Представительские расходы в 2019 г.

Требования к оформлению первичных учетных документов

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

В таком отчете должны быть указаны:

  • время и место проведения мероприятия;

  • программа мероприятия;

  • состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

  • величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

  1. приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

  2. смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

У любой компании в процессе осуществления хозяйственной деятельности может возникнуть необходимость отражения представительских расходов в учете. 

  • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п.2 ст. 264 НК РФ).

Вместе с тем, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Перечень представительских расходов является закрытым, поэтому не поименованные в пункте 2 статьи 264 НК РФ, затраты не относятся к представительским.

Для признания представительских расходов в учете, также как и любых других расходов организации необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Несоблюдение какого-либо из указанных критериев означает невозможность принятия затрат в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Однако во избежании споров с налоговыми органами, необходимо соблюсти еще один критерий — размер представительских расходов не должен превышать предусмотренный норматив. Он установлен пунктом 2 статьи 264 НК РФ в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Затраты сверх указанного лимита в целях налогообложения не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ). Отметим, что база для исчисления предельной суммы представительских расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ), а именно на конец I квартала, полугодия и девяти месяцев календарного года.

Таким образом, окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года – 31 декабря.

Например, если при расчетах в первом квартале, по итогам года величина норматива составит большую сумму, чем произведенные затраты, например, в первом квартале, то учесть при расчете налога на прибыль можно будет только сумму (норматив) по итогам первого квартала.

Порядок оформления

Для контроля за расходами рекомендуем издать приказ, например о предельных нормативах отдельных видов представительских расходов. Такие нормативы, а также перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

Приказ

Представительские расходы в 2019 г.

01 января 2013 год № 12/ПР

О представительских расходах

Вид представительских расходов Расходы на одного человека
Официальный прием (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие) до 500 рублей в день
Транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия до 300 рублей в день
Оплата услуг переводчиков (не состоящих в штате) до 600 рублей

2. Назначить ответственным за расходование средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов финансового директора М.Н. Павлову.

3. Представлять отчет о проведении каждых переговоров течение 3 дней с момента проведения.

Генеральный директор ООО «Вдохновение»

В.А. Николаев ________________________

В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу.

Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования

К представительским расходам относят затраты компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

3. Транспортное обеспечение доставки лиц, указанных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

4. Буфетное обслуживание во время переговоров.

5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний сотрудников.

Дебет счета

Кредит счета

операции

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Приняты к учету услуги (работы) по представительским расходам

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

10 «Материалы»

Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Учтены представительские расходы, на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия

90.02 «Себестоимость продаж»

44 «Расходы на продажу»,

26 «Общехозяйственные расходы»

Представительские расходы учтены в себестоимости товара, работ, услуг

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

  • утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
  • утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
  • подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

В налоговом учете, на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом включение представительских расходов в состав прочих расходов нормируется в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ).

Представительские расходы в 2019 г.

Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где используемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответствующем (отчетном) периоде.

Превышающая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ).

Таким образом, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может увеличиваться, а значит может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.

Важно обратить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно, иметь:

  1. Экономическую обоснованность.
  2. Документальное подтверждение.
  3. Направленность на получение дохода.

Что относится к расходам на оплату труда, к которым привязаны представительские расходы

Для таких целей следует применять нормы ст. 255 НК РФ. Перечень расходов в этой статье Налогового кодекса является открытым. Это значит, что главное, на что следует опираться – это:

  • начисление должно быть предусмотрено трудовым или коллективным договором или системой оплаты труда налогоплательщика;
  • начисление должно соответствовать нормам законодательства РФ;
  • начисление должно быть обоснованным и документально подтвержденным, т. е. отвечать требованиям ст. 252 НК РФ.

Обратите внимание, что определять сумму расходов на оплату труда следует тем же методом, который используется для учета всех расходов – кассовым методом или методом начисления.

Все, что необходимо для приема представителей других организаций в целях установления взаимовыгодного сотрудничества и продолжения работы с уже действующими компаниями, относят к представительским расходам.

Конкретно, в представительские расходы можно включить буфетное обслуживание (ресторанное обслуживание), оплату услуг переводчиков, транспортную доставку представителей организаций к месту проведения приема.

Можно ли включить в расходы при УСН 15% доходы минус расходы?

Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • переговоров с представителями других компаний и клиентами — физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;

  • заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.

К таким расходам относятся, в частности, затраты:

  • на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;

  • по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

  • на буфетное обслуживание во время мероприятия;

  • на услуги переводчиков во время мероприятия.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

К сожалению, принять в расходы на упрощенке с объектом «Доходы минус расходы» представительские затраты не разрешается совсем. По данному вопросу Минфин России высказался уже давно в письме от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22. К сожалению, с тех пор ситуация не изменилась и в п. 1 ст. 346.16 НК РФ так и не появился пункт о представительских расходах, как не появился и пункт «прочие расходы».

Если компания работает на УСН 15%, то включить в расходы сумму представительских расходов невозможно, т.к. представительские расходы не поименованы в перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Однако расплатиться за прием представителей и возместить произведенные расходы можно, при этом из состава налогооблагаемых расходов сумму представительских расходов необходимо исключить.

Согласно последнему письму Минфина № 03-03-06/1/3120 от 22.01.2019 г., в составе представительских расходов могут быть и спиртные напитки, ведь конкретный состав расходов нормами НК РФ не установлен.

Внимание! Письмо послужило ответом на конкретный вопрос, а не было направлено для широкого круга лиц или для исполнения налоговыми органами, это необходимо учитывать при принятии решения.

Как оформить представительские расходы (примеры)?

На проведение представительского мероприятия в I квартале организация потратила 35 000 руб. Во II квартале таких расходов у нее не было.

Расходы организации на оплату труда составили:

  • за I квартал — 500 000 руб.;

  • за II квартал — 600 000 руб.

Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть, составляет:

  • в I квартале – 20 000 руб. (500 000 руб. x 4%);

  • в I полугодии – 44 000 руб. ((500 000 руб. 600 000 руб.) x 4%).

Представительские расходы в 2019 г.

Представительские расходы за I квартал больше норматива (35 000 руб.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector