Отчет один — формы две
С 2019 года действуют две формы справки 2-НДФЛ:
- Отчетность 2-НДФЛ
- Справка о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемая физлицам для предоставления по месту тробования.
Машиноориенторованной формой она является потому, что с такого документа налоговые органы смогут легко сканировать показатели, что ускорит прием и обработку представленных данных. Причем нововведения упростят задачу не только налоговым инспекторам, но и ускорят процесс получения налоговых вычетов физическими лицами.
Также незначительные изменения коснулись и справки 2-НДФЛ, выдаваемые работникам для предоставления в ИФНС. Они выдаются с учетом изменений, начиная с отчетности за 2018 год. При заполнении справки не допускается сокращенное наименование справки (2-НДФЛ заменяем на «Справка о доходах и суммах налога физического лица»), отсутствует поле с номером справки, а заполнять ее необходимо ориентируясь на тот же порядок, в котором заполнялась предыдущая форма.
Отчет по форме 2-НДФЛ за 2018 год сдается налоговым агентом до 1 апреля 2019 года. Опять же, эта дата касается справки с признаком 1 и 3. Если признак 2 и 4 (для реорганизованной организации), то справка подается до 1 марта 2019.
Признак 1 – код налогоплательщика, производящего выплаты, с которых был удержан налог.
Признак 2 – код налогоплательщика, производящего выплаты, с которых не был уплачен подоходный сбор.
Признаки 3 и 4 указываются правоприемником, когда нужно отчитаться за реорганизованную организацию.
Налоговыми агентами являются все организации и ИП, которые выплачивали доходы физлицам. Исключениями являются:
- Необлагаемые доходы (например, подарки, не дороже 4000 руб.)
- Выплаты, с которых получатель дохода сам должен заплатить налог (выплаты ИП, нотариусу, частному адвокату; дивиденды; оплата при покупке имущества у физлица)
Нулевая справка 2-НДФЛ в ИФНС не подается. Это объясняется тем, что форму 2-НДФЛ обязаны предоставлять налоговые агенты. Если не было выплат, либо производились необлагаемые выплаты, то вы не являетесь налоговым агентом.
Справки 2-НДФЛ сдаются в налоговый орган по месту нахождения ООО, либо месту жительства ИП.
Обособленные подразделения сдают справки по месту учета. ИП на ЕНВД или ПСН подают отчет по месту учета в связи с осуществляемой деятельности.
Справки с численностью от 25 физлиц и более подаются в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.
Справки до 25 физлиц помимо электронной формы могут подаваться и в бумажном формате.
На бумажном носителе можно представить справки следующим образом:
- лично в ИФНС;
- отправить почтой с описью вложения.
Если справки предоставляются в бумажной форме, подготовьте сопроводительный реестр в 2 экземплярах (второй экземпляр с пометкой ИНФС налоговый агент хранит у себя).
В реестре указываются:
- наименование организации (ФИО ИП) и ИНН;
- признак, с которым подаются справки 2-НДФЛ;
- количество справок;
- номера справок с ФИО и датой рождения физлица.
Если при заполнении отчета по форме 2-НДФЛ были допущены ошибки, необходимо подать корректирующий отчет. Если же отчет требует дополнений, то подается уточненная справка 2-НДФЛ. В этих случаях нужно указать номер корректировки по порядку (01, 02 и т.д.), а вот номер справки при уточняющем отчете указывается тот же, что и при первой сдаче формы 2-НДФЛ. Если нужно отменить ранее поданную справку (например, сдали ее не в ту налоговую инспекцию), то представляется аннулирующая справка.
В отчете 2-НДФЛ проставляется ИНН, КПП, наименование организации (сокращенно). Все пункты шапки отчета должны быть заполнены. Номер корректировки проставляется «00», если сдается первичный отчет. Если корректировочный – ставится номер корректировки в порядковом исчислении.
Необходимо указать номер налогового органа (1), а также заполняются необходимые поля (ОКТМО (2), номер телефона для связи(3)).
В справке 2-НДФЛ о выплаченных доходах в поле «Признак» проставьте 1 (4).
В разделе 1 указываются данные сотрудника: ФИО, ИНН, паспортные данные, дату рождения. Код гражданства РФ – 643. Если документом, удостоверяющим личность, является паспорт, проставляется код 21.
Статус налогоплательщика: 1 — налоговый резидент, 2 — нерезидент, 3 — нерезидент — высококвалифицированный специалист, 5 — беженец, 6 — иностранец на патенте.
В разделе 2 укажите ставку налога и общую (начисленную) сумму дохода без уменьшения ее на НДФЛ и вычеты. Налоговой базой является налогооблагаемая сумма дохода с учетом налоговых вычетов. Сумма налога – налогооблагаемая база, умноженная на ставку налога.
В разделе 3 пропишите общую сумму налоговых вычетов (при наличии) за отчетный период с указанием кодов.
В разделе Достоверность и полноту сведений подтверждаю указывается ФИО того лица, кто подписывает справку, даже если сдает ее в ИФНС другое физическое лицо. Если подписывает отчет доверенное лицо, то в нижней строке раздела указываются наименование и реквизиты доверенности.
Приложение. В шапке приложения пропишите ИНН и КПП, а также порядковый номер страницы.
Укажите доходы и вычеты с разбивкой по месяцам, а также соответствующий им код. При этом стандартные, социальные и имущественные вычеты указывать в приложении не нужно.
Месяцы указывайте в хронологическом порядке. Если в месяце были выплачены несколько видов доходов, то они прописываются в нескольких строках.
Коды доходов и вычетов остаются неизменными. Если у дохода нет кода, то проставляется код 4800.
В отчете не должно быть пустых ячеек – в них проставляются прочерки.
Пример заполенения формы 2-НДФЛ представлен ниже.
Как видно, форма 2-НДФЛ претерпела значительные изменения. Несмотря на это, заполнение справки не должно составить особого труда. Не откладывайте сдачу отчета в дальний ящик и заблаговременно запросите у сотрудников необходимые данные. Ко всему прочему я бы порекомендовала проводить «ревизию» паспортных данных перед сдачей отчета во избежание подачи корректирующих справок и негативных санкций со стороны налогового органа.
Окончила Сибирскую академию финансов и банковского дела, а также Российскую Академию народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ. Практикующий бухгалтер. Любит делиться знаниями с людьми. Постоянно учится и повышает финансовую грамотность. Пишет о бухгалтерском учете и налогообложении доступным языком.
редактура, графическое и текстовое оформление: Мацун Артём
Новая форма и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.
Налогоплательщикам сдавать отчетность по новым формам придется в несколько сроков. Теперь последняя дата предоставления отчета зависит от того, удержан ли налог с выплаченных доходов или нет. Законодательством определены следующие условия:
- Если налог удержан (признак «1» или «3»), значит, организация должна отправить отчет не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. В нашем случае 1 апреля выпадает на рабочий понедельник, следовательно, переносов не предвидится, подайте отчет в ФНС до 01.04.2019.
- Налог удержать невозможно (признак «2» или «4») — организация должна отчитаться по таким выплатам до 01.03.2019.
ФНС обновила справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ. Так, 30 января 2018 года Минюст России зарегистрировал приказ Налоговой службы от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19 с изменениями в прежний бланк (далее – Приказ № ММВ-7-11/19).
Сама новая форма 2-НДФЛ с 2018 года, как и раньше, закреплена приказом ФНС России от 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485, но в новой редакции – от 17.01.2018.
Что произошло?
Федеральная налоговая служба России выпустила
«Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме, а также порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога на доходы физических лиц».
Документ вступает в силу с 1 января 2019 года и применяется начиная с представления сведений о доходах физических лиц за 2018 год.
Сравнительная таблица изменений старой и новой форм (для ФНС)
В каждой справке 2-НДФЛ коды доходов и вычетов должны быть обязательно проставлены. Этого требует п. 1 ст. 230 НК РФ. В данном вопросе налоговые агенты обязаны опираться на приказ налоговой службы России от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387. Его Приложение № 1 содержит коды доходов, а Приложение № 2 – коды видов вычетов.
Состав кодов налоговики периодически пересматривают и дополняют новыми кодами. Так, например, в прошлом году ФНС уже вносила правки в коды (приказ от 22.11.2016 № ММВ-7-11/[email protected]). В перечень были добавлены коды: 2002 – для премий, которые включаются в оплату труда; 2003 – для нетрудовых премий из прибыли и целевых средств. Кроме того, были изменены коды детских вычетов. См. «Таблица с расшифровкой кодов доходов в 2017 году».
На этот раз поправки внёс приказ ФНС от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820. Он официально опубликован 21 декабря 2017 года. Учитывая эту дату, поправки действуют в силу с 1 января 2018 года. Поэтому коды доходов в 2-НДФЛ за 2017 год необходимо проставлять с учетом всех изменений и новых кодов доходов.
Комментируемый Приказ ФНС добавляет новые коды доходов для формирования справок 2-НДФЛ в 2018 году. Приведем таблицу с новыми кодами.
Таблица новых кодов доходов с расшифровкой с 2018 года
| Код | Расшифровка |
| 2013 | Компенсация за неиспользованный отпуск |
| 2014 | Выходное пособие, в виде среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсация руководителю, заместителям руководителя и главбуху организации в части, превышающей в целом трехкратный размер среднего заработка (или шестикратный для организаций в районах Крайнего Севера) |
| 2301 | Штрафы и неустойки, выплачиваемые организацией на основании решения суда за несоблюдение в добровольном порядке удовлетворения требований потребителей в соответствии с законом о защите прав потребителей; |
| 2611 | Сумма списанного в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации |
| 3021 | Сумма дохода в виде процента (купона) по обращающимся облигациям российских организаций, номинированным в рублях. |
Такие дополнения потребовались, чтобы бухгалтеру знать, из каких сумм складывается доходы работников. Раньше такие выплаты кодировались в справках 2-НДФЛ под единым кодом 4800 «Иные доходы». С 2018 года кодов становится больше – они стали более точными.
Мы сравнили старый и новый бланки. Результаты в таблице.
| Критерий | Старая форма | Новая форма |
|---|---|---|
| Количество листов для заполнения | Один лист — «Справка о доходах и суммах налога физического лица» | Два листа, из них: первый – «Справка о доходах и суммах налога физического лица» второй – приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» |
| Признак | «1» — если НДФЛ уплачен «2» — если перечислить НДФЛ невозможно | «1» — при уплате НДФЛ налоговым агентом «2» — если произвести удержание налога в обычной ситуации невозможно «3» — если НДФЛ удержан, но отчет подает правопреемник налогового агента «4» — если НДФЛ не удержали и форму сдает правопреемник налогового агента |
| Порядок указания данных уведомления о предоставлении социальных и имущественных вычетов | Для таких данных предназначены отдельные строки | Наличие кода для уведомления: «1» — уведомление на предоставление имущественного вычета «2» — уведомление на предоставление социальных вычетов «3» — уведомление об уменьшении налоговой базы на сумму патента |
| Место расположения в справке доходов и вычетов с расшифровкой | Раздел 3 | В приложении к справке |
| Место расположения в справке налоговой базы и суммы НДФЛ | Раздел 5 | Раздел 2 |
| Место расположения в справке детских и социальных вычетов | Раздел 4 | Раздел 3 |
С отчета за 2018 год произошли глобальные изменения в форме. Теперь это не одна форма, а две.
Одна выдается на руки работнику и похожа на старую, а вторая — совершенно новая, ее нужно сдавать в ФНС, титульный лист ее похож на титул деклараций по налогам.
Прежде всего надо обратить внимание на индекс в левом верхнем углу справки, под штрих-кодом. В новой форме он должен быть таким: 3990 9015. Любые другие цифры свидетельствуют о том, что данный бланк к данному отчетному году не относится.
В первом разделе справки добавлено две строки: «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации». Это данные заполняются только для предприятий и организаций, в которых в течение года произошли изменения правового статуса (они ликвидированы или реорганизованы).
Минюст России зарегистрировал приказ ФНС от 02.10.18 <s class="inpostlink" title="Откроется в новом окне с анкором и s" onclick="window.open(
