Электронный кадровый документооборот в 2019 году

Зачем понадобился эксперимент

Минтруд предложил провести эксперимент по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде.

Основная цель перевода кадровых документов в электронный вид – отработка механизмов ведения в организациях документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению соответствующих изменений в законодательство.

Первые результаты пилотного проекта по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере

Законодательством не определено понятие “кадровые документы” и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. Однако, понятно, что речь пойдет, в частности, о трудовых договорах, графиках отпусков, заявлений от работников, листках о составе заработной плате и других документах в рамках трудовых отношений.

Минтруд РФ своим приказом от 26.03.2019 № 194 запустил эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов. И выпустил новость на этот счет на своем сайте. Отмечается, что задачами эксперимента определены:

  • апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
  • подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

С 23 марта по 1 октября 2019 года Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы будут опробованы на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения ЭКД.

По информации Минтруда от 19 октября 2019 г., результаты пилотного проекта уже подведены. Проблемы, которые были выявлены, правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие трудности указал бизнес:

  1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1 до 5 тысяч рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
  2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку с ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
  3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателя из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности сможет и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
  4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

  • к декабрю 2019 года – инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
  • к июлю 2019 года – проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Стоит отметить, что вопросы перехода к кадровому документообороту в электронном виде в Законопроекте № 1 не затрагиваются, поскольку, как отметила Марина Маслова, формирование соответствующих подходов планируется в рамках разработки Концепции комплексного правового регулирования отношений, возникающих в связи с развитием цифровой экономики.

Эксперт рассказала о реализуемом в этом году Минтрудом России при участии Федерации независимых профсоюзов России эксперименте с крупнейшими компаниями – работодателями, уже внедрившими и использующими системы корпоративного электронного документооборота. По результатам эксперимента планируется не только оценить выявленные риски, необходимые расходы и эффективность ведения кадровых документов в электронном виде, но и подготовить предложения по оптимизации перечня обязательных для ведения кадровых документов.

Среди уже обозначенных требующих разрешения вопросов можно выделить, в частности, необходимость определения вида электронной цифровой подписи, используемой в кадровом документообороте, порядка хранения и передачи подписанных ею документов, указания лица, за счет которого приобретается электронная подпись (то есть обязан ли работодатель приобретать электронные подписи для всех сотрудников или они должны делать это самостоятельно), недопущения сбоев в работе программного обеспечения при обработке и передаче данных. По мнению Минтруда России, при разработке проектов, касающихся электронного кадрового документооборота, необходимо учитывать следующие принципы:

  • бесплатность для работников – они не должны нести расходы по приобретению электронной подписи или электронных устройств, необходимых для взаимодействия с работодателями в электронном виде;
  • недопущение дискриминации работников, не имеющих электронных устройств;
  • добровольность для участников правоотношений – ведение кадровых документов в электронном виде должно стать правом, а не обязанностью работодателей;
  • наличие развитой инфраструктуры.

Разработчики Законопроекта № 2, основываясь примерно на тех же принципах, отмечают, что полный переход на электронный кадровый документ возможен в ближайшее время, поскольку практически все компании ведут документооборот в корпоративных информационных системах, а законодательно установленная необходимость архивировать и хранить документы в бумажной форме влечет для них существенные издержки.

Самый сложный и спорный момент связан с предоставлением возможности заключения трудовых договоров в электронном виде. Однако авторы проекта уверены, что уже сейчас в ТК РФ можно включить норму, разрешающую заключать электронный трудовой договор в случае, когда работодатель готов обеспечить все необходимое, в том числе приобретение электронной подписи – причем использовать предлагается усиленную квалифицированную электронную подпись, поскольку она исключает вероятность исправления документа задним числом, – а работник не возражает против такой формы.

Как сообщила Анна Попова, произведенные консалтинговой компанией McKinsey

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector