Реестр закупок 1с — Юридический центр

Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Немного теории. Обязанность ведения реестра закупок без заключения государственных (муниципальных) контрактов установлена частью 1 статьи 73 БК РФ, т.е. ведение реестра малых закупок является обязательным для всех бюджетополучателей.

Бюджетным кодексом РФ определена форма реестра: краткое наименование закупаемых товаров, наименование и местонахождение поставщиков, цена и дата закупки.

Одним из требований к ведению реестра закупок является обязательная группировка закупок по ОКДП (общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности).

Хотя бюджетные учреждения не являются участниками бюджетного процесса, на них также распространяются действия Федерального закона №94-ФЗ от 21.07.2005г. «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Поэтому тема этой статьи может быть полезной как казенным, так и бюджетным учреждениям.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» есть возможность аналитического учета номенклатуры поставщиков в разрезе кодов ОКП с последующим формированием отчета «Реестр закупок».

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» отчет «Реестр закупок» формируется в пункте меню «Расчеты» → «Реестр закупок».

Для того чтобы закупка государственного учреждения отразилась в отчете «Реестр закупок», необходимы условия:

  1. Вид обязательств в карточке договора, зарегистрированного в справочнике договоров, должен быть установлен «Договор»;
  2. Должен быть сформирован план-график финансирования и заполнены все необходимые реквизиты;
  3. На сумму договора должно быть принято бюджетное или расходное обязательство, т.е. сформирован документ «Принятое бюджетное обязательство» или «Принятое обязательство по ПД»;
  4. На вкладке «Дополнительная информация» в карточке договора не должны быть заполнены данные, касающиеся государственных контрактов.

Занести необходимые данные в справочник «ОКП»

Установить в карточке каждой приобретаемой номенклатуры (материальные запасы, услуги) код продукции по ОКП

Выбрать этот код в Плане-графике финансирования каждого договора

Стандартная настройка формирования отчета предусматривает отражение данных нарастающим итогом на дату отчета.

Сформируем реестр закупок с 01.01.2013 по 31.03.2013

Для отражения аналитического учета по ОКП номенклатуры можно изменить стандартную настройку отчета.

Для этого следует воспользоваться командой «Настройка варианта отчета» → «Настройка структуры отчета»

Перейдем на вкладку «Поля» и развернем дерево позиции «Номенклатура» в окне «Доступные поля»

Перенесем поле «Код ОКП» слева из окна «Доступные поля» в группу «Закупаемые товары» в разделе «Выбранные поля»

В целях группировки информации на вкладке «Параметры данных» можно добавить новую группировку «Номенклатура.Код ОКП» в структуру отчета.

Запишем вариант отчета как «Реестр закупок. Код ОКП» с помощью кнопки «Сохранить вариант отчета» →«Сохранить отчет как…» и сформируем отчет по новой настройке.

В отчете, сформированном по данной настройке, можно производить необходимые отборы, в том числе, и по коду ОКП номенклатуры.

Начиная с релиза 1.0.19.4 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» появился новый отчет «Отчет по закупкам», который отражает данные по закупкам, произведенным за период формирования отчета. Отчет имеет тот же состав показателей, что и отчет «Реестр закупок». В отличие от «Реестра закупок», который формируется по данным, сформированным документами «План-график финансирования», отчет формируется по данным фактического поступления товаров, принятия результатов работ, услуг.

Предусмотрена расшифровка показателей отчета по документам поступления имущества и услуг.

Программный продукт «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» не является самостоятельным, для его работы необходимо наличие установленной типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Обновление дополнения «Закупки» и типовых объектов решения «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» проводятся независимо. Обновление объектов решения «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» можно проводить дистрибутивом типовой конфигурации, при этом сохраняется поддержка типовой конфигурации.

Назначение

Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» обеспечивает автоматизацию всех этапов подготовки и проведения закупочного процесса.

Программа предназначена для применения:

  • государственными и муниципальными учреждениями  разного уровня, закупочная деятельность которых регламентируется Федеральным законом № 44-ФЗ:
    • главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств, выступающими в роли государственных (муниципальных) заказчиков;
    • органами государственной и муниципальной власти, уполномоченными органами, осуществляющими функции по планированию и проведению закупок товаров, работ и услуг;
    • специализированными организациями — юридическими лицами, которые привлекаются заказчиками или уполномоченными органами для осуществления функций по определению поставщиков (исполнителей, подрядчиков);
  • организациями и учреждениями, закупочная деятельность которых регулируется Федеральным законом № 223-ФЗ (государственные и муниципальные унитарные предприятия, автономные учреждения, государственные корпорации и др.)

Внедрение программного продукта «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» позволит оптимизировать и упростить процесс подготовки документов и принятия решений на разных этапах подготовки и проведения закупок — и для специалиста, готовящего документацию по проведению закупок, и для комиссии, в задачи которой входит рассмотрение и оценка заявок участников закупки.

Систематизация данных в виде структурированных документов и многократное использование занесенной в систему информации позволят снизить объем операторской нагрузки и повысить качество подготавливаемых документов. А это, в свою очередь, снизит сложность внесения изменений в готовую документацию (конкурсную, аукционную и т.д.).

Применение программы «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» поможет избежать ошибок на этапе планирования закупок, публикации извещений и закупочной документации и позволит проводить процедуры  определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с учетом всех требований законодательства.

Особенности внедрения программного продукта у заказчиков, закупочная деятельность которых регулируется Федеральным законом №223-ФЗ

Федеральный закон № 223-ФЗ дает право каждой организации производить закупки любыми способами при условии, что порядок таких закупок закреплен в Положении о закупках организации.  Положения о закупках сильно различаются – и по набору способов закупок и по порядку их проведения.

Очень важно понимать, что все нюансы закупочного процесса организаций, подпадающих под действие 223-ФЗ, учесть  в типовом решении невозможно. Соответственно, при внедрении потребуется активное участие партнеров в части доработки системы под особенности каждого клиента.

Дополнение «Закупки» к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» предназначено для автоматизации процессов, связанных с подготовкой и проведением закупок, а также мониторингом исполнения контрактов в небольших бюджетных, казенных и автономных учреждениях, самостоятельно осуществляющих закупочную деятельность (планирование, подготовку, проведение и публикацию закупок).

Заполнение данных для формирования реестра

В «Реестр закупок» включаются данные договоров и других оснований принятия обязательств, отраженные в справочнике «Договоры и иные возникновения обязательств», не являющиеся государственными или муниципальными контрактами. По данным договорам также должно быть поставлено на учет бюджетное обязательство или обязательство по приносящей доход деятельности.

Информация о наименовании и местонахождении поставщиков, подрядчиков и исполнителей услуг включается в реестр на основании данных справочника «Контрагенты».

Сведения о наименовании закупаемых товаров, работ и услуг, цене закупки включается в реестр на основании данных, отраженных в плане-графике финансирования обязательства. Датой закупки считается дата заключения договора поставки, подряда или возмездного оказания услуг.

Рассмотрим подробнее, какие данные следует заполнить в программе для отображения корректного отчета.

Первоначально при заключении договора с поставщиком следует внести данные о контрагенте путем добавления в справочник «Контрагенты» нового элемента по кнопке «Создать». Далее следует создать договор в справочнике «Договоры и иные возникновения обязательств».

Вид договора «С поставщиком» следует выбрать в случае, если организация заключает договор с поставщиком товаров, работ или услуг.

Установка галки «Учет предмета договора» дает возможность организовать учет обязательств и план график-финансирования по предмету договора или контракта в разрезе следующих параметров: номенклатуры, периодов плана, КФО, КПС.

Вид обязательства следует выбрать из выпадающего списка значений – контракт или договор. Указанная дата договора будет внесена в реквизит «Даты закупки» в «Реестре закупок».

Реестр закупок 1с — Юридический центр

Реквизит «Контрагент» – наименование поставщика или покупателя. Выбирается из справочника «Контрагенты». Счет контрагента – выбирается из справочника «Банковские и казначейские счета».

После записи договора по кнопке «Записать» реквизиты Контрагент, Вид договора и Учет предмета договора становятся недоступны для редактирования. При необходимости отредактировать данные реквизиты следует воспользоваться командой «Разрешить редактирование реквизитов» (через меню «Еще» – «Разрешить редактирование реквизитов»).

Для создания плана-графика финансирования и обязательства по договору закупки следует воспользоваться командой «Создать на основании» – «Регистрация обязательств и сведений по договорам».

При создании документа «Регистрация обязательств и сведений по договорам» табличная часть представляется закладками «Бюджетные средства» или «Внебюджетные средства», в зависимости от типа учреждения и настроек учетной политики. Для бюджетных и автономных учреждений всегда будет отображена закладка «Внебюджетные средства» с выбором КФО 2,4,5. Для казенного учреждения будет отображена закладка «Бюджетные средства» с выбором КФО 1.

Период плана – для договора, в котором не установлен флажок «Долгосрочный», выбирается в пределах текущего года. Для договора, в котором установлен флажок «Долгосрочный», выбор периода не ограничен.

КПС – классификационный признак счета, для закупки указываются коды по классификации расходов, в зависимости от предмета договора определяется КПС.

Раздел лицевого счета – выбор значения ограничен лицевым счетом, который указан в шапке документа, а также значением КФО, указанным в табличной части.

Формирование реестра закупок

КЭК – код экономической классификации, выбирается из справочника КЭК.

Сумма – значение равно сумме обязательства.

Если в элементе «Договоры» установлен флажок «Учет предмета договора», то будут доступны для заполнения реквизиты «Номенклатура», «ОКП (ОКДП, ОКПД)», «Ед.» и «Количество». На основании этих данных в «Реестре закупок» заполняется реквизиты «Закупаемы товары, работы и услуги». В поле «Номенклатура» предоставляется выбор типа данных – из справочника «Номенклатура» или «Основные средства».

Количество – количество закупаемых товаров в соответствии с единицей измерения для выбранной номенклатуры. Для элемента номенклатуры с типом «Работа» или «Услуга» реквизит «Количество» можно не заполнять.

Сумма – сумма для выбранной номенклатуры.

После заполнения табличной части «Внебюджетные/Бюджетные средства» следует перейти на закладку «Бухгалтерская операция». Для формирования проводки по принятию бюджетного обязательства с детализацией по КОСГУ необходимо снять галку «Бюджетные данные без детализации по КОСГУ» и провести документ. На основании данных, введенных в документе «Регистрация обязательств и сведений по договорам», формируется «Реестр закупок».

При необходимо внести изменения в ранее созданный план-график финансирования, следует зайти в документ «Регистрация обязательств и сведений по договорам» и воспользоваться командой «Создать на основании» – «Регистрация обязательств и сведений по договорам».

Поправки в план-график вносятся по столбцу «Изменения», где указывается значение изменения в сумме, количестве закупаемых товаров, работ услуг. Если следует добавить объем закупаемых товаров, работ услуг по другому периоду плана следует воспользоваться кнопкой «Добавить», указать период плана, по столбцу «Изменения» внести данные о сумме, количестве закупаемых товаров. Измененные данные будут отражены в «Реестре закупок».

Отчет «Реестр закупок» возможно видоизменять для отображения каких-либо дополнительных данных. Для вывода в табличную часть реквизита Периода плана следует воспользоваться настройкой отчета (1), перейти на закладку «Поля и сортировки» (2). Далее, нажать на кнопку «Добавить», выбрать поле «Период плана» (3). Сформировать отчет, в отчете будет отображен столбец «Период плана».

Любовь Маренич, консультант-специалистЛинии консультацийкомпании «ГЭНДАЛЬФ».

В «Реестр закупок» включаются данные договоров и других оснований принятия обязательств, отраженные в справочнике «Договоры и иные возникновения обязательств», не являющиеся государственными или муниципальными контрактами. По данным договорам также должно быть поставлено на учет бюджетное обязательство или обязательство по приносящей доход деятельности.

Информация о наименовании и местонахождении поставщиков, подрядчиков и исполнителей услуг включается в реестр на основании данных справочника «Контрагенты».

Сведения о наименовании закупаемых товаров, работ и услуг, цене закупки включается в реестр на основании данных, отраженных в плане-графике финансирования обязательства. Датой закупки считается дата заключения договора поставки, подряда или возмездного оказания услуг.

Рассмотрим подробнее, какие данные следует заполнить в программе для отображения корректного отчета.

Первоначально при заключении договора с поставщиком следует внести данные о контрагенте путем добавления в справочник «Контрагенты» нового элемента по кнопке «Создать». Далее следует создать договор в справочнике «Договоры и иные возникновения обязательств».

Функциональные возможности

Механизм настройки способов закупок

Организация, осуществляющая закупочную деятельность в рамках 223-ФЗ, вправе предусматривать в Положении о закупках свои способы определения поставщиков.  Для возможности гибкой настройки способов закупок в конфигурации реализован конструктор, позволяющий:

  • Настроить содержание описательной части закупки
  • Определить перечень стандартных и специфических требований к участникам закупок
  • Установить критерии и подкритерии оценки предложений и порядок их расчета
  • Выделить этапы проведения закупки, предусмотренные Положением о закупках
  • Настроить печатные формы документов

Справочник продукции

В системе предусмотрено формирование собственного иерархического справочника (классификатора) товаров, работ и услуг «Продукция» с описанием характеристик и потребительских свойств.

Можно вести учет закупаемой продукции в разрезе:

  • ОКПД 2 (общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности);
  • ОКВЭД 2 (общероссийский классификатор видов экономической деятельности).

Реестр закупок 1с — Юридический центр

Использование классификаторов для идентификации продукции необходимо для формирования различных форм отчетности в разрезе определенных групп и видов продукции. В справочнике продукции предусмотрена возможность сбора продукции по группам. При этом формирование групп осуществляется пользователями самостоятельно.

Для удобной работы пользователя при больших объемах вводимой информации предусмотрено два режима ввода данных о закупаемой продукции — непосредственно в справочнике «Продукция», и при заполнении документов системы.

Поскольку в программе можно вести учет закупок товаров, работ и услуг нескольких заказчиков, предусмотрена возможность настройки видимости данных справочника «Продукция» для пользователей. Ограничение данных производится по учреждению, к которому относится пользователь системы. Например, пользователю конкретного учреждения могут быть доступны данные, введенные пользователями только данного учреждения, или данные, введенные пользователями других учреждений.

Реализована возможность настройки прав пользователей на редактирование (модерирование) данных справочника.

Планирование закупок и формирование плана закупок, плана-графика закупок

Версия для печати

В программном продукте реализован блок планирования закупок, который предоставляет пользователю следующие возможности:

  • сбор плановых заявок подразделений или подведомственных учреждений
  • автоматическое формирование плана закупок на основании плановых заявок
  • автоматическое формирование плана-графика закупок на основании плана закупок
  • автоматическое формирование закупки на основании строк плана-графика закупок
  • формирование аналитических отчетов, позволяющих оценить процент исполнения плана закупок и заключенных контрактов, а также  экономию, полученную в результате проведения процедур закупок. 

Подготовка и проведение закупок

Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» автоматизирует основные способы закупок, регламентируемые федеральным законом №44-ФЗ, такие как:

  • конкурс
    • открытый/закрытый конкурс;
    • открытый/закрытый конкурс с ограниченным участием;
    • открытый/закрытый двухэтапный конкурс;
    • открытый/закрытый двухэтапный конкурс с ограниченным участием.
  • аукцион;
  • открытый аукцион в электронной форме;
  • запрос котировок;
  • запрос предложений;
  • предварительный отбор;
  • закупка у единственного поставщика.

В системе можно отразить все этапы подготовки и проведения процедуры определения поставщика (исполнителя, подрядчика) — от создания комиссии (конкурсной, аукционной, котировочной), до формирования пакета документации и публикации сведений о закупках на Официальном сайте ЕИС.

Информация о проводимых закупках вводится в систему в четко структурированном виде с использованием электронных документов и фиксируется в журнале закупок.

Подготовка пакета документации

Всю необходимую документацию:

  • извещение о проведении конкурса;
  • приглашение о принятии участия в аукционе;
  • извещение о проведении открытого аукциона в электронной форме;
  • извещение о проведении запроса котировок;
  • извещение о проведении запроса предложений;
  • извещение о проведении предварительного отбора;
  • извещение о проведении закупки у единственного поставщика;
  • конкурсная документация;
  • документация об аукционе;
  • документация об открытом аукционе в электронной форме;
  • документация о проведении запроса предложений

— можно сформировать в системе автоматически на основании введенных данных. Формирование документации производится с помощью системы отчетов в виде отдельных файлов в формате docx.

Для каждого типа документа — будь то извещение или закупочная документация, применяются встроенные шаблоны. При этом шаблоны являются настраиваемыми, то есть пользователь всегда может определить порядок отражения информации так, как это ему требуется. Система автоматически рассчитывает параметры формирования отчетов и предлагает пользователю наиболее оптимальный вариант.

Подобный механизм позволяет сократить время на подготовку качественной документации, поскольку сформированные в автоматическом режиме печатные документы не требуют дополнительной доработки пользователем.

Регистрация, рассмотрение и оценка заявок участников

Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» автоматизирует регистрацию заявок, поданных участниками закупки на участие в конкурсе, аукционе, запросе предложений или запросе котировок.

По каждой заявке участника можно ввести всю необходимую информацию — сведения об участнике, предоставленных в составе заявки документах, предлагаемой продукции с указанием ее функциональных характеристик и цены и др.

Предусмотрена регистрация изменений, вносимых в заявки участников закупки, а также регистрация отзывов заявок.

В системе реализован механизм рассмотрения заявок участников на соответствие установленным требованиям. В частности можно произвести детализированное рассмотрение заявки на:

  • наличие требуемых документов;
  • соответствие предоставленных документов требованиям;
  • соответствие условий исполнения контракта, предложенных участником и являющихся критериями оценки, требованиям заказчика.

В системе реализован набор аналитических отчетов, данные которых могут использоваться комиссиями на этапах рассмотрения и оценки заявок участников закупки. Для каждой заявки участника можно посмотреть предварительные решения, сформированные системой автоматически на основании введенных данных.

Для количественных критериев оценки заявок участников закупки, установленных в конкурсной документации, расчет балльных оценок производится системой автоматически.

Елена Зуева

Оценка заявок участников закупки по нечисленным критериям осуществляется путем отражения в программе баллов, выставленных членами комиссии и экспертами по каждому критерию (показателю критерия).

Присвоение мест заявкам участников закупки производится автоматически.

Для отражения в системе процедуры проведения очного аукциона предназначено автоматизированное табло аукциона. Табло отражает информацию об объявленной цене, шаге аукциона, а также данные о последнем и предпоследнем предложениях, поступивших от участников аукциона. Все ставки, сделанные участниками аукциона, фиксируются в системе.

Для отражения результатов работы комиссии в системе реализованы различные виды протоколов.

Протоколы можно сформировать в печатном виде автоматически. При этом их формирование производится в виде отдельных файлов в формате docx.

Для формирования протоколов используется механизм настраиваемых шаблонов, набор которых может быть расширен исходя из потребностей пользователей.

Регистрация контрактов

Программа предусматривает регистрацию первичных сведений о контрактах, заключенных по итогам проведения закупок, сведений об изменении контракта, а также сведений об исполнении контракта (этапа контракта) и сведений о расторжении контракта.

Отчеты

Для оперативного мониторинга исполнения плана закупок в программном продукте «1С:Государственные и муниципальные закупки 8»  реализованы отчеты, позволяющие оценить процент исполнения плана по следующим стадиям:

  • Исполнение плана-графика на стадии проведения закупок;
  • Исполнение плана-графика на стадии заключения контрактов.

Планирование закупок

  • Сбор  заявок в план закупок от подразделений;
  • Автоматическое формирование плана закупок в структурированном виде на основании плановых заявок;
  • Сбор заявок в план-график закупок от подразделений, в том числе на основании данных утвержденного плана закупок;
  • Автоматическое формирование плана-графика в структурированном виде на основании плановых заявок;
  • Автоматическое формирование  закупки, контракта (в случае закупки у единственного поставщика) на основании данных плана-графика закупок;
  • Набор аналитических отчетов для оценки исполнения плана-графика закупок, заключенных контрактов, а также  экономии, полученной в результате проведения процедур закупок.

Проведение закупки

  • Публикация сведений о закупке на Официальном сайте ЕИС;
  • Формирование итогов проведенных закупок;
  • Учет поступлений и возвратов средств, предоставленных участниками закупки в качестве обеспечения заявок и исполнения контрактов;
  • Набор отчетов для анализа движения средств, предоставленных в качестве обеспечения;
  • Автоматическое формирование контракта на основании итогов проведения закупок.

Мониторинг исполнения контрактов (договоров)

  • Подготовка сведений о заключенных контрактах;
  • Ведение графиков исполнения и оплаты обязательств;
  • Учет и согласование документов исполнения;
  • Регистрация и согласование счетов, выставленных поставщиками (исполнителями)
  • Формирование платежных документов на основании документов исполнения и выставленных счетов;
  • Набор аналитических отчетов для получения оперативной информации о процессе исполнения контрактов.

В программе предусмотрен ввод и хранение следующей информации о контракте:

  • общая информация — дата заключения и номер контракта;
  • заказчик и получатель продукции;
  • контрагент;
  • предмет контракта (наименование поставляемой продукции), с указанием количества, стоимости и сроков поставки;
  • этапы исполнения контракта;
  • источники финансирования контракта (в разрезе бюджетной классификации);
  • сроки оплаты (график оплаты);
  • порядок оплаты (взаимосвязь сроков поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг контракта и графика оплаты);

Приобретение программного продукта

Условия и порядок приобретения программного продукта «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» указаны в информационном выпуске № 23223.

Условия и порядок приобретения программного продукта «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» указаны в информационном выпуске № 22303.

Печать реестра закупок 1с Предприятие 8.2 для бюджетн орг-ций

Здравствуйте, помогите пожалуйста , как настроить реестр закупок для вывода на печать. Договоры прикрепляем обязательно к документам: «Покупка материалов». Услуги сторонних организаций». На печать выводим реестр закупок — он пустой.

Реестр закупок 1с — Юридический центр

Здравствуйте, помогите пожалуйста , как настроить реестр закупок для вывода на печать. Договоры прикрепляем обязательно к документам: «Покупка материалов». Услуги сторонних организаций». На печать выводим реестр закупок — он пустой.

Все надо делать правильно, медленно и печально.1. Создать договор (обязательно поле «Вид обязательства» должно быть заполнено)2. Создать документ «план-график финансирования обязательства» с суммой, КБК, КОСГУ, Номенклатурой, и галочкой «Утвержден»3.Принять бюджетное обязательство на этот договор4. В услугах обязательно заполнение первой строки из справочника «Номенклатура» с типом «Услуга»5.

А как сделать, чтобы по закупкам по авансовым отчетам в реестре закупок наименованием поставщика была организация, у которой п/о закупил товар, а не сам п/о

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector