Новый ГОСТ по оформлению документов

Какие документы оформлять по новым правилам

Новый ГОСТ называется «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

В каком случае работодателей обязали выдавать справки

По новому законодательству работодателей обязали выдавать справки, даже если работники за ними не приходят.

Роструд опубликовал разъяснения, как должен поступить работодатель, если работник подал заявление с просьбой представить документы, связанные с его работой (копию трудовой книжки, справку с места работы и т.д.), но не явился за ними.

Как отмечают в ведомстве, статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех дней предоставлять работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой.

Новый ГОСТ по оформлению документов

В данном случае к таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое.

Вместе с тем, работник может не явиться в трехдневный срок за этими документами. Кроме того, заявление работника может не содержать указание об отправке документов по почте.

В Роструде в связи с этим считают, что если работник и компания не договорились о способе передачи запрашиваемых документов, то работодателю следует направить их в указанный срок по почте.

Важно также не забывать, что при возможности об отправке документов предварительно надо уведомить работника, например, по телефону.

Заверение копий документов по новым правилам

Общий порядок оформления копий документов установлен пунктом 5.26 Государственного стандарта. Согласно этому пункту, если копия нужна для того, чтобы представить ее в другую организацию (например, работнику нужна копия трудовой книжки для получения кредита), то на документе нужно сделать надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Например, указать: «Подлинник документа находится в ООО «Радуга» в деле № 25/17 за 2017 год».

В остальном порядок заверения копии не изменился. Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа).

В 2017 году, когда подтверждается соответствие копии трудовой книжки подлиннику, ниже реквизита «Подпись» приводится заверительная надпись. Эта надпись содержит следующую информацию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003):

  • слово «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения.

Журнал Кадровик-практик-2018

Бухгалтер Симонова Д.А. Симонова

26.06.2017

Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации.

И этот порядок сохранится вплоть до 01.07.2018, т.к. введение нового стандарта отложено на год (Приказ Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).

Предисловие

1
РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский
научно-исследовательский институт документоведения и архивного
дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2
ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191
«Научно-техническая информация, библиотечное и издательское
дело»

3
УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по
техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N
2004-ст4
ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003

5
В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N
149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации», от 22 октября 2004
г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Скорректирован состав реквизитов документа

Новый ГОСТ по оформлению документов

Кроме этого, состав документа дополнен следующими реквизитами:

  • наименование структурного подразделения, создавшего документа (оно указывается под наименованием организации);
  • гриф ограничения доступа к документу (надпись «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др. проставляется в правом верхнем углу первого листа);
  • отметка об электронной подписи.

Также оговорено, что в организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме.

Также в новом ГОСТе подробно описано, как создавать документ.  Например, уточняется, что предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

  • Times New Roman № 13, 14;
  • Arial № 12, 13;
  • Verdana № 12, 13;
  • Calibri № 14 и приближенные к ним.

При составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров.

Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки при угловом расположении реквизитов (то есть в верхнем углу страницы) — не более 7,5 см. Если текст печатается продольным способом, то длина самой длинной строки не должна превышать 12 см. Абзацный отступ текста составляет 1,25 см. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Кроме этого, в ГОСТе указано, что документы можно создавать на обеих сторонах листа (на лицевой и на оборотной). В таком случае ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

1
Область применения

Настоящий стандарт
распространяется на организационно-распорядительные документы:
уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма,
справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в
ОК 011-93 «Общероссийский
классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс
0200000.

Настоящий стандарт
определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в
том числе с применением информационных технологий; виды бланков,
состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на
документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения
настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и
электронном носителях.

2
Нормативные ссылки

Новый ГОСТ по оформлению документов

В
настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие
стандарты:ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определенияГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу.

Управление
документами. Общие требованияПримечание — При
пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие
ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования —
на официальном сайте Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному
информационному указателю «Национальные стандарты», который
опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам
ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за
текущий год.

Если заменен ссылочный стандарт, на который дана
недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую
версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию
изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана
датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого
стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия).

Если после
утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который
дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее
положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется
применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт
отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него,
рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3
Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могут
создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с
соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании
документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы
нумеруют.Номера страниц
проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не
менее 10 мм от верхнего края листа.Допускается создание
документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем
создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и
правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Для создания
документов необходимо использовать свободно распространяемые
бесплатные шрифты.Для оформления документов
рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.При составлении таблиц
допускается использовать шрифты меньших размеров.(Измененная редакция,
Изм. N
1).

3.4 Абзацный отступ
текста документа — 1,25 см.Заголовки разделов и
подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по
ширине текста.Многострочные реквизиты
печатаются через один межстрочный интервал, составные части
реквизитов отделяются дополнительным интервалом.Текст документа
печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

3.5 Текст документа
выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей
документа).Длина самой длинной
строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5
см.Длина самой длинной
строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12
см.

Новый ГОСТ по оформлению документов

3.6 Нормативными актами
организации может быть предусмотрено выделение реквизитов
«адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных
фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные акты
организации, а также иные многостраничные документы могут
оформляться с титульным листом. Титульный лист документа
оформляется в соответствии с приложением А.

5
Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный
герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб
(геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится
на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25
декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской
Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми
актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов
местного самоуправления.

Изображение герба
(Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта
Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального
образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа
над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм
от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации,
разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в
соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов
федеральных органов государственной власти (за исключением случаев,
предусматривающих использование изображения Государственного герба
Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов
государственной власти, государственных и негосударственных
организаций.

5.3 Товарный знак (знак
обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством
порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с
уставом (положением об организации). Изображение товарного знака
(знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка
документа над реквизитами организации — автора документа или слева
на уровне наименования организации — автора документа (допускается
захватывать часть левого поля).Наряду с товарным знаком
(знаком обслуживания) на бланках документов может указываться
коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа
проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с
Общероссийским классификатором
управленческой документации (ОКУД) или локальным
классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля
документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора)
и цифрового кода.Пример

5.5 Наименование
организации — автора документа на бланке документа должно
соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его
учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием
организации в скобках указывается сокращенное наименование
организации, если оно предусмотрено уставом (положением).Над наименованием
организации — автора документа указывается полное или сокращенное
наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Новый ГОСТ по оформлению документов

5.6 Наименование
структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала,
отделения, представительства, коллегиального, совещательного или
иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных
видов документов соответствующих подразделений (органов) в
соответствии с локальными нормативными актами и указывается под
наименованием организации.

5.7 Наименование
должности лица — автора документа используется в бланках
должностных лиц и располагается под наименованием организации или
наименованием территории (края, области, автономной области и др.),
если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской
Федерации, муниципального образования.

5.9 Наименование вида
документа указывается на всех документах, за исключением деловых
(служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа
(наименованием организации, наименованием структурного
подразделения, наименованием должности) (см. рисунок В.6).

5.10 Дата документа
соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате
события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя
или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.Дата документа
записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним
из двух способов:арабскими цифрами,
разделенными точкой: 05.06.2016;словесно-цифровым
способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный
номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор
документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по
усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными
кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами
(индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом
должностного лица и др.).

На документе,
составленном совместно двумя и более организациями, проставляются
регистрационные номера документа, присвоенные каждой из
организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой
чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной
части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на
регистрационный номер и дату поступившего документа включает
регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на
который дается ответ.

5.13 Место составления
(издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых
(служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других
внутренних информационно-справочных документов.Место составления
(издания) документа не указывается в том случае, если в
наименовании организации присутствует указание на место ее
нахождения. Место составления (издания) документа указывается в
соответствии с принятым административно-территориальным
делением.

5.14 Гриф ограничения
доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого
листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к
документу) на границе верхнего поля при наличии в документе
информации, доступ к которой ограничен в соответствии с
законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в
организации грифов ограничения доступа должны соответствовать
законодательным и иным нормативным правовым актам Российской
Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В
состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная
надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально»,
«Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером
экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с
законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется
при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних
информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и
др.).Адресатом документа может
быть организация, структурное подразделение организации,
должностное или физическое лицо.Реквизит «адресат»
проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым
расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при
продольном расположении реквизитов бланка).

Новый ГОСТ по оформлению документов

Строки реквизита
«адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно
самой длинной строки.При адресовании документа
руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в
дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя
руководителя), включающее наименование организации, фамилию,
инициалы должностного лица.Пример

При адресовании письма в
организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в
именительном падеже.Пример

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector