Возмещение расходов на командировку — Портал Закона

Гарантии и компенсации командированным

После прибытия из командировки сотруднику необходимо предоставить в течение 3-х рабочих дней авансовый отчет, составленный по форме №АО-1 (Согласно постановления п.4.4). В нем нужно отразить произведенные расходы в поездке согласно первичным документам, которые прикладываются к отчету (товарные чеки, кассовые, транспортные документы и т.п.). Первичные документы желательно пронумеровать в соответствии с записями отчета.

Организация, перед направлением работника в поездку, издает специальный приказ, на основании которого выделяется аванс в определенной сумме. Она может быть переведена на банковский счет работника, или выдана наличными средствами. После возвращения из поездки работник обязан отчитаться перед работодателем и предоставить информацию о тратах, с полным пакетом подтверждающих расходы документов.

Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:

  • расходы на жилье возмещаются работнику в полном размере, если работник предоставит документы, подтверждающие расходы.
  • Расходы на проезд возмещаются полностью, при условии подтверждения трат документами. При этом закон предусматривает проезд в купе поезда, в эконом-классе самолета, в каюте пятого класса на морском судне и второго на речном, в автотранспорте общего вида.
  • Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке. Выходные и праздничные дни тоже учитываются и оплачиваются. Работодатель обязан оплатить дни, которые работник проводит в пути к месту командировки и обратно. Если работник вынужденно делает остановку в пути, оплачиваются и дни остановки.

При однодневной командировке, связанной с перемещением на территории РФ суточные выплаты не предусмотрены, однако, работодателю не запрещено назначить их по своему усмотрению. Если выезд осуществлялся за пределы РФ, работнику полагается выплата половины суммы, действующей в отношении заграничных командировок.

Выездная командировка сотрудника может потребоваться предприятию для реализации всевозможных задач: переговоры с контрагентами, заключение договоров, контроль объектов, покупка недвижимости или материальных ценностей. При этом любая служебная командировка предполагает возмещение расходов сотруднику, на которого возложено выполнение поручения.

Возмещение расходов на командировку - Портал Закона

Правильное документальное оформление поездок имеет важное значение, но не менее важно решить вопрос с расходной составляющей.

Любая командировка предполагает выезд за пределы населенного пункта, в котором расположено предприятие, поэтому неизбежно связана с определенными расходами: на проживание, транспортные услуги.

Помимо компенсации расходов на командировку сотруднику полагается заработная плата на время поездки, которая также рассчитывается по определенной схеме. Для бухгалтерии особое значение имеет учетное отражение командировочных затрат в налогообложении.

Выплаты, которые возмещаются сотруднику за поездку:

  • заработная плата за командировочные дни, рассчитанная по среднему заработку или другим схемам в зависимости от дней поездки;
  • суточные расходы;
  • оплата услуг транспортных компаний, гостиниц, отелей;
  • дополнительные выплаты, которые устанавливаются индивидуально на каждом предприятии: например, участие в мероприятиях, связанных с рабочими вопросами, аренда автомобилей, затраты на оформление документов и так далее.

После принятия решения о командировке необходимо оформить приказ, который подписывает руководитель.

На основании этого документа сотрудник получает аванс в установленной форме на выполнение поручения и суточные расходы.

Деньги могут выдаваться в наличной форме (из кассы организации), или перечисляться с расчетного счета на счет или банковскую карту работника.

Возмещение расходов, связанных с командировкой, всегда предполагает отчет работника по всем расходам, понесенным в поездке.

Универсальным документом является авансовый отчет с прикрепленной к нему платежной документацией.

На его основании корректируется величина аванса: сотрудник получает право на компенсацию перерасхода (при его наличии) или предоставляет в бухгалтерию неизрасходованную часть подотчетных денег.

Возмещение расходов на командировку - Портал Закона

Обращаем Ваше внимание, что авансовый отчёт по командировке можно оформить и в электронном виде, например в бизнес-приложении Hamilton Авансовый отчёт.

Таким образом, он видит полную информацию по Вашей командировке, и может незамедлительно приступить к её обработке и возмещению расходов.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Что касается заработной платы за дни командировки – она начисляется по итогам месяца и выплачивается вместе с общей зарплатой или в качестве отдельных выплат.

Величина выплат определяется индивидуально: на нее влияет средняя заработная плата работника, тип служебного задания, время и продолжительность командировки.

Например, если она приходится на выходные или праздники, сотрудник получает право на оплату труда в двойном размере.

Это общая схема возмещения расходов на командировку сотруднику. Однако каждый тип выплат и порядок их возмещения имеет уникальные особенности расчета, а также начисления налоговых взносов.

Обоснование расходов на служебные командировки сотрудников требует правильного оформления бухгалтерией отчетной документации.

Варианты учета денежных средств будут отличаться в зависимости от того, как производится расчет с командированным сотрудником. Есть два способа:

  • приблизительная сумма расходов на поездку рассчитывается индивидуально и выдается в форме аванса под отчет;
  • сотрудник тратит в командировке личные деньги, которые ему возмещаются только после предоставления платежных документов.

Чтобы выдать аванс, необходимо провести предварительный расчет его суммы, который производится на основе:

  • Приказа на служебную поездку, подписанного руководителем. В нем указываются ФИО командированного работника, цель поездки и ее продолжительность.
  • Письменного разрешения работодателя на поездку сотрудника в командировку на служебном или личном автомобиле.

На основе этих документов производится расчет аванса.

В текущем году, как и в предыдущем, законодательство обязывает работодателя компенсировать расходы сотрудника в служебных командировках. Порядок возмещения определяется внутренней политикой компании.

В локальных актах организации, регламентирующих правила направления сотрудников в командировку и возмещения расходов, может быть указан перечень затрат, подлежащих возмещению, а также компенсируемые лимиты по их видам.

Расходы на проезд

Как правило, оплачивается проезд до места пребывания и обратно. Если поездка осуществляется на личном автомобиле сотрудника, возмещаются расходы на бензин, платные дороги, иногда – на ремонт автомобиля и ТО.

Чтобы организация компенсировала транспортные расходы, необходимо предоставить квитанции и билеты, свидетельствующие о поездке.

Временное проживание в отеле или гостинице, съем квартиры или комнаты также компенсирует работодатель. Для подтверждения факта расходов на жилье сотрудник должен предоставить договор на съем помещения, справку из гостиницы или отеля с прикрепленной квитанцией.

Возмещение расходов на командировку - Портал Закона

Если поездка пришлась на выходные или праздники, проживание в эти дни также должно компенсироваться при предоставлении отчетной документации.

Суточные

Это расходы, сумма которых установлена на 1 день рабочей поездки. Они выплачиваются за дни работы, нерабочие дни (если при этом сотрудник находится в командировке), а также за дни, проведенные работником в пути.

Размер суточных определяется индивидуально на каждом предприятии: информация отражена во внутренних положениях, регламентирующих командировки. Как правило, для поездок за границу и по России установлены разные суммы суточных расходов.

При однодневной поездке в командировку суточные не оплачиваются в случае, если работник не выезжает за пределы России.

Если однодневная поездка предполагает пребывание в другой стране, суточные оплачиваются в 50% размере от суммы, установленной для заграничных поездок по служебным делам.

Если сотрудник не предоставил документы, свидетельствующие о расходах в поездке, организация оставляет за собой право не компенсировать эти расходы или вычесть их из заработной платы, если предварительно был выдан аванс.

НДС по командировочным расходам вычисляется на основе двух факторов: расходы полностью оплачиваются организацией и на каждый из них оформлена счет-фактура.

Налог на прибыль рассчитывается из данных авансового отчета. Подоходный налог и страховые взносы рассчитываются на возмещение питания и проезд (в том случае, если командировка была совмещена с отпуском).

При УСН затраты учитываются при оплате авансовыми средствами или при оплате за собственный счет работника с их последующим возмещением после возвращения из командировки.

21.07.2011

Ильинова Татьяна Алексеевна

Служебная командировка, в соответствии с определением, данным в ст. 166 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Статья 167 ТК РФ предусматривает обязательное возмещение сотруднику произведенных в командировке расходов.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Основными командировочными расходами согласно ст. 168 ТК РФ являются:

  • расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В настоящее время при командировании работников все работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749).

Как выдать и вернуть деньги на командировочные расходы?

Как оплачивается командировка

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его трудовое место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2018-2019 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

ВАЖНО! Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2018-2019 годах нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.

Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Возмещение расходов на командировку - Портал Закона

Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Рассмотрим, какие проводки в 2018-2019 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Возмещение расходов на командировку - Портал Закона

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Какие проводки и в каких случаях нужно делать при выдаче аванса на командировки, читайте в статье «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».

Важно помнить, что только правильно оформленная командировка может гарантировать сохранение заработной платы и покрытие всех необходимых расходов, связанных с ней. Однако на практике нередко возникают вопросы и разногласия по поводу возмещения затрат на командировки. В этом случае большинство вопросов поможет решить наш юрист посредством предоставления бесплатной онлайн-консультации.

Итак, командировочные выплачиваются на основании следующих документов:

  1. Приказ о направлении в командировку;
  2. Командировочное удостоверение с пометкой о приезде и отъезде из каждого места назначения (в том числе и из направившей сотрудника организации) с подписями уполномоченных лиц и печатями соответствующих организаций;
  3. Авансовый отчёт, в котором подробно описан приход и расход выданных денежных сумм;
  4. Документы, подтверждающие произведённые сотрудником затраты (билеты, счета, чеки и т.д. Для удобства, их наклеивают на лист бумаги и прилагают к авансовому отчёту);
  5. Табель учёта рабочего времени за период работы, в котором был произведён командировочный выезд, — для расчёта зарплаты за дни выезда.

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Возмещение расходов на командировку - Портал Закона

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Принимаемые расходы при УСН в 2018 — 2019 годах».

Оплата работы в командировке

№ п/п

Вид возмещаемых командировочных расходов Описание расходов
1 Расходы на проезд

При направлении сотрудника в командировку, работодатель берет на себя оплату расходов на проезд от места работы (проживания) до места командировки. Возмещению подлежат расходы на проезд железнодорожным, авиа-, наземным, водным транспортом.

2

Расходы на проживание

Пребывая в командировке, сотрудник несет расходы, связанные с наймом помещения для проживания. Данные расходы подлежат возмещению в общем порядке. Работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы как на аренду номера в гостинице, так и на оплату услуг временного проживания в пользу частного лица.

3

Суточные

Согласно абц. 12 п.3 ст. 217 НК РФ, работодатель выплачивает сотруднику суточные за каждый день пребывания в командировке (в том числе, за дни в пути) в размере:

  • до 700 руб./сут. – для командировок в пределах РФ;
  • до 2.500 руб./сут. – для командировок за границу.

4

Оформление визы, загранспаспорта, приглашения

В случаях когда сотрудник направляется в командировку за рубеж, в страну, посещение которой предполагает оформление визы, то работодатель компенсирует сотруднику расходы, связанные с ее оформлением. Также подлежат возмещению расходы на оформление загранспаспорта.

5

Консульские, аэродромные, прочие сборы

На основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ в перечень возмещаемых командировочных расходов включены расходы на оплату консульских сборов, а также прочих сборов, связанных с правом проезда, пользование морскими каналами, т.п.

Работодатель возмещает сотруднику расходы, понесенные в командировке, при наличии следующих документальных оснований:

  • возмещение проезда осуществляется на основании оригиналов проездных документов (ж/д, авиа- билетов, квитанций на оплату услуг перевозки, оформленных в соответствующем порядке);
  • расходы на проживание компенсируются на основании оригиналов квитанций, выданный гостиницей либо иной организацией (ИП, физлицом), оказавшей услуги временного размещения;
  • суточные – расходы, подлежащие возмещению на основании приказа о командировке, при наличии авансового отчета (без необходимости предоставления первичных документов, подтверждающих расходы).

Возмещение прочих расходов, связанных с пребыванием сотрудника в командировке, производится на основании оригиналов первичных документов (квитанции, чеки, акты выполненных работ, т.п.), подтверждающих такие расходы.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector