Запись в трудовой книжке недействительна: образцы и как исправить

Нормативные акты, регламентирующие внесение исправлений, если запись в трудовой книжке недействительна

Запись о недействительности записи в трудовой книжке нельзя подчищать и исправлять, используя корректирующие средства. Во всем остальном для каждого раздела есть свои нюансы.

Ошибка первичного заполнения — это неточность в заполнении титульного листа при первом оформлении документа работнику. Такие ошибки не подлежат исправлению и бланк уничтожается, оформляется новый.

В случае изменения персональных данных владельца (фамилия, имя, отчество, дата рождения и т.д.), необходимо признать внесенные сведения не соответствующими действительности и внести новые в трудовую книжку человека.

Делается это в следующем порядке:

  1. Недействительные персональные данные в бланке аккуратно зачеркиваются одной чертой.

  2. Сверху вписываются актуальные сведения.

  3. На внутреннюю сторону обложки вносится информация, что персональные данные владельца изменены на основании такого-то документа.

  4. Ниже ставится подпись работника, который внес изменения, и печать организации.

Информация в бланке считается ошибочной, только если изменения сделаны на основании оригиналов соответствующих документов:

  • паспорт;

  • свидетельство о регистрации (расторжении) брака;

  • свидетельство о смене фамилии, имени, отчества, даты рождения.

Сведения о реквизитах этих документов также вносятся на титульный лист документа.

При исправлении ошибочных сведений в этом разделе бланка ничего не зачеркивается. Кадровые работники часто интересуются, как записать в трудовой книжке “запись недействительна”. Действовать надо так:

  1. В первой графе указывается следующий за последним порядковый номер.

  2. Указывается фактическая дата внесения исправлений.

  3. В третью графу вписывают фразу “Запись под номером (указывается порядковый номер неправильной формулировки) считать недействительной” и далее пишут правильную формулировку.

  4. В четвертой графе указывают реквизиты документа, который являлся основанием для внесения первоначальных сведений.

Если ошибка допускается в реквизитах документа, общий порядок тот же, только в третьей графе ничего не меняют, кроме самих реквизитов.

Общий алгоритм корректировки сведений о работе или награждениях таков:

  1. В первой графе ставят очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи;
  2. Во второй графе − дату создания исправляющей записи;
  3. Третью графу начинают со слов «Запись за номером … недействительна»;
  4. Продолжают третью графу корректным вариантом записи;
  5. В четвертой графе ссылаются на приказ, содержащий корректные сведения, а если сам приказ был издан ошибочно – то на реквизиты приказа, аннулирующего ошибочный.

Бытует мнение, что фраза «Запись за номером таким-то недействительна» и последующие правильные сведения должны оформляться двумя записями под разными номерами. Однако специалисты признают такой подход неверным и рекомендуют и то, и другое записывать под одним номером.

Это следует из логики самого факта исправления: фраза о недействительности прежней записи обязательно должна быть подкреплена «действительным» вариантом, а «действительный» вариант не может быть занесен сам по себе и стать отдельной самостоятельной записью, ведь работника не заново принимают на работу или увольняют, а лишь повторяют старую запись в корректном варианте.

Если дело касается первой страницы ТК, где записаны данные о владельце, то схема внесения корректировок будет такая:

  1. Одной тонкой чертой зачеркивается неверная (или изменяемая, дополняемая) запись;
  2. Рядом аккуратно вписывается актуальная информация;
  3. На обложке с внутренней стороны ссылаются на документы, которыми подтверждается корректировка;
  4. Ссылка на документы заверяется печатью организации и подписывается сотрудником, отвечающим за ТК.

Исправление в трудовой книжке — образец:Пошаговая схема внесения исправлений на титульную страницу ТК.

удаление неверной записи в трудовой

При нахождении неверных сведений в тексте специалист вносит поправочную информацию, для чего указывает:

  • Порядковый № записи;
  • В гр. «Дата» — дату производства записи арабскими цифрами
  • В гр. «Сведения о работе» — название фирмы (полное и аббревиатуру), неправильная запись признается недействительной фразой «запись № … считать недействительной», вносится новая информация;
  • В графе «Наименование, дата и номер документа, обосновывающего запись» фиксируется № и дата распоряжения, подтверждающего правдивость новых сведений;
  • Должность и подпись специалиста, сделавшего исправление.

Таков алгоритм исправлений, когда неточность допущена исполнителем в одной организации. Например, при ошибке в названии должности (образец № 1), номере распоряжения по личному составу или его содержания (образец № 2).

Вариаций на эту тему очень много, ведь все зависит от того, какая конкретно ошибка была допущена. Если работник был восстановлен в должности, должна быть такая формулировка: «Запись за номером N недействительна. Восстановлена на прежней работе по решению суда». Обязательно нужно указать и документ, на основании которого сотрудник был возвращен на старую должность – приказ руководителя.

Если при увольнении была неправильно указана причина (например, работник уволился по собственному желанию на основании ст. 80 ТК РФ, но фактически истек срок трудового договора), то запись также признается недействительной, а ст. 80 заменяется на п. 7 ст. 77 ТК РФ.

В случае, когда сотрудник был уволен или переведен на другую работу, но впоследствии данная запись в трудовой книжке была признана недействительной, он может предоставить работодателю письменное заявление о выдаче дубликата трудовой, в которой не будет указана неверная информация.

Образец отмены записи в трудовой книжке или что в ней может быть отражено:

  • Указание о неверной информации об увольнении.
  • Исправление неверной даты трудоустройства.
  • Корректировка данных при восстановлении на прежнем месте работы.
  • Исправление записи в графе «Сведения о награждениях».
  • Исправление названия предприятия в случае, если в нем была допущена ошибка.
  • Исправление неправильно указанных данных о приказе (дата издания и его номер).
  • Изменение формулировки увольнения, если она была изложена неверно.
  • Изменение неверной записи, обнаруженной после увольнения в новой организации.

Если сотрудник после получения трудовой книжки на руки обнаружил в ней ошибки, первое, что должен сделать работник отдела кадров – это внести изменения на основании приказа, изданного руководителем.

Что должен содержать приказ:

  • Наименование организации, дату создания и номер.
  • Формулировку: например, «Приказываю отменить приказ от 10.10.2015 №777 об увольнении бухгалтера Афанасьевой И.В.»
  • Ниже формулировки – приказ о внесении соответствующих изменений в трудовую.
  • Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой исправить ошибку.
  • Работодателя издает приказ о необходимости внесения изменений в трудовую книжку и присваивает ему номер.
  • Сотрудник кадровой службы подтверждает в трудовой письменно, что ранее указанная информация была признана недействительной, а также вписывает дату и номер приказа. Затем он вписывает свою должность, Ф.И.О. и подпись, а в завершение ставит печать.

Процедура внесения записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу

Неправильно указанная дата трудоустройства в дальнейшем может привести к проблемам с Пенсионным фондом у владельца трудовой книжки, и если она была вписана неверно, кадровику нужно сделать следующее:

  • Дождаться издания приказа руководителем.
  • Внести изменения. Пример: «Запись за номером 10 недействительна. Принята на должность менеджера 12.11.2015 года».

Основаниями для признания этого документа недействительным могут быть такие ситуации:

  • В книжке неправильно указаны фамилия, имя или отчество работника. При этом ошибка может состоять всего в одной букве – если данные книжки не совпадают с паспортом, документ является недействительным.
  • На титульном листе документа отсутствует печать организации или подпись лица, который был уполномочен заполнять книжку.
  • В трудовой книжке указана неправильная дата заполнения (например, раньше, чем был выпущен сам бланк документа). Часто это делается с целью увеличить трудовой стаж работника.

Работодателям следует помнить, что отказ гражданину в трудоустройстве по причине недействительности его трудовой книжки незаконен.

На основании письменного заявления сотрудника работодатель также может оформить ему новую трудовую, но записи с предыдущих мест работы в нее внесены не будут.

Основной и наиболее распространенный способ исправления неточностей в записях трудовой книжки – это признание ошибочных данных недействительными. Рассмотрим порядок такого исправления на примере.

В разделе трудовой книжки под порядковым номером 14 имеется запись об увольнении сотрудницы Степаненко О.О. с 21.10.2015, сделанная на основании приказа № 121-к и заявления об увольнении по собственному желанию.

Утром 21.10.2015 руководитель заполнила трудовую книжку и подготовила все необходимые для увольнения документы, однако Степаненко О.О. отозвала свое заявление и решила продолжить работу в организации. Для отмены записи об увольнении руководителю необходимо предпринять следующие действия:

  • Издать новый приказ, который отменяет приказ об увольнении (например, № 122-к).
  • Внести в трудовую книжку под порядковым номером 15 новую запись от 21.10.2015 такого типа: «Запись за номером 14 недействительна».
  • Указать после записи дату и номер нового приказа, на основании которого предыдущая запись признается недействительной (в данном случае это приказ № 122-к от 21.10.2015).

Если исправление записи касается другого вопроса (например, неправильно указана должность сотрудника), то во втором пункте, после указания номера недействительной записи, нужно еще и внести правильные данные.

Образец аннулирования записи в трудовой книжке работника

Выбор методики исправления ошибок зависит от нескольких параметров:

  • является ли вносимая запись первой в документе;
  • в каком разделе была отражена некорректная информация.

Если ошибочная информация приведена в первой записи в трудовой, то эта запись в трудовой недействительна автоматически. Испорченный формуляр подлежит уничтожению. Вместо него необходимо завести новую трудовую книжку.

Признание записи недействительной

Трудовая книжка – это практические единственный документ, на основании данных из которого высчитывается стаж работника для начисления ему пенсии.

При этом записи о работе, а также сам документ должны быть заполнены правильно – в противном случае сотрудники Пенсионного фонда просто не учтут их.

Регламентация ведения записей в трудовой книжке осуществляется несколькими документами:

  • ТК РФ.
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
  • Подлежащие исправлению – их легко устранить, если следовать требованиям Правил и Инструкции. Эти ошибки охватывают следующие разделы:
    • Сведения о работе;
    • Сведения о награждениях.
  • Не подлежащие исправлению – устранение таких ошибок приведет к недействительности записи или же всего документа. Запрещается исправлять ошибки в таком разделе, как титульный лист.
  • Не регламентированные законодательством – вопросы относительно исправления таких ошибок приходится самостоятельно решать сотруднику кадровой службы предприятия.
  • Ошибки, которые относятся к первой группе, нужно исправлять в соответствии с установленными требованиями – иначе внесенные изменения будут неправильными.

    Если в документе была обнаружена неправильная или неточная запись, ее может исправить:

    • Работодатель или кадровая служба того предприятия, где была допущена ошибка;
    • Нынешний работодатель, при наличии письменного и официального разрешения от предыдущего нанимателя.

    Исправление записи должно происходить правильно и соответствовать требованиям законодательства.

    Запрещается для этих целей использовать корректор, а также замазывать, подделывать или закрашивать запись.

    В соответствии с Правилами и Инструкцией, которые регламентируют порядок ведения трудовых книжек, допускаются такие способы исправления ошибочно внесенной записи:

    • Зачеркивание записи;
    • Дополнение записи;
    • Признание ее недействительной.

    При этом применение конкретного способа зависит от раздела, в котором была обнаружена ошибка. Так, в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и награждениях, запрещается зачеркивание записей. Единственный допустимый вариант исправления ошибки – признание записи недействительной и внесение новых, правильных данных.

    Зачеркивание разрешается только в исключительных случаях – для исправления таких данных о сотруднике, как:

    • Его фамилия, имя или отчество;
    • Ошибка в дате рождения.

    Для исправления старая запись зачеркивается тонкой линией, а рядом ставится новая – внизу или на этой же строчке, если есть место. При этом зачеркнутая запись должна хорошо читаться.

    Также на внутренней стороне трудовой книжки указывается ссылка на документ, на основании которого вносится данное исправление (или на документы, если их несколько). В соответствии с Инструкцией, такими документами-основаниями могут быть:

    • Паспорт;
    • Свидетельство о браке;
    • Свидетельство о расторжении брака;
    • Документы, подтверждающие смену имени или фамилии.

    Запись в трудовой книжке недействительна: образцы и как исправить

    Зачастую на внутренней стороне трудовой книжки должны быть указаны сразу несколько документов – например, свидетельство о браке и паспорт.

    Такое требование связано с тем, что каждого документа по отдельности недостаточно для того, чтобы в полной мере проследить изменение фамилии сотрудника.

  • Запись в трудовой сделана с наличием грамматических ошибок (неправильно указана какая-то из букв). Способ исправления зависит от того, где была допущена ошибка:
    • В сведениях о работе – запись признается недействительной, вносится правильное название (структурного подразделения, должности и т.п.);
    • На титульном листе – если ошибка касается неправильного имени, фамилии или отчества сотрудника, работодатель не имеет права исправлять такую ошибку, этот вопрос должен решаться в судебном порядке.
  • Указана неверная дата записи. Эта ошибка исправляется путем признания записи недействительной – под следующим порядковым номером вносятся данные уже с правильной датой.
  • Пропущена запись – эта ошибка относится к третьей группе, то есть она не имеет четкой законодательной регламентации и исправляется кадровиками на основании сложившейся практики.

    В связи с этим можно выделить несколько правил:

    • Отменять или признавать недействительными записи, следующие за пропущенной, не стоит.
    • Пропущенную запись можно внести в любое время, указав при этом в графе 2 дату ее внесения.
    • Сама запись должна содержать дату того события, указание которого было пропущено. Например, запись от 09.10.2015: 12.06.2015 переведена на должность главного бухгалтера ООО «Изумруд».
  • Допущена ошибка в названии организации. Этот вопрос четко не урегулирован, поскольку у названия организации нет порядкового номера.

    Наименование указывается перед записью о принятии на работу – на печати или в письменном виде.

  • за последней записью в трудовой книжке пишется, что в названии организации была допущена ошибка;

    указывается правильное название.

    При этом не нужно указывать ни порядковый номер новой записи, ни документ-основание для исправления.

  • Неправильно указан порядковый номер записи, а также дата или номер приказа. Эти ошибки относятся к таким, что содержатся в разделе «Сведения о работе» и подлежат исправлению путем признания записи недействительной. После вносится уже правильная информация.
  • Стоит рассмотреть более подробно, как правильно признать запись недействительной и указать новые, уже исправленные данные.

    Законодательство Российской Федерации защищает права трудящихся и оговаривает, как должно строиться взаимодействие разных сторон процесса труда, чтобы ничьи права не были ущемлены.

    Трудовой кодекс Российской Федерации оговаривает все нюансы, в том числе и связанные с трудовыми книжками.

    Согласно закона, они являются основной бумагой для официально трудоустроенного человека, и заполнять их нужно всякий раз, когда происходит какое-либо изменение в статусе человека или его квалификации, связанное с трудовой деятельностью.

    Заполнение и ведение трудовых книжек строго оговорено в соответствующих Правилах и Инструкции, которые были изданы еще в 2003 году.

    В них прописывается, кто имеет право заполнять документы, поданы примерные формулировки того, как следует отражать разные события в виде записей, а также исправлять, если в заполнение закралась ошибка.

    Последнее следует разобрать, так как даже опытные кадровые специалисты не всегда знают, каким образом это отражать в документации.

    Внесенные в трудовую записи может изменять или отменять ограниченный перечень людей, у которых есть соответствующие полномочия, но ни в одном законе не предусмотрено перечисления таких должностей.

    Упомянуто только то, что подобные полномочия передаются внутренним приказом, но это обычно делается в отношении кадровиков, а на мелких предприятиях заниматься данной работой может руководитель фирмы или любой другой сотрудник, к примеру бухгалтер, секретарь, администратор и прочие.

    Для неверной информации, которая была внесена в трудовую, нельзя применять привычные в других случаях зачеркивания, замазывания, сноски и прочие способы.

    Разрешено использовать только тот вариант, связанный с указанием недействительности записи и добавлением правильных данных.

    Когда ошибка появилась на первой странице, то допускается зачеркнуть неверную информацию и дописать соответствующую действительности, но на обложке с внутренней стороны указывается, почему произошли изменения и на основании чего они были вписаны в документ.

    Записи всегда вносятся шариковой ручкой синего или черного цвета, но вполне допустимы гелевые или перьевые варианты, используя чернила, устойчивые к влиянию света и влаги.

    При использовании чернил важно не поставить кляксу или не замарать бумагу, а слова при этом следует вписывать полностью, не используя сокращений.

    Если это сделать не так, как оговаривают правила, то придется опять осуществлять коррекцию.

    В том, чтобы правильно внести измененную информацию в трудовую, нет ничего сложного, для этого нужно только взять правильную ручку и подобрать верную формулировку для исправления.

    Как уже говорилось, зачеркивать, замазывать, стирать данные нельзя, и остается только использовать отменяющую запись.

    Как и при постоянной записи, под неверными данными ставится порядковый номер графы, в которую они попали, а также говорится о том, что ее следует считать недействительной.

    Указывается и основание, которое послужило причиной для такого шага, если это банальная невнимательность кадровика, то говорится о том же документе, который использовался и ранее.

    Но при изменении фамилии указывается документ, отражающий необходимость таких действий. Правильный алгоритм будет залогом успеха, и о нем можно будет узнать далее.

    Обычно ошибки находят или владельцы книжек, или ответственные за их заполнение люди, которые получили от непосредственного руководителя такие полномочия.

    При нахождении ошибочной информации в разделе сведений о сотруднике, он должен собрать бумаги с правильными данными, это может быть паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке и другие документы.

    Далее подается заявление на имя руководителя с просьбой внести исправление. Если помарка была отмечена владельцем слишком поздно, то ему нужно обратиться к предыдущему работодателю, по вине которого и была допущена ошибка, либо же идти в суд.

    Ведь только эта инстанция сможет принять решение, согласно которому будет установлена принадлежность документа и скорректирована ошибочная запись.

    При обнаружении владельцем книжки ошибки в сведениях о работе или награждениях, он должен действовать немного по другому.

    В этой ситуации следует обратиться к тому работодателю, где он работал ранее и заявить о необходимости исправить допущенную ошибку.

    Если увольнение произошло, и после него человек трудоустроился на новом месте, то естественно, что на руки книжку не выдадут.

    Тогда следует подать предыдущему начальству заявление с просьбой выдать копии документов, которые позволят произвести коррекцию.

    Дополнительная информация

    Важно знать, как исправить ошибку в одной из самых важных граф трудовой книги – сведениях о документе, на основании которого вносятся данные.В большинстве случаев данные вносятся на основании приказа. Порядок внесения данных о приказе таков: документ, его дата и номер. Ошибочно менять порядок этих реквизитов. При необходимости изменить запись из-за неверно внесенной информации о приказе запись дублируется, но последняя графа пишется уже без ошибки. Если в самом приказе была допущена ошибка, в 4 графе должны быть записаны серия и номер отменяющего ее приказа.

    1. В графе 1 («№ записи»): проставить номер, следующий по порядку за последней записью.
    2. В графе 2 («Дата»): вписать полную дату (чч.мм.гг), когда происходит исправление.
    3. В графе 3: вписать следующий текст «Запись под № (указать порядковый номер неверной записи) недействительна». Строчкой ниже прописывается правильный вариант, то есть как на самом деле должна выглядеть запись.
    4. В графе 4: указать основные реквизиты документа (наименование, номер и дату), подтверждающие информацию в правильной записи.

    Дополнительная информация

    К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований, в том числе и по хранению. О том, где должны храниться трудовые книжки работников читайте

    в этой статье

    .

    1. Неправильное написание личных данных владельца трудовой книжки на титульном листе. Причиной таких ошибок является запись сведений на слух, в результате чего фамилия Сидоренко превращается в Сидаренко, имя Мария – в Марина и т.д. При заполнении личных данных сотрудник кадровой службы обязан сверяться с паспортом. В соответствии с Инструкцией исправление ошибок на титульном листе не может быть произведено, в этой ситуации работнику придётся заводить новую трудовую.
    2. На титульном листе не проставлена печать предприятия, внёсшего первую запись в трудовую книжку. Исправить эту ошибку можно, обратившись в кадровую службу этой организации либо её правопреемника (если произошла реорганизация).
    3. Неправильно записано название организации работодателя. Например, вместо закрытого акционерного общества указано открытое, либо вместо полного наименования указано сокращённое. В этом случае аннулирование записи в трудовой книжке происходит по правилам, указанным в предыдущем разделе.
    4. Должность в трудовой книжке не совпадает с должностью, указанной в приказе о приёме на работу. Также часто встречается несоответствие даты приёма на работу и увольнения.
    5. Пропускается строка между записями в книжке. Инструкция не позволяет оставлять чистых строк между записями с целью предотвратить самостоятельные дописки в трудовой книжке.

    Некоторые факты

    По нормам законодательства нет специального списка должностей, которые могут вносить, заверять и исправлять записи в ТК. Согласно правилам на такую работу в организации назначают специальным приказом. Если на предприятии нет отдела персонала, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п. Если работу предоставляет физическое лицо, то закон не разрешает ему вести и корректировать трудовые книжки.

    • Продолжим рассмотрение правильного варианта, как исправить неверно внесенную запись в трудовой. Первым делом вписывается следующий по порядку номер записи, далее указывается: «запись за №__ является недействительной», следом прописывается верный вариант сведений.

      Запись в трудовой книжке недействительна: образцы и как исправить

    • Исправление в трудовой книжке даты увольнения или приема на работу: в данном случае ставится следующий по порядку номер, пишется: «запись №___ в графе 2 недействительна». Далее вносится дублирующая запись с верной датой. В графу о наименовании документа-основания вписывается номер приказа, на основании которого производятся изменения. Завершает корректировку указание должности, фамилии, инициалов сотрудника, делавшего исправление записей, и ставится оттиск печати организации.
    • Если же запись в трудовую внесена ошибочно, то следующей за ней записью должна стать строка с формулировкой: «Запись за №___недействительна», заверенная ответственным сотрудником и печатью организации.

      Запись в трудовой книжке недействительна: образцы и как исправить

    • Признать ошибочную запись недействительной.
    • Запросить подтверждающий документ с прошлого места работы.
    • Указать верную формулировку, а также дату изменений, номер приказу и ссылку на статью, соответствующую причине расторжения трудовых отношений.

    Штрафы

    За ненадлежащее ведение трудовых книжек работодатель может оказаться в ситуации, когда ему придется возместить сотруднику не полученный им заработок, если это было обусловлено невозможностью трудиться по причине внесения неправильной или некорректной формулировки (статья 234 ТК РФ).

    Кроме того, организация может быть оштрафована в сумме до 50 тыс. рублей на основании статьи 5.27 КоАП РФ.

    Нормативные акты, регламентирующие внесение исправлений, если запись в трудовой книжке недействительна

    • подать письменное заявление на имя работодателя с просьбой проведения корректировки;
    • представить документы, подтверждающие законность сведений, требующих исправления. Это может быть документ из регистрирующих государственных органов (паспорт с новой фамилией, свидетельство о заключении брака или его расторжении и т. д.). Более подробную информацию о корректировке фамилии в трудовой можно прочитать на нашем интернет-ресурсе.

    Если гражданин не трудоустроен в момент, когда обнаружил неточность в документе, то он вправе обратиться к работодателю, на которого работал перед увольнением. Внесение изменений производится следующим образом: как заголовок пишется наименование организации, в которой трудился гражданин, далее под очередным порядковым номером вносится корректирующая запись и заверяется подписью ответственного сотрудника и печатью компании.

    При обнаружении неверной записи через несколько лет после увольнения работника, исправления должны производиться в той организации, где данные ошибки были допущены. Если же организации уже не существуют, то корректировку должен выполнить правопреемник или вышестоящая организация. При отсутствии всех перечисленных компаний, исправления в трудовую должны внести в региональном архиве.

    Об исправлении записей в трудовой книжке рассказывает юрист

    1. Трудовой кодекс РФ. Это важнейший документ, на который необходимо опираться при работе с трудовой. Особое внимание нужно обращать на формулировки и правильное указание статей ТК РФ.
    2. Правила ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 г.
    3. Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 г.

    Более подробноо заполнении титульного листа читайте тут.

    Статья 66 Трудового Кодекса говорит о том, что правила ведения трудовых книжек определяет федеральный орган исполнительной власти, обладающий соответствующими полномочиями.

    Документ, регулирующий порядок ведения и хранения книжек, был издан Правительством РФ 16.04.2003 (постановление «О трудовых книжках», которым утверждены соответствующие правила).

    В соответствии с постановлением в трудовой книжке работника должна появиться запись о его работе, если он трудился в организации не меньше 5 дней. Записать сведения должен наниматель по основному месту работы. Речь идёт только о сотрудниках, с которыми оформлен трудовой договор. Информация о гражданско-правовых договорах не должна вноситься в трудовую книжку.

    Инструкция по внесению записей в трудовые книжки содержится в постановлении Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 (далее Инструкция).

    При заполнении, корректировке допущенных ошибок или внесении отметок о том, что запись недействительна в трудовой книжке, следует руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69 (п.1.2) и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РВ от 16 апреля 2003 г. №225 (с изм. От 06.02.2004 г.) (п.п. 26-30).

    Общее правило, которым следует руководствоваться, если необходимо оформить признание записи в трудовой книжке недействительной (образец ниже),  это недопустимость разного рода исправлений, сделанных поверх существующей записи, а также зачеркиваний. Все корректировки и исправления могут быть осуществлены только путем признания неверной записи недействительной и внесения правильных сведений под новым порядковым номером.

    Как правило, отметка о том, что запись недействительна, в трудовой книжке (образец для 2016 года представлен ниже) делается работодателем, допустившим внесение неверных сведений при заполнении этого документа. Другим работодателем исправления могут быть внесены в том случае, если работник предоставит надлежащим образом оформленный документ с подтверждением от прежнего работодателя.

    Образец признания записи в трудовой книжке недействительной, сделанного по месту работы

    Правильное заполнение трудовой книжки регламентируется особым постановлением мин. Труда и соц. Развития РФ от 10.10.2003 года, под № 69 (для того чтобы в дальнейшем не упоминать полное название постановления, будем называть просто «постановление»).

    Также были введены особые правила хранения и учета трудовых книжек. Они были утверждены правительством РФ 16.04.2003 года, под № 223 (опять же, для того чтобы не писать полное название документа, в дальнейшем будем его называть просто «правила»).

    Так вот, согласно тридцатому пункту правил, неточные и неправильные тексты не могут зачеркиваться. Для исправления ошибок, нужно признать неверные записи недействительными, и внести новые, верные.

    Процедура признания записи недействительной происходит так:

    • В третьей графе бланка делается пометка «запись за номером… недействительна», далее производится исправленная формулировка, а в следующей четвертой графе указывается число исправления, а также номер распоряжения, на основании которого осуществляется внесение правильной (приказ либо распоряжение выдает работодатель). Этот порядок действий прописан в пункте один точка два постановления.
    • Согласно двадцать седьмому пункту правил, исправляются записи, внесенные в предыдущей организации сотрудника. Исправляется неверная формулировка на новом рабочем месте работника. Основанием к исправлению неверной выступает официальный документ с бывшего места работы.

    Правовые основы

    Запись в трудовой книжке о смене фамилии или запись о категории в трудовой книжке может корректировать довольно ограниченный круг людей. Без специальных полномочий и без повода делать этого нельзя. Если в ТК обнаружены ошибки, исправляют их на прежней или нынешней работе и в суде.

    Ни в одном нормативно-правовом документе не приводится список должностей, для которых предусматривается исключительное право вносить, заверять и исправлять записи в ТК. В Правилах лишь уточняется, что ответственных за такую работу в организации назначают специальным приказом.

    Если организация маленькая и отдельной кадровой службы в ней нет, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п.

    Если работу предоставляет физическое лицо, законодательство не позволяет ему вести и корректировать трудовые книжки.

    Изменения формулировки увольнения в трудовой книжке

    Неправильная информация может быть установлена как в любом разделе документа, так и на титуле. Несмотря на то, что законом продиктованы одинаковые способы исправления сведений, мы рассмотрим разные случаи возможных ошибок.

    Следуя общим указаниям, неточности, допущенные кадровиком на этапе оформления документа, автоматически делают новую книжку недействительной. Она должна быть уничтожена. При обнаружении ошибки в уже действующей книжке требуется новой записью объявить о недействительности записи предыдущей. Зачеркивать неточную запись или пользоваться корректировочной канцелярской жидкостью нельзя. Разберемся, как убрать запись из трудовой книжки в соответствии с инструкцией.

    Запись в трудовой книжке недействительна: образцы и как исправить

    Заниматься исправлением должны сотрудники отдела кадров организации, во время работы в которой были указаны неверные данные. Как выглядит процедура исправления:

    • Владелец книжки пишет заявление в отдел кадров.
    • Кадровик передает вышеуказанный документ руководителю, который издает приказ о внесении изменений.
    • На основании приказа работник кадровой службы корректирует информацию и дает ссылку на документ, изданный работодателем.

    Если это последняя запись в трудовой книжке, оформленная при увольнении работника (например, вы не отменяете увольнение), то все внесенные вами в трудовую книжку работника записи заверяются как обычно. То есть подписью руководителя вашей организации (иного уполномоченного лица), печатью (при ее наличии) и подписью самого работника (кроме случая, когда работник, например, отказывается получить трудовую книжку) (абз. 1 п. 35, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Разъяснение, утвержденное Приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).

    Далее рассмотрим подробнее, как правильно внести исправление в трудовую книжку и нужно ли в нее вносить исправления за другого работодателя.

    Как внести в трудовую книжку запись о признании недействительной записи об увольнении работника

    Для признания недействительной записи об увольнении работника в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» внесите исправление в следующем порядке (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 1 — 3 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

    • в графе 1 поставьте следующий по порядку номер записи;
    • в графе 2 укажите текущую дату — то есть дату, когда вы исправляете неверную запись в трудовой книжке;
    • в графе 3 укажите, что запись под номером таким-то (номер ошибочной записи) недействительна.

    Продолжение записи зависит от того, нужно или нет указывать правильную запись об увольнении. Если нужно (например, вы неправильно указали основание увольнения, реквизиты приказа об увольнении), то после текста о признании записи недействительной внесите правильную запись об увольнении. Об особенностях оформления записи при отмене увольнения (то есть когда не нужно вносить корректировочную запись об увольнении) расскажем ниже;

    • в графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого вносите исправление. Это может быть, например, прежний приказ об увольнении, если кадровик допустил ошибку в заполнении трудовой книжки, а в приказе информация отражена верно, или новый приказ об увольнении, если перенесли увольнение на другую дату.

    Какую запись внести в трудовую книжку при признании записи об увольнении недействительной из-за отмены увольнения

    Правила такие же, как мы описали выше, в частности, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки укажите, что запись недействительна. Если причина ее внесения связана с восстановлением работника, дополнительно укажите «восстановлен на прежней работе» (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 1 — 3 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

    Пример формулировки записи

    Нужно ли исправить в трудовой книжке ошибку, допущенную при увольнении иным работодателем

    Да, нужно, но сделать вы это можете только на основании официального документа от работодателя, допустившего ошибку, либо, например, на основании решения суда. Попросите работника представить такой документ либо сделайте запрос соответствующему работодателю. Это следует из п. п. 27 — 29 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

    Перечень документов бывшего работодателя работника, на основании которых вы должны внести исправления в трудовую книжку, нормативно не определен. Полагаем, это может быть, в частности, справка или заверенная этим работодателем копия приказа об увольнении.

    • в графе 1 поставьте следующий по порядку номер;
    • в графе 2 укажите текущую дату, когда вы исправляете неверную запись в трудовой книжке;
    • в графе 3 укажите, что запись под номером таким-то (номер записи с ошибкой в дате увольнения) недействительна. После повторите запись об основании (причине) увольнения и укажите правильную дату увольнения в том случае, если она не совпадает с датой внесения корректирующей записи;
    • в графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого вносите исправление. Так, если такую ошибку в трудовой книжке допустили вы, то это, как правило, приказ об увольнении. Если же вы исправляете ошибку предыдущего работодателя — это может быть, например, справка с предыдущего места работы.

    Полагаем, что если есть ваша вина в том, что внесли некорректную запись, и работник попросил оформить ему дубликат трудовой книжки, то оформить вы его должны за ваш счет. Если же в этом виноват прежний работодатель, то работник должен оплатить вам стоимость бланка трудовой книжки. Такой вывод сделан с учетом п. п. 47, 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

    Ниже расскажем об особенностях оформления дубликата трудовой книжки в рассматриваемом случае.

    Как оформить дубликат трудовой книжки при признании недействительной записи об увольнении

    Дубликат трудовой книжки при признании недействительной записи об увольнении оформите следующим образом.

    В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки укажите «Дубликат». Далее заполните титульный лист, как при оформлении новой трудовой книжки, при этом сведения о работнике вносите актуальные на дату оформления дубликата. Такие выводы следуют из п. п. 1.2, 2.1, 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

    Затем в разделе «Сведения о работе» в графе 3 сделайте запись о стаже работы с учетом имеющихся записей в трудовой книжке до поступления на работу к вам. После этого перепишите по порядку все записи из трудовой книжки, кроме записи об увольнении, признанной недействительной. В раздел «Сведения о награждении» также перепишите все записи о награждениях из трудовой книжки. Это следует из п. п. 32, 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1.2, абз. 1 п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

    После этого в «испорченной» трудовой книжке на титульном листе сделайте запись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Снимите с нее копию для себя и заверьте ее (это может сделать, например, ваша кадровая служба). Затем верните эту трудовую книжку ее владельцу (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. п. 1.2, 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

    Что делать, если недействительная запись об увольнении сделана во вкладыше в трудовую книжку

    В этом случае, если работник напишет вам заявление о выдаче дубликата из-за наличия во вкладыше записи об увольнении, впоследствии признанной недействительной, оформите дубликат трудовой книжки с учетом описанных выше правил. Если при этом вам не хватит страниц трудовой книжки, то вшейте в дубликат вкладыш. Такие выводы следуют из п. п. 33, 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

    Внимание! Есть мнение, что в рассматриваемом случае можно оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку, изъяв испорченный вкладыш из трудовой книжки и вернув его владельцу. Такая процедура нормативно не предусмотрена. Более того, вкладыш, вшитый в трудовую книжку, является ее неотъемлемой частью и сам по себе недействителен (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

    Поэтому, если испорчен вкладыш в трудовой книжке, полагаем, что испорчена вся трудовая книжка. Рекомендуем придерживаться предложенного нами подхода. В ином случае вас могут привлечь к ответственности, в частности, по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

    • привлечение к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ — за различные нарушения при исправлении записей в трудовой книжке при увольнении. Например, зачеркнете неверную запись или откажетесь выдавать работнику дубликат трудовой книжки при наличии заявления работника на это и наличии в ней записи об увольнении, признанной впоследствии недействительной;
    • материальная ответственность в соответствии с абз. 4 ст. 234 ТК РФ — если неправильно указали формулировку основания и (или) причины увольнения и такая запись препятствовала трудоустройству работника (ч. 8 ст. 394 ТК РФ, п. 61 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

    Запись в трудовой книжке недействительна: образцы и как исправить

    После неверной записи, делается исправленная запись, где указывается дата исправления и номер документа, на основании которого допущено исправление. Исправлять неверную запись должна организация, принявшего сотрудника на работу. Это действие осуществляется с согласия бывшего работодателя (таким «согласием» может быть официальный документ, подтверждающий ошибочность записи).

    1. Признать недействительной ошибочную запись.
    2. Дождаться официального документа с предыдущего места работы.
    3. Исправить формулировку на верную, указав дату исправления, номер приказа, законодательный акт, регламентирующий увольнение сотрудника.

    Заключение

    Правильное заполнение трудовой книжки – обязанность каждого руководителя и сотрудника кадровой службы предприятия, ведь именно от этого зависит начисление работнику трудового стажа. Если в книжке имеются ошибки или неточности, их нужно устранить – путем исправления записи или оформления нового документа.

    Большинство записей подлежат исправлению, однако при этом также нужно соблюдать определенные правила – запрещается их замазывать, закрашивать или подделывать. Законодательно допустимые варианты исправления – это признание записи недействительной или ее зачеркивание (в некоторых случаях).

    Если вовремя не исправить неверные записи в трудовой книжке, они могут принести владельцу множество неприятностей. У человека могут возникнуть проблемы с заработком, последующим трудоустройством, а при оформлении пенсии такую книжку могут признать недействительной.

    Поэтому за ошибки в трудовой книжке работодатель может быть наказан: для должностных лиц предусмотрена дисциплинарная ответственность, а для организации − материальная.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Бухгалтерия и учет
    Adblock detector