Образец уведомления о явке за трудовой книжкой — investim.info

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении: как составить, выслать по почте, образец заполнения

Обязанность отправки уведомления на кадровиков или работодателей возлагается ст. 84.1 ТК РФ. В ней сказано, что, если работник по каким-либо причинам не может получить трудовую книжку в день увольнения, они должны отправить ему данный запрос, и со дня его отправки с них снимается ответственность за несвоевременный возврат документов.

Это говорит о том, что уведомление необходимо направить уже утром, следующим за последним рабочим днем уволенного сотрудника. Если от него не было получено ответа, но по истечении некоторого времени он обратился с письменной просьбой выдать трудовую, нужно удовлетворить заявление и отдать на руки документ в течение трех дней после его визита.

Наиболее распространенные ошибки кадровиков:

  • Отправка уведомления вместе с трудовой: этого делать нельзя, т.к. для почтового отправления документа требуется согласие его владельца, к тому же он может затеряться, и тогда придется самостоятельно восстанавливать всю информацию.
  • Устная просьба явиться в отдел кадров за получением книжки: в случае судебных разбирательств будет невозможно доказать, что работник был уведомлен о необходимости явиться на старое место работы за документом.
  • Неотправка уведомления: по закону данная ситуация трактуется как нарушение сроков выдачи трудовой книжки, и если работник обратится надзорный орган, на работодателя может быть наложен административный штраф за такое нарушение.

Сам образец уведомления о выдаче трудовой книжки законом не установлен, но работодателям рекомендуется составлять его в письменном виде и вписывать туда все необходимые данные: реквизиты сторон, дату составления и саму просьбу явиться за документами.

Нередко бывает так, что работодатель не выдает трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний рабочий день, или же несвоевременно отправляет уведомление с просьбой забрать данный документ, тем самым нарушая нормы ст. 84.1 ТК РФ. Есть всего несколько исключений, при которых с руководителя снимается ответственность:

  • Если работнику вовремя было направлено уведомление.
  • Если последний день работы не совпадает с датой прекращения трудовых отношений по причине прогула или осуждения сотрудника к наказанию.

Согласно действующему законодательству, за задержку трудовой книжки работодатель может понести административную ответственность:

  • За нарушение трудового законодательства – штраф от 30 000 до 50 000 руб., а для лица, отвечающего за выдачу документа – от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
  • Если сотрудник планировал трудоустроиться в другую организацию, но из-за несвоевременной выдачи трудовой прежним работодателем некоторое время был без работы, для последнего наступает материальная ответственность: он должен возместить не полученный за весь период заработок (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Теперь более подробно о том, кто именно отвечает за выдачу трудовых книжек: руководители или кадровики? Согласно п. 45 Правил ведения и хранения, вся ответственность за ведение, выдачу и хранение данных документов отвечают работодатели. Если же ими был издан приказ, согласно которому ответственность возлагается на другое уполномоченное лицо (чаще всего – сотрудника отдела кадров), то считаться виновным будет оно.

Статьей 84.1 ТК РФ установлен порядок действий сторон трудового договора при его расторжении.

В день увольнения гражданина, являющийся его последним рабочим днем, предприятием издается приказ о расторжении трудового договора, с которым физическое лицо должно быть ознакомлено под подпись.

В этот же день гражданину выдаются все причитающиеся ему денежные средства и трудовая книжка, содержащая необходимые записи и отметки.

Согласно пункту 35 Правил. утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, все отметки, сделанные предприятием в трудовой книжке, должны быть заверены:

  • подписью должностного лица;
  • печатью компании;
  • собственноручной подписью бывшего сотрудника.

Как следует из предписаний пункта 41 вышеназванных Правил, физическое лицо, получающее свою трудовую книжку, обязано подтвердить факт ее выдачи путем проставления подписей в личной карточке и журнале учета соответствующих формуляров.

Без указанных отметок работодатель рискует понести негативные последствия, связанные с невыдачей трудовой книжки.

  • За нарушение трудового законодательства – штраф от 30 000 до 50 000 руб. а для лица, отвечающего за выдачу документа – от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
  • Если сотрудник планировал трудоустроиться в другую организацию, но из-за несвоевременной выдачи трудовой прежним работодателем некоторое время был без работы, для последнего наступает материальная ответственность: он должен возместить не полученный за весь период заработок (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для выполнения этой процедуры установлены минимальные сроки. Подготовить документ нужно уже на следующий день после того дня, который является последним рабочим для уволенного сотрудника. Максимально допустимый срок для удержания документа составляет три дня. При больших задержках руководителю придется перечислять заработную плату работника, а официальную дату увольнения перенести.

Малейшая задержка грозит для работодателей санкциями со стороны соответствующих учреждений. Основное наказание – это обязательство компенсации работнику каждого дня, в течение которого гражданину не было предоставлено рабочее удостоверение.

Образец уведомления о явке за трудовой книжкой — investim.info

Не хочу читать! Нужна консультация

Трудовая книжка – документ для определения соответствия претендента имеющейся вакансии, отметок профессионального роста, причин увольнения, права на страховую пенсию.

В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными.

В день увольнения она должна быть выдана владельцу на руки.

Нередко ответственность работников, не отличающихся дисциплинированностью, перекладывается на должностное лицо или руководителя. Это не удивительно, ведь в отличие от них, он будет искать выход из сложившейся ситуации.

Часто уполномоченным лицам приходится отвечать за поступки других. В обратном случае – появится ответственность перед законом за ненадлежащее исполнение собственных обязанностей.

Образец уведомления о явке за трудовой книжкой — investim.info

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 . Это быстро и !

Сроки выдачи

После внесения записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию или по любой другой причине, ТК выдаётся работнику на руки и под расписку в день увольнения.

Не выдача ТК в течение трёх последующих дней – серьёзное нарушение.

Нарушать это правило – чревато неприятностями, которые может преподнести ситуация с оставленной трудовой с самой непредсказуемой стороны.

Отсутствие перечисленных действий, особенно со стороны нарушителя дисциплины, уволенного по взысканию, принуждают работодателя принимать на себя чужую ответственность. В итоге виновным окажется субъект, который обязан был выдать документ, а не тот, который должен был его забрать.

Образец уведомления о явке за трудовой книжкой — investim.info

Если к вечеру последнего дня пребывания на производстве, за ТК никто не явится – уполномоченный за выдачу сотрудник, обязан принять меры и проявить активность.

Его инициатива с необходимостью компенсирует бездействие бывшего сотрудника. Принятие мер заключается в оповещении лица об обязанности забрать документ.

Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ. Уволенный, не получивший на руки ТК, окажется в положении человека, который по правилам не может быть трудоустроен в другом месте.

Соответственно он будет выжидать время, которое может составить срок несколько месяцев, а затем – обратится в суд. В судебном порядке, доказав гражданским иском, что ему не выдали ТК с записью, он затребует оплаты вынужденного прогула за счёт средств организации.

Трудовая инспекция знакома с подобными ситуациями, которые встречаются повсеместно. Бывшие сотрудники, затаившие обиду на работодателя, уволившего их, готовы к тому чтобы доставить неприятности и поживиться за его счёт.

Если бывшего работника уволили за прогулы, а в назначенный для увольнения день он не явился на своё рабочее место, обязательно составьте акт о допущенном им дисциплинарном нарушении. Он защитит вас от возможных нападок с его стороны.

Если он на работу явился, но забыл зайти к вам и надлежаще оформить документы – с ним нужно связаться к концу рабочего дня:

  • по мобильной связи;
  • по рабочему телефону;
  • по электронной почте.

Образец уведомления о явке за трудовой книжкой — investim.info

Имейте в виду, что к этому времени трудовая книжка должна быть оформлена по установленным стандартам и требованиям.

В случае неявки уволившегося сотрудника за своей книжкой в течение трёх рабочих дней, последовавших за увольнением, составьте уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, но имеет статус документа. Оно содержит:

  • Фамилию и инициалы лица, которому адресовано.
  • Оповещение о том, что он уволен с указанием даты.
  • Сообщение, что он должен был забрать ТК, но не сделал этого.
  • Требование забрать документ незамедлительно.
  • Предложение выслать документ почтой, для чего необходим письменный запрос владельца ТК.

Составить уведомление нужно в 2 экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а другой отправляется заказным письмом уволившемуся работнику, с вложенной в письмо описью и с уведомлением о получении.

С момента отправки уведомления, с вас снимается ответственность за оставление владельцем своей книжки. Имейте в виду, у вас должны быть доказательства отправленного уведомления, что подтверждается:

  • наличием описи вложения;
  • квитанции об отправке;
  • уведомления о получении.

Как написать уведомление о получении трудовой книжки

Есть требования, согласно которым, при устройстве на работу сотрудник должен предоставить свою трудовую книжку. Исключения – первое трудоустройство, когда до этого человек нигде не работал, а также утеря документа.

В любом из этих случаев работодатель должен завести на сотрудника книжку. Хранить её будут в организации.

Также при внесении в бланк книжки информации нужно полностью соблюдать установленные нормы. Какие-либо нарушения могут повлечь признание записей в документе недействительными.

Также см. «Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)».

Образец уведомления о явке за трудовой книжкой — investim.info

На практике нередки случаи увольнения работников, конфликтующих с предприятием и отказывающихся от получения трудовой книжки. Также сотрудник может отсутствовать на месте в свой последний рабочий день.

В случае наступления вышеуказанных событий нормы законодательных актов Российской Федерации содержат исчерпывающие инструкции, предусматривающие необходимые действия предприятия.

Статья 84.1 ТК РФ указывает, что если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, то предприятие должно выслать ему заказным письмом с описью вложения уведомление о необходимости явиться за формуляром или же согласиться на его направление почтовой связью.

Пунктом 36 Правил. введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, предусмотрена обязанность предприятия направить бывшему сотруднику письменное извещение о необходимости получить трудовую книжку.

Такое сообщение должно быть вручено бывшему сотруднику в руки, что подтверждается его распиской с указанием даты получения уведомления.

Если предприятие проигнорирует описанную обязанность и не направит гражданину уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, то работодатель может быть привлечен к ответственности за невыдачу формуляра. Размер таких негативных последствий определяется неполученным заработком за период с момента увольнения до даты вручения трудовой книжки или направления сообщения.

Не допускается задержка выдачи или невыдача физическому лицу его трудовой книжки по вине работодателя. Помимо того, что на предприятие могут быть наложены финансовые санкции, оно должно будет изменить дату увольнения сотрудника. Указанные последствия прямо вытекают из содержания пункта 35 Правил. утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Согласно действующему законодательству, все документы, принадлежащие работнику, выдаются ему на руки в день увольнения – последний день работы. Нередко бывает так, что у сотрудника нет возможности или желания явиться в организацию: например, если он заболел, находится в отпуске или не согласен с расторжением трудового договора.

  • Наименование работодателя, адрес и телефон.
  • Регистрационный номер.
  • Ф.И.О. уволенного сотрудника.
  • Просьбу о явке за книжкой, либо даче согласия на ее отправку почтой.

Образец уведомления о явке за трудовой книжкой — investim.info

Стоит отметить, что трудовая книжка выдается на руки только после внесения в нее записи об увольнении. Во всех остальных случаях работники отдела кадров могут предоставить заверенную копию или выписку, т.к. до окончания действия трудового договора они несут ответственность за все документы и не могут их давать на руки даже под расписку.

В соответствии с КоАП, работники отделов кадров не имеет права намеренно удерживать трудовые книжки уволенных сотрудников, и если будет обнаружено данное нарушение трудовой инспекцией или другим уполномоченным органом, на них будут наложены штрафные санкции.

В данной ситуации действия работника отдела кадров или самого руководителя очень просты:

  • Необходимо направить уволившемуся сотруднику письменное уведомление с просьбой явиться на старое место работы за документом, при этом его копию и квитанцию об отправке письма необходимо сохранить.
  • Если работник дает согласие на отправку трудовой по почте, нужно переслать ее ценным письмом с уведомлением о вручении.
  • Если уволившийся отказывается получать трудовую, необходимо оформить акт об отказе и указать в нем причину.

Часто возникает необходимость отправки уведомления о направлении трудовой книжки по почте, если уволившийся сотрудник работает в филиале компании, а главный офис находится в другом городе, или же когда работник трудился вахтовым методом и изменились обстоятельства до приезда на вахту. В таких случаях пересылка документов осуществляется на основании заявлений на увольнение и на отправку почтовым отправлением.

Заявление о пересылке почтой должно содержать следующую информацию:

  • Дату и причину увольнения.
  • Саму просьбу отправить документ и адрес, куда он должен быть доставлен.

Если же работник не забрал при увольнении трудовую и не написал заявление с просьбой отправить ее письмом, то сам работодатель или ответственное лицо должны составить уведомление о направлении трудовой книжки по почте, после чего получить согласие от ее владельца таким же путем. Когда все документы будут готовы (уведомление и письменное согласие), необходимо посетить почтовое отделение, взять бланк на отправку заказного письма и описи вложения. После заполнения сотрудник почты оформит письмо и выдаст уведомление об отправке.

Когда заказное письмо будет получено работником, на адрес работодателя придет уведомление об этом. Квитанция, опись и уведомление должны быть зарегистрированы в журнале входящей корреспонденции, т.к. эти документы могут послужить доказательством правомерных действий руководителя, если уволенный сотрудник решит обратиться в надзорные органы.

Отправка документов по почте – самый простой вариант, облегчающий жизнь как уволившимся сотрудникам, так и кадровикам. Чтобы это сделать на законных основаниях, нужно выполнить несколько действий:

  • Отправить гражданину письменное уведомление на получение трудовой книжки или дать согласие на ее пересылку по почте.
  • После получения согласия переслать документ ценным письмом с уведомлением о получении.

Согласие в обязательном порядке должно содержать паспортные данные и саму суть: то, что работник не возражает против пересылки трудовой по почте. Данный документ составляется в форме расписки.

Трудовая книжка служит информационным источником для работодателей о стаже потенциальных сотрудников. Поэтому при приеме на работу именно работодатель будет отвечать за сохранение всех документов подчиненного. А вот при увольнении возникает другое обязательство – это выдача документации сотруднику.

И хотя работник в большинстве случаев сам является за рабочим удостоверением, но в законодательстве рассматриваются ситуации, когда они не приходят. Тогда работодатель должен напомнить ему о необходимости забрать рабочее удостоверение. Для этой цели осуществляется оформление уведомления в письменном виде.

Написать такое обращение к работнику нужно в тех случаях, когда он не приходит за собственной рабочей документацией, а потому соответственно возникает задержка увольнения. Если сложились такие обстоятельства, именно кадровики отвечают за уведомление о получении трудовой книжки и расчета, направленное на адрес работника.

При реализации данной процедуры стоит позаботиться о наличии подтверждения факта отправления. А потому используется заказное письмо, отправляемое по почте, с описью вложенного.В данный документ при оформлении необходимо включить такие реквизиты:

  • Сведения об организации;
  • Дата написания;
  • ФИО работника и его адрес;
  • Наименование документа с просьбой забрать трудовую книжку;
  • Подпись лиц, оформлявших обращение.

Во многих случаях альтернативой для уведомления является получение документа доверенным лицом.

В законодательстве есть требования по содержанию, но нет – по точной форме соответствующего документа. Так как в верхнюю часть традиционно вписываются реквизиты, отличной подойдет для этого фирменный бланк, где наименование предприятия уже присутствует. Кроме наименования организации обязательно требуется записать:

  • Кто является адресатом – достаточно указать ФИО работника и его адрес;
  • Посередине вписывается, о чем именно уведомляется сотрудник;
  • В основном тексте необходимо уточнить о необходимости срочно прийти в отдел кадров для получения трудовой книжки;
  • Упоминается и причина, по которой был уволен человек, или другое основание, по которому возникла необходимость возврата документа работнику;
  • Дополнительно можно написать фразу о том, что при невозможности личной явки сотрудник должен дать согласие в письменном виде, чтобы документ отправили по почте;
  • Кадровик в конце ставит свою подпись, а также указывает ФИО.

Образец уведомления о явке за трудовой книжкой — investim.info

При увольнении работнику возвращается трудовая книжка. В знак ее получения он расписывается в личной карточке и в книге учета движения бланков. Но, нередки ситуации, когда в день увольнения работник не выходит на работу. В этой ситуации кадровику следует выслать уведомление сотруднику о получении трудовой книжки.

Как выдается трудовая книжка при увольнении?

В процессе увольнения работника работодатель должен подготовить полный пакет документов к выдаче ему на руки.

Если же увольняющийся по каким-то причинам не может забрать деньги и документы в положенный срок, работодатель обязан выполнить все действия согласно требованиям, чтобы снять с себя ответственность за несвоевременное предоставление причитающегося.

Составляется такое извещение в произвольной форме и направляется работнику заказным письмом с уведомлением о доставке.

У документа нет унифицированной формы, поэтому ее можно корректировать самостоятельно с содержанием основных моментов. Что представляет собой резолюция на заявлении об увольнении и как она заполняется вы можете прочесть по ссылке.

Образец структуры документа можно просмотреть в интернете, но в основном каждое предприятие формирует собственный вариант уведомления с его закреплением в политике предприятия.

Сроки выдачи

  • «Почтой России» (желательно ценным письмом с описью вложения, чтобы можно было доказать, что именно было выслано). Уведомление о вручении необязательно, т. к. отследить получение письма абонентом можно с помощью электронного сервиса на основании трек-номера.
  • Курьерской службой (их существует много, и доставка отправлений производится практически в любом населенном пункте России). Доказательством получения сотрудником уведомления будет его подпись в накладной.
  • Курьером предприятия. Получатель должен будет расписаться в специальной ведомости.

Снятие ответственности с работодателя

Как говорилось ранее, всю ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении несет руководитель или иное уполномоченное лицо, назначенное его приказом. Существует всего несколько ситуаций, при которых они не отвечают за задержку трудовой:

  • Если уведомление было направлено вовремя.
  • Если уволившийся сотрудник сам отказался приходить в организацию и забирать книжку, но и не дал согласие на пересылку по почте.
  • Если по каким-либо причинам письмо-уведомление не было доставлено до адресата, но имеется квитанция о его отправке.
  • Если последний рабочий день не совпадает с датой увольнения по причине расторжения трудового договора из-за ареста или прогулов работника.

Чтобы избежать проблем, нужно учитывать все вышеперечисленные пункты, т.к. гражданин, права которого были нарушены работодателем, может обратиться в трудовую инспекцию или суд. Если вина последнего будет установлена, то на него возлагается материальная и административная ответственность.

Образец уведомления о явке за трудовой книжкой — investim.info

Итак, если уведомление не было выслано, то администрация предприятия обязана (ст. 234 ТК РФ, п. 35 Правил):

  • издать новый приказ о расторжении трудового договора (днем увольнения будет считаться день получения сотрудником книжки);
  • внести на основании приказа новую запись в книжку, признав ранее сделанную запись недействительной;
  • возместить сотруднику весь заработок, который не был им получен вследствие задержки выдачи документа.

ВАЖНО! Средний заработок в данном случае определяется путем умножения среднедневного заработка сотрудника на количество дней, прошедших до момента получения им книжки либо до момента отправки работодателем уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой (определение Мосгорсуда от 24.11.2010 по делу № 33-36584).

Кроме того, с работодателя могут быть взысканы:

  • денежная компенсация в размере не менее 1/150 ключевой ставки, установленной Банком России (ст. 236 Кодекса);
  • компенсация морального вреда, который был причинен неправомерными действиями/бездействием администрации предприятия (ст. 237 Кодекса).

Отправка уведомления на следующий день после увольнения сотрудника, по каким-либо причинам не получившего книжку, избавит от этих негативных последствий.

Таким образом, уведомление о трудовой книжке при увольнении по образцу следует составлять в том случае, когда указанный документ не был выдан непосредственно при увольнении. Основные задачи, которые нужно решить при отправке уведомления:

  • включить в него требование явиться за книжкой или дать согласие на ее отправку по почте;
  • отправить уведомление способом, обеспечивающим доказательства его получения работником.

Образец уведомления о вручении трудовой книжки

Устанавливая общий порядок действий работодателя при отказе сотрудника от получения трудовой книжки, положения ТК РФ не предусматривают образцы необходимых документов.

Не разработаны примеры соответствующих уведомлений и в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, и в Инструкции, введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

С учетом существенных санкций за невыдачу трудовой книжки содержание сообщения о необходимости ее получения приобретает особое значение.

Как следует из буквального толкования статьи 84.1 ТК РФ. уведомление работника должно содержать:

  • фамилию, имя, отчество гражданина;
  • его адрес жительства;
  • наименование предприятия, направляющего сообщение;
  • исходящий номер и дату;
  • дату увольнения сотрудника;
  • указание на факт неполучения трудовой книжки;
  • информацию о необходимости явиться к работодателю для получения формуляра или предоставить письменное согласие на его направление почтовой связью;
  • адрес для прибытия гражданина и высылки ответа, а также режим работы;
  • фамилию, имя, отчество и подпись ответственного сотрудника;
  • печать работодателя.

Наличие описанных реквизитов позволит утверждать о надлежащем извещении бывшего работника.

Если главный бухгалтер регулярно перечислял себе зарплату в большей сумме, чем это оговорено в трудовом договоре, суммы такого превышения не включаются в базу по взносам.

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Сроки выдачи

Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику?

Что говорит закон?

Работодатель ни в коем случае не должен удерживать у себя трудовую книжку уволенного сотрудника дольше 3 дней.

Для этого необходимо лишь отправить ему соответствующее уведомление и попросить забрать трудовую книжку.

Нормативная база

Получение сотрудником трудовой книжки регулируют такие нормативные документы, как Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Трудовой Кодекс Российской Федерации

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Трудовая книжка должна быть передана сотруднику в его последний рабочий день (день увольнения).

Первое, что должны сделать в отделе кадров, это отправить ему письменное уведомление. И уже на основании этого документа решать, что делать с трудовой книжкой.

При расторжении договора работнику обязательно должны отдать его трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью (ст. 84 ТК РФ).

При этом уведомление должно быть отправлено таким образом, чтобы потом можно было подтвердить его отправку.

Для этого необходимо произвести опись вложенного и позаботиться об уведомлении о получении письма.

Что делать, если работника осудили за преступление и он был уволен на основании приговора суда, но трудовая книжка осталась у работодателя?

Осужденный сотрудник должен либо дать согласие на пересылку документа почтой, либо на получение трудовой доверенным лицом.

Но для этого потребуется нотариально заверенная доверенность. В случае с осужденным сотрудником, такую доверенность может заверить начальник колонии (ст. 185 ГК РФ).

Если сотрудника призвали для прохождения военной службы, трудовой договор с ним автоматически прекращает свое существование (ст. 83 ТК РФ). А значит, что получить свою трудовую книжку он может в установленном законом порядке.

Если же сотрудник не забрал ее в установленный законом срок, работодатель отправляет ему заказным письмом уведомление о получении документа. Если владелец не может его забрать, документ отдают доверенному лицу.

В связи со смертью

Получить документ умершего сотрудника имеют право родственники.

Если за трудовой книжкой никто не обращается, работодатель обязан отправить соответствующее уведомление одному из родственников.

Если уволенный работник сам отказывается забирать свою трудовую книжку, работодатель отправляет ему письмо о получении документа.

В нем обязательно должен быть пункт о пересылке документа почтой. Кроме этого, он вправе составить акт об отказе.

Пример составления акта об отказе работника получить трудовую книжку

Как написать такое письмо?

Чтобы правильно оформить документ, необходимо указать в нем следующие данные:

  • наименование и реквизиты организации;
  • номер документа;
  • дата создания;
  • ФИО сотрудника;
  • адрес, на который будет отправлено письмо;
  • название документа;
  • просьба забрать документ;
  • предложение переслать документ по почте;
  • подпись должностного лица и печать предприятия.

Именно сотрудники отдела кадров обязаны подготовить уведомление о получении трудовой книжки.

В документе указывается вся необходимая информация и обязательно должна быть просьба забрать документ.

При написании письма важно составить опись вложения, чтобы потом были доказательства его отправки.

Также необходимо, чтобы пришло уведомление о получении письма адресатом.

Образец и форма

Особая форма этого документа законодательством не утверждена. Каждый работодатель имеет право разработать свой собственный бланк уведомления.

Пример уведомления

Согласно законодательству РФ письмо о получении документа необходимо отправить сотруднику не позднее следующего утра после его последнего рабочего дня.

И тогда работодателю придется компенсировать все то время, когда бывший работник находился без трудовой книжки и не мог устроиться на работу.

Уведомление сотруднику можно отправить почтой.

Ни в коем случае нельзя отправлять вместе с уведомлением и трудовую книжку:

  • во-первых, это можно сделать только с согласия владельца документа;
  • во-вторых, трудовая книжка может легко потеряться.

Письмо следует посылать заказным письмом и проследить, чтобы пришло уведомление о том, что адресат его получил.

Тогда в суде работник уже не сможет доказать, что ничего не получал.

Уведомление сотрудника о необходимости забрать свою трудовую книжку составляется на бланке предприятия. В документ включаются следующие данные:

  • дата составления и исходящий номер документа;
  • фамилия, имя и отчество уволенного сотрудника и его адрес;
  • сообщение, что трудовой договор с данным сотрудником расторгнут;
  • дата его расторжения;
  • сообщение о необходимости забрать книжку;
  • адрес, по которому можно получить трудовую книжку, и время, когда это можно сделать;
  • просьба при невозможности получения книжки дать свое письменное согласие на ее отправку по почте;
  • должность уполномоченного должностного лица работодателя, его подпись с расшифровкой.

Пример документа можно посмотреть по следующей ссылке: Образец уведомления о явке за трудовой книжкой.

Хранение трудовой книжки

Как быть, если уведомление было отправлено, но работник так и не явился за трудовой или не дал письменное согласие на ее пересылку по почте? В такой ситуации необходимо руководствоваться п. 43 Правила учета и хранения, который говорит о том, что все трудовые книжки, не полученные сотрудниками в день увольнения, должны храниться у работодателя до востребования.

Если сотрудник все же решил забрать трудовую после расторжения договора, то он должен написать соответствующее заявление. Оно рассматривается руководителем, и в течение трех дней после даты обращения необходимые документы должны быть выданы на руки. Такая обязанность установлена ст. 84.1 ТК РФ, и если работник не получает вовремя книжку, он имеет право обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector