнительного места работы.

Если необходимо сделать дополнительную работу основной, специалисты рекомендуют вариант, предусмотренный законодательством. Трудовой кодекс говорит о том, что смена трудовых отношений с условий совместительства на основные происходит путем увольнения. Рассмотрим подробнее вопрос о том, как сделать в трудовой книжке запись о переводе на постоянную работу и оформить остальные документы.

Имея под рукой все необходимые бланки, кадровик предприятия, которое является дополнительным местом работы, должен принять от сотрудника трудовую книжку с записью об увольнении с постоянного рабочего места. Зачастую основанием для такого увольнения является расторжение трудового договора по обоюдному согласию сторон или же собственное желание подчиненного.

Как делать записи в трудовой о переводе

Помимо предоставления трудовой книжки, совместитель оформляет заявление об увольнении на имя руководителя дополнительного рабочего места, и последний издает соответствующий приказ. Далее в трудовую книжку вносится запись об увольнении по собственному желанию, основанием которой становится копия изданного приказа.

Вышеуказанный способ перевода не требует делать какую-либо специальную запись в трудовую книжку о переводе на постоянную работу человека, который работал в качестве совместителя. Кроме этого, существует еще один вариант перевода. Он осуществляется путем оформления дополнительного соглашения, прилагаемого к трудовому договору, заключенному между работодателем и совместителем.

Так как условия договора изменяются, и работник переходит работать в организацию на постоянной основе, то такие изменения в его карьере должны подтверждаться документально. В этом случае между ним и его руководством подписывается дополнительное соглашение, говорящее о том, что обе стороны согласны с изменением условий труда сотрудника в данной организации.

  • после записи об увольнении с основного рабочего места ставится следующий порядковый номер}
  • далее указывается дата перевода с дополнительного рабочего места на постоянное}
  • в третьей графе вносится запись: «Работа по совместительству прекращена, продолжает работать в качестве основного сотрудника» (запись может иметь другую формулировку по желанию кадровика)}
  • в четвертой графе записывается ссылка на документ, который является основанием для внесений данной записи}
  • в завершение запись заверяется штампом (печатью) организации.

Перевод совместителя на основное рабочее место без увольнения возможен только в том случае, когда в трудовой книжке есть первоначальная запись о его приеме в организацию на условиях совместительства. Если же такая отметка отсутствует, работодатель должен издать приказ о приеме работника на постоянных условиях и внести в трудовую книжку соответствующую запись.

Еще одним решением станет оформление записи с указанием факта приема сотрудника в качестве соискателя с указанием той даты, которая совпадает со временем его трудовой деятельности на другом предприятии, бывшем его основным рабочим местом. Основанием для этого станет копия приказа о приеме работника в качестве совместителя. Далее следует выполнить процедуру перевода при помощи одного из двух вариантов, описанных ранее.

Как заявляет Министерство труда России, перевод посредством увольнения-приема является оптимальным решением. Законодательство не препятствует работодателям изменять условия договора со своими подчиненными (при обоюдном согласии), которые имеют предварительную запись о совместительстве. И это не зависит от того, был ли осуществлен перевод при помощи увольнения или оформлен в виде еще одного соглашения к трудовому договору.

Однако, несмотря на простоту процедуры, которая является ответом на вопрос о том, как сделать запись в трудовую книжку о переводе на постоянное место работы, любой работник должен быть готовым к тому, что при дальнейшем оформлении пенсионного пособия у него могут возникнуть небольшие трудности. Иногда бывают ситуации, когда Пенсионный фонд отказывается засчитывать в общий трудовой стаж период работы по совместительству, и поэтому необходимо быть предельно внимательным при подготовке документов в момент преобразования дополнительного рабочего места в постоянное. В основном это касается даты о приеме/увольнении, которая должна совпадать с датой в приказах о перемещении сотрудника внутри организации.

Данные о переводе на замещение другой свободной должности в прежнем структурном подразделении должны содержать:

  • порядковый номер самой записи;
  • дату занесения записи в трудовую книжку;
  • запись «Переведен (-а) на должность ___», причина – пункт статьи № 72 Трудового Кодекса Российской Федерации;
  • регистрационные данные приказа о переводе (номер и дата), печать (штамп) предприятия.

В случае смены работодателя -нанимателя и должности необходимо оформить письменные согласования. Рекомендуемый порядок действий в случае, если инициатор перевода — работодатель:

  • руководитель принимающей стороны направляет письменный запрос настоящему нанимателю. Запрос должен содержать данные о предоставляемой должности и дате предполагаемого перевода;
  • нынешний работодатель, ознакомившись с запросом, должен получить подтверждение сотрудника;
  • при получении согласия со стороны работника, идёт процесс оформления подтверждающего заявления о переводе и направляется в отдел кадров предприятия – нанимателя;
  • заполняются соответствующие поля в трудовой книге о прекращении рабочих отношений с указанием причины.

Рекомендуемый порядок действий в случае, когда

  • пишется заявление об увольнении с обязательным указанием его причины «В связи с переводом в (название предприятия) _____ на должность ___»;
  • нынешний руководитель должен послать запрос в принимающее подразделение с указанием желания своего сотрудника;
  • после подтверждения делаются соответствующие внесения в трудовой документ об увольнении сотрудника.

Трудовой документ работника должен содержать такие записи о переводе (перемещении) на другую должность в другом подразделении:

  • номер по порядку самой записи;
  • дату внесения записей в трудовую книгу;
  • сама запись «Уволен (-а) в связи с переходом на (название предприятия) на должность ___»;
  • причина — пункт 5, 77 статьи «Трудового Кодекса Российской Федерации»;
  • номер и дата приказа о переводе;
  • печать (штамп) предприятия.

Увольнение в порядке перевода, запись в трудовую книжку:Что делать, если не выдают трудовую книжку при увольнении, и кто должен подписывать трудовую книжку при увольнении — читайте здесь.

Как делать записи в трудовой о переводе

Переход сотрудника от одного работодателя к другому должен оформляться как увольнение в порядке перевода, но не как перевод. Трудовая книжка должна содержать запись отдела кадров об увольнении сотрудника из одной организации и запись о приёме на должность в порядке перевода в другое подразделение.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector