Требования к бухгалтерским документам

Требования к заполнению первичной документации в бухгалтерии

Первичка представляет собой документацию, которая подтверждает осуществление хозяйственных операций. Документы должны быть оформлены в той же последовательности, что и произошедшие события.

Оформление первичных документов в бухгалтерском учете – это необходимое требование ведения хозяйственного учета. Тем не менее, на сегодняшний день требования к первичной документации предъявляются совершенно иные. Так, начиная с 2013 года, обязанность использовать унифицированные формы основных документов бухгалтерского учета отменена.

Теперь у компаний есть выбор применять уже разработанные государством документы в своей деятельности или утвердить их самостоятельно с учетом потребностей организации. Однако в том случае, если применение первичного документа определено не Госкомстатом, а иными нормативными документами, например «Порядком ведения кассовых операций», данные формы являются обязательными к применению.

Значение документов первичного бухгалтерского учета организации нельзя недооценивать. Ошибки, выявленные в «первичке», не позволяют определять корректную налоговую базу, требуемую для исчисления налоговых платежей. Вследствие этого может возникнуть не только недопонимание с инспекцией, но и основание для наложения штрафных санкций.

Для того чтобы компании не пришлось отстаивать свою позицию в споре с налоговиками, необходимо уделять достаточно внимания порядку оформления бухгалтерских документов.

В связи с тем, что на основании первичной учетной документации в компании формируется налоговая база и производится расчет налогов, налоговики пристально следят за корректностью оформления документов и достоверностью, отраженных в них сведений. Наиболее типичными ошибками при подготовке «первички» являются:

  • Использование не утвержденных компанией бланков. Когда в организацию с проверкой приходит налоговая инспекция, первым документом, который они просят предоставить является учетная политика. Именно в ней должен быть зафиксирован факт использования самостоятельно разработанных бланков документов;
  • Отсутствие в бланке обязательных к раскрытию реквизитов;
  • Отсутствие в ячейках бланка обязательной для отражения информации;
  • Арифметические ошибки при составлении. Данное нарушение зачастую имеет место возникать только в «первичке», которая заполняется не электронно, а вручную, так как формирование документа с использованием компьютерных программ позволяет предотвратить появления ошибок в расчетах;
  • Исправление вопреки требованиям законодательства произведено в кассовой документации;
  • В ячейках, которые являются обязательными к заполнению, но информация, по которым отсутствует или числовые значения показателей равняются нулю, не проставлены прочерки.
  • Документ подписан не уполномоченным на это лицом. На практике в компании должно быть распоряжение руководителя, определяющее перечень лиц, которые имеют право подписывать те или иные первичные учетные документы. Соответственно, если «первичка» подписана лицом, не имеющим такого права, документ признается недействительным и не имеющим юридической силы.

Требования к бухгалтерским документам

В первую очередь отметим, что исправлять «первичку» можно и нужно, так как недостоверно отраженная информация представляет для компаний большую опасность, нежели скорректированный документ. Однако разрешено вносить исправления не во все учетные формы документов.

В соответствии с требованиями, установленными для составления первичных кассовых и банковских документов, корректировки данной категории бланков находятся под запретом.

Что касается всей остальной первичной документации, вносить в них исправления разрешается.

При этом необходимо следовать простым правилам, позволяющим скорректировать документ без ущерба для его наглядного представления.

Суть сводится к следующему:

  • Неверную запись требуется аккуратно зачеркнуть,
  • Рядом с исправлением следует указать актуальную информацию.

Вносить исправления в первичные документы могут только уполномоченные на это работники. Вследствие этого заверить произведенное исправление необходимо подписью ответственного сотрудника компании.

У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
  • суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
  • финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
  • подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

Образец первичного бухгалтерского документа

Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется расчёт неустойки по ставке рефинансирования, вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности: что это такое и как его рассчитать самостоятельно – узнайте по ссылке.

При заполнении любого документа требуется указывать информацию – реквизиты:

  • название документа
  • дата заполнения документа
  • наименование предприятия (поставщика, подрядчика, покупателя)
  • № расчетного счета, реквизиты банка (при необходимости)
  • наименование хозяйственной операции, выраженной в количественном составе и денежной стоимости
  • указание ф.и.о. должностных лиц, имеющих право оформлять и подписывать документ
  • личная подпись каждого ответственного лица
  • оттиск печати или штампа
Образец первичной бухгалтерской документации – авансового отчета.
  • Кассовые ордера – подтверждают движение денег в кассе предприятия.
  • Банковская выписка – свидетельствует о движении денег на расчетном счете предприятия.
  • Квитанции – подтверждают оплату услуг и налогов, покупку товара за наличный расчет.
  • Платежное поручение – подтверждает оплату поставщикам и подрядчикам по безналичному расчету.
  • Авансовый отчет – оформляется при выдаче в подотчет наличных денег.
  • Товарный чек – подтверждает покупку товаров и оплату услуг. Должен соответствовать требованиям: чек должен быть выдан через электронный контрольно-кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой инспекции и иметь фискальный номер.
  • Накладная – подтверждает отпуск товара. Указывается наименование товара, количество, цена и сумма. В бланке одной товарной накладной допускается несколько наименований товаров.
  • Товарно-транспортная накладная – дает разрешение на перевозку и доставку товаров и грузов. Кроме наименования товаров, их количества, цены и суммы, в накладной указывается марка и номер автомобиля, фамилия водителя, маршрут доставки товара.
  • Счет – документ с указанием банковских реквизитов поставщика или подрядчика, перечень товаров или услуг, и сумма оплаты.

Что такое балансовая стоимость основных средств? Ответ содержится в публикации по ссылке.

Образец первичного документа – кассового ордера.
  • Табель учета рабочего времени – фиксирует отработанные часы каждым сотрудником в течение месяца
  • Расчетная ведомость – ведомость начисления заработной платы.
  • Платежная ведомость – ведомость выдачи заработной платы.
  • Расчетно-платежная ведомость – объединяет в 1 документе начисление и выдачу заработной платы, составляется на основании Табеля учета рабочего времени.

Требования к бухгалтерским документам

Но каждое предприятие имеет право разработать и применять свою документацию в соответствии со спецификой деятельности.

Личные листки по учету кадров, анкеты и личные дела, также относятся к первичным кадровым документам.

Что такое рентабельность предприятия и на что влияет данный показатель, вы можете прочесть в этой статье.

Требования к заполнению первичной документации в бухгалтерии

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

  1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
  2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
  3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
  4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы. Исправления можно сделать следующими способами:

  1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
  2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
  3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

Основные требования к первичной учетной документации установлены в статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Их содержание можно свести к следующим положениям

Всеобщность охвата. Документального оформления требует любая хозяйственная операция, в противном случае она не может быть отражена на счетах бухгалтерского учета. При этом к бухгалтерскому учету не могут быть приняты документы, оформляющие факты, не имеющие места в хозяйственной деятельности организации (включая мнимые и притворные сделки).

Свобода формы. Начиная с 1 января 2013 года, организациям предоставлено право выбора форм первичной документации, применяемой для ведения учета. Применение унифицированных форм первичной документации не является обязательным, организация может либо модифицировать унифицированные формы, либо разработать собственные.

Право определения форм первичной учетной документации наделен руководитель организации на основе представления должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, как правило, это главный бухгалтер.

Наличие обязательных реквизитов. В связи с тем, что организации не обязаны применять унифицированные формы первичной документации, для обеспечения надлежащего оформления первичных документов законодательством закреплен перечень обязательных реквизитов, которые должны быть представлены в любом первичном документе.

Своевременность составления. Законодательством установлены жесткие требования к моменту составления первичной документации: она должна быть оформлена либо в момент совершения факта хозяйственной деятельности (так, например, расходный кассовый ордер должен отражаться в кассовой книге в момент выплаты денежных средств из кассы), либо при отсутствии такой возможности – сразу по его совершении (так, например, если кассиру необходимо выдать денежные средства по трем расходным кассовым ордерам в срочном порядке, расходные кассовые операции могут быть зарегистрированы в кассовой книге не в момент выплаты денежных средств каждому из получателей, а после всех трех выплат одновременно).

Требования к бухгалтерским документам

Своевременность представления документов в бухгалтерию. Лица, ответственные за составление и исполнение бухгалтерских документов, обязаны обеспечивать своевременную передачу первичной документации в бухгалтерию для осуществления ее регистрации в учетных регистрах. Практическая реализация данного принципа обеспечивается путем разработки графика документооборота, позволяющего оптимизировать и упорядочить процессы движения документов в организации, а также контролировать сроки их передачи в бухгалтерию.

Обеспеченность бумажным носителем. Законодательство допускает возможность составления первичной учетной документации, как в бумажной форме, так и в электронном виде (с заверением документа электронной подписью). Однако преимущество получает бумажная форма, поскольку в случае требования иных лиц или государственных органов организация обязана предоставить бумажную копию электронного документа.

Отсутствие неоговоренных исправлений. Наличие исправлений в первичной документации допускается в том случае, если иное не предусмотрено законодательством. При этом исправление в обязательном порядке должно содержать дату исправления, повторные подписи и информацию для идентификации лиц, подписавших документ до его исправления.

Дублируемость первичных документов. В определенных случаях первичная документация может быть изъята из организации. Изымающие органы должны предоставить возможность для снятия копий с изымаемых документов, которые будут включены в состав первичной документации.

Первичные документы в части оформления должны отвечать следующим требованиям:

  • Первичные документы должны быть заполнены шариковой ручкой или с помощью средств вычислительной техники;
  • Заполнение первичных документов должно осуществляться аккуратно и разборчиво, обеспечивая возможность понимания их содержания;
  • Первичные документы должны содержать точную, ясную и полную информацию о содержании отраженных в них хозяйственных операциях;
  • Незаполненные графы и строки первичного документа должны быть прочеркнуты.

Требования к бухгалтерским документам

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает список лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подписание первичных документов, оформляющих хозяйственные операции, связанные с движением денежных средств, осуществляется руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, уполномоченными на это руководителем и главным бухгалтером.

Отсутствие подписи главного бухгалтера (уполномоченного лица) на денежных, расчетных документах делает их недействительными и непригодными к исполнению.

Фактические электронные документы должны отвечать всем тем требованиям, которые предъявляются к первичным документам, оформляемым в бумажном виде.

Логика применения электронных первичных документов позволяет сказать, что они должны обеспечивать возможность визуального ознакомления с их содержанием; получения копий на бумажных носителях; соответствие по содержанию утвержденным в организации формам первичных документов; возможность длительного хранения; обеспечения идентификации лиц, подписавших документ, а также возможность ограничения доступа к документу.

Обязательным требованием к электронному первичному документу является наличие электронной подписи.

Требования к бухгалтерским документам

Главным требованием, предъявляемым к оформлению «первички» является обязательное наличие всех реквизитов.

Все документы, которые содержатся в Альбоме унифицированных документов, уже содержат обязательную информацию. Однако в том случае, если компания использует собственные образцы бланков, необходимо проследить за тем, чтобы в них содержались все обязательные к раскрытию сведения.

В большинстве своем каждый первичный документ состоит из трех частей:

  • Заголовка;
  • Основной части;
  • Оформляющей части.

Заголовок предназначен для отражения информации о составляемом документе, организации его выдавшей и ее контрагенте, а именно:

  • Наименование первичного документа;
  • Код данной формы в соответствии с классификатором ОКУД. На практике данное поле часто остается незаполненным в связи с тем, что никаких санкций за это со стороны налоговых органов не предусмотрено;
  • Дату свершившегося факта хозяйственной жизни;
  • Наименование организации, составившей документ;
  • Код организации в соответствии с классификатором ОКПО;
  • Наименование подразделения, ответственного за совершение хозяйственной операции (Указывается при наличии);
  • Название единицы измерения в соответствии с классификатором ОКЕИ, а также валюты произведенной операции.

Какие задачи стоят перед регистрами учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием.

Классификация

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет. В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

  1. Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
  2. Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
  3. Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
  4. Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
  5. Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
  6. Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
  7. Кассовые документы, к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

  1. Хронологические, в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
  2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
  3. Комбинированные, которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Что касается требования к первичным бухгалтерским документам об указании валюты, то в регистрах должны фигурировать российские рубли. При этом не имеет значения:

  • фактическая валюта факта хозяйственной жизни;
  • место ведения компанией деятельности.

Отдельные требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов, касаются регистров (журналы, книги и т. п.), с которыми работает компания. Они в совокупности должны обеспечивать:

  • полноту информации (в расчете на всех заинтересованных ею пользователей);
  • системность (взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации);
  • обоснованность учетных записей (соответствие их первичке);
  • правдивость (получение информации без ошибок в соответствии с методологией учета и отчетности);
  • своевременность информации;
  • правовую весомость записей в учете.

оформление документов в бухгалтерском учете

Много вопросов при оформлении бухгалтерских документов возникает в отношении оттиска печати. Особенно актуальны сомнения организаций стали после того, как в 2015 году требование об обязательном наличии печати было отменено.

Что касается определенного перечня первичных документов, на которых оттиск печати является необходимым, то на практике это требование реализуется в нескольких случаях:

  1. Когда в документе присутствует обозначение «М.П.», обозначающее место для оттиска печати;
  2. Когда требование наличия оттиска определено на уровне российского законодательства;
  3. Когда требование наличия оттиска предусматривается первичным документом.

Однако важно отметить, что определять требуется ли печать на конкретном первичном документе или нет необходимо только тем компаниям, которые продолжают вести свою деятельность с использованием печати.

С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.

Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.

Датировка документа

Также требования, предъявляемые к бухгалтерским документам, в Стандарте определяют, что считать датой составления первичного учетного документа. Так вот, это дата его подписания лицом/лицами:

  • совершившим сделку/операцию и ответственным за ее оформление;
  • ответственным за оформление свершившегося события.
Ситуация Решение
Первичный документ составлен на основании другого документа – оправдательного (отражает сведения о факте хозяйственной жизни) Первый должен содержать ссылку на соответствующий оправдательный документ
Дата формирования первичного учетного документа отлична от даты факта хозяйственной жизни Первичный документ должен содержать дату совершения факта хозяйственной жизни

Срок х ранение первичных документов в организации

Требования к бухгалтерским документам

Обязанности хранения первичных документов возлагаются на организацию. Но для разных категорий документов устанавливаются разные сроки, в течение которых в компании заполненные документы должны находиться на хранении.

Минимальный срок хранения «первички» составляет пять лет. Тем не менее, для кадровой документации период, в течение которого документы должны находиться в компании составляет 75 лет.

При этом организация должна обеспечить подходящие условия для хранения документов, а также для предотвращения внесения в бланки несанкционированных исправлений. В общем случае ответственность за сохранность первичной учетной документации должна быть возложена на руководителя компании.

Что можно делать с новыми документами

Помимо жёстких требований к оформлению первичных бухгалтерских документов Стандарт разрешает компаниям:

  • дополнять документы бухгалтерского учета новыми необходимыми реквизитами (помимо перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ);
  • оформлять несколько взаимосвязанных фактов хозяйственной жизни одним первичным документом учета;
  • оформлять длящиеся факты (например, начисление процентов, амортизацию активов, изменение стоимости активов и обязательств) и повторяющиеся факты (например, поставку товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) с самостоятельно определённой периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал и т. п.);
  • использовать в качестве первички документы, оформляющие гражданско-правовые отношения с контрагентами, персоналом, госорганами, для управления фирмой и т. п. – например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, расписка, служебный контракт, служебное задание, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, авансовый отчет (при условии наличия обязательных реквизитов).

Также см. «Организация документооборота в бухгалтерском учете».

Записи на бумажном носителе можно делать краской, шариковой (не гелевой!) ручкой и др., чтобы это обеспечивало сохранность данных записей в течение установленного законом срока хранения.

На бумажных бухгалтерских документах учета нельзя делать записи средствами, которые не обеспечивают их сохранность этих записей. Так, простой карандашом и подобные ему – под запретом.

Также см. «Организация хранения документов бухгалтерского учета».

Обязательные свойства документов

Нынешние требования к первичным учетным документам бухгалтерского учета таковы, что любой электронный экземпляр должно быть возможно продублировать на бумаге.

Кроме того, следует исключить возможность повторного использования первички после принятия к бухгалтерскому учету. Обычно для этого применяют различные физические и программные средства.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector