Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является

Как продлить командировку сотруднику?

Работа каждого предприятия неразрывно связана с командировками его сотрудников. А пребывание в командировке требует конкретных затрат – на покупку пищи, съем квартиры или гостиницы, проезд в общественном и (или) личном транспорте. Чтобы учесть эти расходы на издержки фирмы, оформите определенные документы.

  • что такое командировка;
  • кого допускается отправлять в поездку, а кого – нет;
  • какие документы нужны для командировки и как их правильно составить и т. д.

Командировкой является поездка штатного специалиста в иную местность с целью исполнения задания начальника. Место трудовой деятельности – это подразделение, где человек трудится на основании договора и (или) приказа о приеме на службу. Командировкой будет считаться поездка сотрудника из главного офиса в филиал и наоборот.

Работа водителей, экспедиторов, курьеров связана с постоянным пребыванием в пути. Согласно статье 168.1 ТК РФ, такие работники также имеют право на возмещение собственных затрат, сопряженных с проездом и съемом квартиры (гостиницы). Составляя коллективный трудовой договор со своими работниками, вы должны четко выписать список работников, деятельность каких будет иметь разъездной характер.

  • беременных;
  • несовершеннолетних (исключение – креативные сотрудники СМИ, театров, цирков, концертных учреждений, спортсмены-профессионалы);
  • людей, которые трудятся по ученическому договору.

Особый случай – женщины с детьми до 3 лет. Командировать такую категорию работников можно, но женщина должна дать на это свое согласие (в письменном виде). При этом поездка не должна быть противопоказана лечащим врачом.

Согласно статье 259 Трудового кодекса, руководитель предприятия должен письменно уведомить сотрудницу о том, что она может отказаться от поездки. Все вышеупомянутое полностью относится к лицам, какие ухаживают за больными членами своей семьи и (или) имеют на иждивении детей-инвалидов (инвалидов детства).

Как мы уже отметили выше, в служебную поездку вы можете послать только служащего из штата. Но в ряде случаев нанимателю надо командировать сотрудника, с каким заключался договор гражданско-правового характера.

Таким документом, к примеру, может быть договор поручения либо подряда. В этом случае компания также может покрыть затраты человека, сопряженные с деловой поездкой. Разумеется, для этого затраты не только должны быть прямо связаны с данным поручением, но и доказаны документами. Работник должен предоставить квитанции и чеки.

В гражданско-правовом договоре должен быть отдельный пункт, касающийся возмещения затрат. Тогда ваш работник не будет платить с полученных денег НДФЛ, а вы – платить средства в различные внебюджетные фонды.

Используйте такие доводы. Если человек выполняет ваше задание, значит, он начал работать. А согласно статье 67 Трудового кодекса, в этом случае трудовой контракт считается заключенным, даже если он не имеет своей бумажной формы. Поэтому все претензии налоговиков являются беспочвенными.

Стоить отметить, что так же считают и арбитражные суды. И все же, чтобы избежать излишней волокиты, советуем заключать срочные трудовые контракты с внештатными сотрудниками на период их «командировки».

День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.

  • служебное задание (нужна форма Т-10а);
  • приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);
  • командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).
  • ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;
  • отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;
  • место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;
  • протяжность поручения, дата его начала и конца;
  • название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;
  • основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.

Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается директором фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.

По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного. Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются бухгалтеру для проведения оплаты.

  • ФИО и должность командируемого;
  • отдел, в каком он работает;
  • место командировки;
  • время;
  • цель.

Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является

В приказе необходимо установить источник расчета, с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.

Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.

В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.

  • филиалы и представительства заграничных фирм;
  • организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.

Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.

В ходе ведения экономической деятельности в определенных случаях для решения организационных вопросов сотрудники могут быть направлены в командировку, для этого необходимо знать какие документы необходимо оформлять до поездки и после.

  • Отменили необходимость применять командировочное удостоверение. Ранее данный документ был необходим для подтверждения сроков поездки, в настоящее время для этих целей служат проездные документы и документы, подтверждающие проживание сотрудника в гостинице или другом арендуемом жилье.
  • Более нет надобности составлять служебное задание.
  • Отчет о командировке более не нужен, но может применяться для внутренних нужно, по желанию, как оценка эффективности работы сотрудника.

С 8 августа 2015 года внесли еще одну коррективу в список документов, так исключили еще один документ: Журнал учета командируемых сотрудников, как уехавших, так и приехавших вести не требуется.

В итоге, основным документом, на основании которого работник направляется по делам фирмы является «приказ о направлении сотрудника в командировку». В нем обязательно должна прописываться цель поездки, город и сроки отсутствия сотрудника. Ранее эти данные отмененные документы, поэтому проверяйте наличие этих сведений в документе.

  • Первым делом издается приказ на командировку, с указанием сроков поездки, место направления, а также пишется цель поездки.
  • Командируемый получает аванс на командировку по расходному кассовому ордеру. Сюда входят суточные расходы, на проживание и другие цели.
  • В табеле учета рабочего времени отражается период отсутствия сотрудника специальным цифровым кодом «06» или же буквенным обозначением «К». Отработанное количество часов в форме Т-12 или 13 в соответствующей графе не указывается.
  • По истечение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться в бухгалтерии по потраченным денежным средствам, для этого предоставляется авансовый отчет (форма АО-1), а также все необходимые документы для подтверждения указанных в данном документе сведений. Например, проездные документы (сюда будут также входить и расходы на постельное белье и оформление проездных), чеки за проживание в гостинице или другом съемном жилье.
  • Если сотрудник ездил на личном автомобиле, то дополнительно прикладывается служебная записка, подтверждающая длительность поездки. К ней могут быть приложены чеки заправок, придорожных кафе и т.д., а также отметки принимающей стороны, на основании чего можно подтвердить сроки приезда и выезда работника.
  • Далее бухгалтерия сверяет документы и подсчитывает сумму понесенных сотрудником расходов, если она превышает выданный ранее аванс, то разница компенсируется сотруднику по расходному кассовому чеку, а если остались не потраченные деньги, то их принимают по приходному кассовому ордеру.

Ряд условий, при которых поездка является служебной командировкой

Термин служебной командировки закреплен в стат. 166 ТК. Здесь сказано, что это поездка сотрудника по приказу работодателя с целью выполнения определенного поручения. Конкретные задачи, место и сроки устанавливаются руководителем предприятия. Служебной же поездкой признается постоянная работа разъездного характера или выполняемая в пути.

Таким образом, основное отличие по трудовому законодательству состоит в характеристиках трудовых функций работника. Если занятость связана с постоянными разъездами или фактически осуществляется в пути, речь идет о служебных поездках. Если же работа по своему характеру разъездной не считается, говорят о командировке.

К примеру, работа курьера, агента по рекламе или страхованию, медпредставителя, водителя постоянно связана с разъездами. Следовательно, можно говорить, что такие должности имеют разъездной характер. Но если менеджер предприятия трудится в офисе и направляется по приказу директора в другой город, это уже командировка.

В свете обсуждаемого вопроса, что считается местом постоянной работы? Согласно п. 3 Постановления № 749 – это адрес расположения компании (или ее обособленного подразделения), который поименован в трудовом договоре с сотрудником. Направление специалиста для решения поручений фирмы вне места постоянной работы считается командировкой, равно как и направление работника в ОП, расположенное по адресу вне постоянного места работы.

  • Характер занятости – служебные поездки предполагают постоянные разъезды, работу в пути или в полевых условиях. Также возможен экспедиционный характер занятости.
  • Распорядок трудового режима – может различаться для командированных лиц, совпадая с выходными днями/праздниками при направлении в командировку. Для сотрудников, находящихся в служебных поездках, действует общий трудовой распорядок.
  • Расчет среднего заработка – командированные лица за дни поездок получают зарплату, исходя из средней величины; работники в пути – на основании действующей на предприятии СОТ (система оплаты труда).
  • Оформление – все командировки требуют обязательного оформления приказа руководителя, авансового отчета. На служебные поездки издание отдельного распоряжения не нужно, так как условия занятости оговариваются в трудовом договоре.

Из приведенного выше определения вытекают следующие условия, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

  • в поездку направляется работник предприятия. То есть физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях и работать по трудовому договору;

  • поездка работника должна состояться в другой населенный пункт, а не по месту постоянной работы;

  • поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для 

  • выполнения служебного поручения;

  • поручение выполняется вне места постоянной работы работника;

  • поездка ограничивается определенным сроком;

  • работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.

Кроме этого, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал (из одного филиала в другой) или наоборот (при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах).

Служебной командировкой нельзя считать:

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность происходит постоянно в пути;

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность носит разъездной характер. То есть служебными командировками не являются периодические поездки сотрудников, связанные с основной работой, но носящей разъездной характер;

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность на предприятии не закреплена трудовым договором.

«Командировочные» по гражданско-правовому договору

Сотруднику, работающему в  организации по гражданско-правовому договору, необходимо поехать в командировку.   Как компенсировать ему расходы, связанные с поездкой?

Нередко компании привлекают граждан, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей,  на работу, связанную с исполнением какого-либо проекта. С ними заключаются гражданско-правовые договоры, а именно договоры подряда.

Цена договора подряда включает компенсацию издержек подрядчика (исполнителя) и причитающееся ему вознаграждение. При этом издержки должны быть связаны непосредственно с выполнением договора, например, расходы на материалы, работы и услуги, необходимые для выполнения договора, или на проезд до места фактического выполнения работ и проживание (п. 2 ст. 709 ГК РФ).

Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является

Отметим, что  служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса РФ).  Работник и работодатель являются сторонами трудового договора. Компания не может отправить в командировку физическое лицо, работающее по договору гражданско-правового характера.

Поэтому термин «командировочные расходы» в договоре подряда употреблять не нужно. Возможны две ситуации: все расходы, связанные с выполнением задания, включены в вознаграждение исполнителя; и если помимо уплаты вознаграждения заказчик возмещает издержки исполнителя

. В первом случае организация выплачивает  подрядчику вознаграждение за минусом НДФЛ, начисляет страховые взносы в ПФР и фонды обязательного медицинского страхования, а расходы учитывает при исчислении налога на  прибыль. Взносы в Фонд социального страхования по договорам подряда не начисляются. Во втором случае все не так однозначно.  Рассмотрим его более подробно.

Суммы компенсации расходов исполнителя по гражданско-правовому договору  облагаются НДФЛ, поскольку являются частью цены договора и связаны с получением дохода физическим лицом (письма Минфина России от 05.09.11 № 03-04-05/8-633,  05.08.11 № 03-04-06/3-178,  20.03.12 № 03-04-05/9-329,  30.08.12 № 03-04-06/9-263).

Когда расходы на проезд и проживание были понесены самим исполнителем, он имеет право на получение профессионального налогового вычета по НДФЛ в сумме таких расходов, подтвержденных документально, в соответствии с п. 2 ст. 221 НК РФ.

В этом случае организация не должна компенсировать расходы на исполнение договора. Федеральная налоговая служба РФ высказала противоположную точку зрения на налогообложение НДФЛ (Письмо  ФНС РФ от 25. 03. 2011 № КЕ-3-3/926).

Основываясь на пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ налоговики делают вывод, что объектом налогообложения НДФЛ является вознаграждение по договору. Выплачиваемые помимо вознаграждения суммы компенсации издержек подрядчика в объект налогообложения налогом на доходы физических лиц не включаются.

альтернативный текст

Затраты на выплату компенсации физическому лицу организация учитывает для целей налогообложения прибыли при условии, что они документально подтверждены и экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК РФ). Затраты  на выплату компенсации могут учитываться в составе расходов на оплату труду  (п. 21 ст. 255 НК РФ), либо прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Страховые взносы

Компенсация, выплачиваемая исполнителю, не облагается страховыми взносами в ПФР и фонды обязательного медицинского страхования на основании пп. «ж» п.2 ч.1 ст.9 Федерального Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, если расходы предусмотрены договором, фактически произведены в интересах заказчика и документально подтверждены.

Если же организация от своего имени заказывает и оплачивает проезд и проживание, то выплаченная компенсация является  выплатой в натуральной форме и облагается страховыми взносами в ПФР и фонды обязательного медицинского страхования (п. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ).

Если физическое лицо документально подтвердило статус индивидуального предпринимателя, организация в отношении выплат в его пользу налоговым агентом по НДФЛ не является (п. 2 ст. 226 НК РФ). Исчисление НДФЛ производится предпринимателем самостоятельно.

Затраты на выплату компенсации индивидуальному предпринимателю  учитываются при исчислении налога на прибыль  в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 41 п. 1 ст. 264 НК РФ).Х  Х  ХНа наш взгляд, в договоре подряда следует указывать на возможность поездок исполнителя для выполнения работы по договору и обязанность заказчика возместить фактически произведенные затраты исполнителя, связанные с поездкой.

Для исключения конфликтов с подрядчиками целесообразно подробно перечислить в договоре вид расходов, подлежащих компенсации, и предел компенсируемых издержек, а также установить, что возмещение производится только на основании оригиналов документов.

Материал, представленный в настоящей статье, предоставлен исключительно для информационных целей и может оказаться не применимым в конкретной ситуации, и не должен воприниматься как гарантия будущих результатов.

За решением конкретных вопросов рекомендуем обращаться к специалистам нашей компании.Обращаем внимание на необходимость учитывать изменения в законодательстве, произошедших после даты подготовки материала.

Срок служебной командировки

Срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения.ьТо есть предельный срок командировки не установлен.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. 

Одной из составляющих большинства профессий являются командировочные периоды. Не редкими бывают случаи, когда командировочный процесс затягивается. Так как ее сроки в большинстве случаев строго регламентированы, продление процесса необходимо официально оформить.

В связи с тем, что в Трудовом Кодексе Российской Федерации не указаны правила и условия увеличения сроков командировок, эта процедура прописывается в положениях и уставе самой организации.

Причины продления командировки могут зависеть непосредственно от работника (невыполнение поставленных задач в срок, его не компетентность, заболевание и тд.). Если работник без веских причин не вкладывается в установленные сроки, отдел, отвечающий за финансовую сторону договоренности, может накладывать штраф.

Для увеличения сроков нахождения сотрудника вне рабочего места с выполнением своих обязанностей необходим ряд документов, которые должны быть указаны в регламенте компании — служебная записка, уведомление о продлении и соответствующий приказ.

Как правило, в первую очередь командированный работник составляет служебную записку, в которой указывает причины переноса даты окончания работ и точную дату их окончания. Затем специалисту компании необходимо отправить уведомление о продление командировки, так как без согласия сотрудника продлить его командировочный период нельзя.

По договоренности обеих сторон издается приказ, в котором так же должны указываться причины и сроки продления. Далее документ отправляют на подпись командированному рабочему.

В ней прописывается разрешение увеличить рабочий процесс вне основного места работы своей личной подписью по запросу работника. Не редко, по договоренности работника и организации, подписанная смета, по окончанию выполненных работ, является согласием с тем, что увеличение или перенос сроков является необходимостью.

Иногда работодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или, наоборот, продлевать ее срок. Как это правильно сделать, читайте в статье.

Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам — в главе 24 Трудового кодекса.

Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ)

  • оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки (п. 6 Положения о командировках). Для этого он может использовать форму № Т-10а или форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации (информация Минфина России № ПЗ-10/2012);

С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать в работе формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Первичные учетные документы должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Унифицированные формы № Т-10а, Т-9 и Т-10 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме № Т-9 или самостоятельно разработанной форме;
  • командировочное удостоверение по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках);
  • выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках). По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан (п. 26 Положения о командировках). Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55

  • представить работодателю авансовый отчет по форме № АО-1 об израсходованных в связи с командировкой суммах или по самостоятельно разработанной форме (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П);
  • произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному ему перед отъездом в командировку.

К авансовому отчету работник должен приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).

Кроме авансового расчета, ему также нужно представить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем своего структурного подразделения (п. 26 Положения о командировках).

Положение о командировках. Порядок отзыва из командировки или продления ее срока может быть установлен в положении о командировках, принятом в организации. В нем, в частности, может быть определено, что при необходимости решение об отзыве сотрудника из командировки (продлении первоначально установленного срока) принимает генеральный директор по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом руководителя организации.

Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.

В случае изменения срока командировки вносить изменения в служебное задание, приказ или командировочное удостоверение не нужно, но придется оформить дополнительные документы.

Приказ руководителя. Поскольку срок командировки указывается в приказе о направлении работника в командировку, логично, что и решение об отзыве из командировки или продлении ее срока будет также оформлено приказом. С этим согласны и специалисты Минфина России (письмо от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).

  •  «Разрешаю считать срок командировки 10 дней (вместо 12). 23 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае отзыва из командировки;
  • «Срок командировки продлить на четыре дня. 25 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае продления командировки.
  • в связи с досрочным выполнением работником служебного задания;
  • если во время следования работника к месту командирования в выполнении служебного задания отпала необходимость;
  • невозможно выполнить служебное задание по независящим от сотрудника причинам.

Какими документами оформляется отзыв работника из командировки, покажем на примере.

Пример 1

Сотрудник ОАО «Пастораль» ведущий юрисконсульт И.И. Пастушков направлен в служебную командировку в ООО «Астрея» в г. Владивосток для проведения подготовительной работы по заключению контракта. Согласно приказу срок командировки составит 10 рабочих дней — с 15 по 26 апреля 2013 года. 19 апреля он сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что закончит выполнение служебного задания досрочно 22 апреля.

Чтобы отозвать сотрудника из командировки, нужен соответствующий приказ руководителя организации.

Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник

  •  свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ об отзыве И.И. Пастушкова из командировки с 23 апреля 2013 года»;
  • подпись.

После этого отдел кадров подготовит приказ от отзыве работника из командировки. При наличии приказа руководителя организации начальник структурного подразделения, в котором трудится командированный работник, должен сообщить работнику об отзыве из командировки.

А причины, по которым он вернулся раньше, работник изложит в отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.

Заработная плата за время пребывания в служебной командировке

Сотруднику, находящемуся в поездке для выполнения служебного задания, гарантируется:

  • сохранение рабочего места и должности;

  • сохранение средней заработной платы за все рабочие дни недели по графику работы на постоянном месте службы, плюс оплата за выходные дни в двойном размере;

  • компенсация командировочных расходов.

Гарантии и компенсации при служебных командировках регулируются Российским законодательством и прописаны в Положении о командировках, а также в статье 167 и 168 ТК.

За все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, за командированным работником сохраняется средний заработок.

Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути). Расчет среднего заработка производится независимо от режима работы исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течении которого за работником сохраняется средняя заработная плата.

При расчете среднего заработка из расчетного периода должны быть исключены следующие периоды:

  • когда в соответствии с законодательством РФ за работником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка;

  • когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

  • когда работник не имел возможности выполнять работу из-за простоев по вине работодателя или причинам, не зависящим от него и работодателя, из-за забастовки, но при этом в ней не участвовал;

  • когда работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

  • в других случаях, при которых работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без нее в соответствии с законодательством.

В этой главе есть также статья 168. 1, которая регулирует возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, экспедициях, полевых условиях или имеет разъездной характер.

Для начала необходимо четко усвоить, где грань между служебными поездками и командировками. Служебная командировка — это выезд работника за пределы места постоянной работы на определенный срок для выполнения определенного поручения работодателя. А термин «служебные поездки» применяется по отношению к работникам, имеющим разъездной характер работы.

Так, к примеру, сотрудники ремонтной транспортной бригады выполняют свою работу только в пути, причем ежедневно. Такие поездки не считаются командировками, это обычная работа. Условие о разъездном характере работы должно быть обязательно закреплено в трудовом договоре.

Некоторые работодатели, направляя работников в командировки, совершают ошибки. Например, командируют тех, кого командировать запрещено по законодательству. Работников не знакомят с правом отказа от командировки, не оформляют служебное задание и командировочное удостоверение по форме.

А порой отсутствует даже и сам приказ на командировку. В табелях учета рабочего времени не отмечаются дни командировок, и встречаются ошибки в расчете возмещения расходов, связанных с командировками.

В статье 259 ТК РФ прописано, что направлять в служебные командировки нельзя беременных женщин, а женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, можно направлять только с их письменного согласия. Также исключительно с письменного согласия можно направлять в командировку  работников, воспитывающих без супруга детей в возрасте до пяти лет, работников, имеющих детей-инвалидов, и работников, ухаживающих за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Согласно ст. 268 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки работников в возрасте до восемнадцати лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

В соответствии со ст. 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Аудит своими силами

В преддверии проверки ГИТ или при поступлении на новую работу менеджеру по персоналу необходимо проверить все участки кадровой работы для приведения в порядок в соответствии с действующим законодательством, в том числе и участок командировок.

  • Во-первых, надо проверить, не направлялись ли в командировку работники, которых направлять запрещено. Если это обнаружится, то исправить такое нарушение уже не будет возможности. Но в дальнейшем следует строго соблюдать установленные законом запреты.
  • Во-вторых, проверить наличие письменных согласий на командировку от тех работников, которые входят в число упомянутых в статье 259 ТК РФ. У работодателя должно быть документальное подтверждение факта того, что эти категории работников давали согласие на направление в командировку, и того, что они были ознакомлены со своим правом отказаться от командировки. Проверьте, есть ли у вас такие письменные согласия работников. Также командировки не должны быть противопоказаны таким работникам по состоянию здоровья.

Правила оформления

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
  • приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № T-9a);
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
  • командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Сначала необходимо издать приказ, с которым работник обязательно должен ознакомиться письменно. Затем оформить согласие, если сотрудник принадлежит к одной из упомянутых категорий работников. После этого командируемому работнику надо выдать служебное задание и командировочное удостоверение.

Кроме того, необходимо сделать соответствующую запись в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки (журнал выбытия). А по возвращении работника из командировки — потребовать с него отчет о выполнении служебного задания.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. 739н (Приложение № 2). В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

Работодатели, принимающие командированных работников, тоже ведут учет в установленном порядке. Так, согласно Приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г.739н, учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия), форма которого предусмотрена Приложением № 3.

При возвращении из командировки работник обязан отчитаться перед работодателем в течение трех дней, сдав все билеты на проезд и документы, подтверждающие факт и стоимость проживания, а также командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии и отчет о выполнении служебного задания.

После этого бухгалтерия должна произвести перерасчет выданных авансом денег. В табеле учета рабочего времени (по формам Т-12 и Т-13, утвержденным постановлением Госкомстата РФ) делаются отметки о служебной командировке работника (буквенный код «К», цифровой код «06»).

Размер суточных в случае направления работников в командировку внутри страны определяется коллективным договором или локальным актом для командировок по России.

В случае выезда командируемого за пределы страны процедура и размеры суточных определяются также коллективным договором либо локальным актом для командировок за рубежом. Суточные в данной ситуации выплачиваются в иностранной валюте.

Однако в соответствии с пунктом 18 Положения о командировках при направлении сотрудника со служебным заданием за пределы Российской Федерации дата пересечения российской границы входит в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а дата пересечения российской границы при возвращении из командировки входит в дни, за которые суточные уплачиваются в российской валюте.

Даты пересечения российской границы при следовании в командировку и при возвращении из нее определяются согласно отметкам в паспорте.

Если командировка за рубеж однодневная, то, согласно пункту 20 Положений о командировках, командируемому за рубеж и вернувшемуся в страну в этот же день сотруднику размер суточных устанавливается как 50% нормы затрат на уплату суточных, регулируемой коллективным договором либо локальным нормативным документом для командировок за границей.

Бывают ситуации, когда специалисту требуется дополнительное время для выполнения служебного задания. В таком случае окончательный срок командировки может существенно отличаться от обозначенного в приказе. Чтобы не возникло никаких вопросов у руководства, нужно следовать правилам оформления продления срока работы вне стенах компании.

Порядок оформления служебной командировки

Оформить выезд по служебным делам стало гораздо проще. По действующим нормам из документов на командировку требуется оформить только приказ о командировании сотрудника, удостоверение выписывать не нужно.

Если он выезжает на автомобиле, понадобится оформить служебную записку. При возвращении с задания, требуется представить авансовый отчет с сопроводительными бумагами.

Он обязан оформить соответствующую справку в трехдневный срок. В справке подтверждается, что сотрудник трудится в данной компании, и в указанные даты пребывал в другом городе с целью выполнения служебных задач. Ставится подпись ответственного лица, печать учреждения.

Данный документ отражает как ключевые моменты организации служебных поездок, так и специфику, присущую конкретной компании. Оговариваются порядок установления срока и режима поездок, их документальное оформление, оплата поездок в выходные дни, порядок представления отчетности по расходам.

В положении устанавливаются нормативы по суточным. С января нынешнего года внесено изменение в порядок уплаты страховых взносов с суточных. Ранее они были освобождены от таких вносов. Теперь превышение 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок будет облагаться платежами в бюджет.

Исходя из этих новых правил, работодателям нужно принять решение либо об уменьшении размера суточных либо о сохранении их без изменений.

Для издания приказа компания вправе использовать либо унифицированную форму, либо форму, разработанную непосредственно в компании (со всеми должными реквизитами). В приказе указывается исполнитель и цель служебного задания, адрес назначения, ставится подпись директора компании или его заместителя.

Подобный документ издается с учетом обстоятельств. Например, при временной утрате у сотрудника трудоспособности рабочую поездку необходимо отменить. Ее продолжение в случае заболевания сотрудника возможно только при его письменном согласии.

На практике, такие случаи, как отзыв работника из командировки по семейным или личным обстоятельствам, из-за погодных условий, а также из-за других форс-мажорных обстоятельств, закрепляются в вышеуказанном положении.

Приказ об отмене рабочей поездки издается на основании должностной записки, в которой указываются причины отмены. Выданные подотчетные средства возвращаются в кассу компании. Если часть средств была потрачена, оформляется авансовый отчёт, сдаётся их остаток. Срок возврата определяется руководителем в документе об отмене. Оформление приказа о переносе служебной поездки осуществляется в таком же порядке.

Перед направлением в командировку сотрудник должен дать согласие или отказ на поездку в письменной форме, предварительно ознакомившись с целями и сроками служебного задания.

Командировка сотрудника должна быть документально оформлена. Для признания командировки действительной необходимо оформить:

  • распоряжение о направлении сотрудника в командировку;

  • командировочное удостоверение;

  • служебное задание;

  • отчет о проделанной работе;

  • авансовый отчет.

При этом согласно новым правилам командировочной поездки достаточно оформить приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку. Необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания отпала.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector