Новая форма 2 НДФЛ с 2019 года – последние новости, справка, бланк скачать бесплатно, ФНС, работник, налоги

Новая форма – что изменилось в 2019 году?

В первую очередь изменилось само название документа. Теперь в заголовок добавлена формулировка «…и суммах налога…».

Появились четыре новых признака, которые обозначаются кодами:

• 1 – для общего случая;
• 2 – в ситуации, когда налог удержать не представляется возможным;
• 3 – аналогично «1», но когда ее заполняет правопреемник налогового агента;
• 4 – аналогично «2» для правопреемника.

Кроме того, у справки теперь есть приложение. В него заносятся те данные, которые содержались ранее в разделе III старой формы.

В справке ставятся отметки об уведомлении, для чего в ней предусмотрены строки. Это обозначается цифровыми кодами:

• 1 – в случае, когда налогоплательщик получил на руки Уведомление об имущественном вычете;
• 2 – для социального вычета;
• 3 – при выдаче Уведомления о праве уменьшения налога в отношении авансовых фиксированных платежей.

При этом сами вычеты в документе не указываются. А вот доходы по месяцам и вычеты приводятся в приложении с проставлением кода.

Еще одно обновление, касающееся новой формы документа, заключается в том, что порядок заполнения для налоговой инспекции и сотрудника теперь отличаются.

Бланки новой формы 2-НДФЛ в 2019 году

Новая форма и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

Налоговый кодекс обязывает работодателей выдавать своим сотрудникам справки о доходах и удержанном НДФЛ при условии, что сотрудник написал заявление с просьбой предоставить ему такие данные (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Если ранее форма 2-НДФЛ для налоговой и сотрудника были одинаковыми, то теперь бланки разные (Приказ ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@).

Бланк сделали проще: убрали признак справки, сведения о ее номере, код налоговой инспекции, номер корректировки и др.

2-НДФЛ для выдачи работникам онлайн

Примечание: Приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@ утверждена новая форма справки 2-НДФЛ. Она вступила в силу с 1 января 2019 года и применяется с отчетности за 2018 год. Также приказом была утверждена отдельная форма справки для выдачи работникам. Теперь она называется – «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Внешне она ничем не отличается от 2-НДФЛ старой формы.

2-НДФЛ 2019 для инспекции

Форма, которая подается в налоговую инспекцию, немного отличается названием: после полного названия документа в скобках указывается «2-НДФЛ». Документ подается полностью со всеми приложениями. Подавать ее нужно в электроном виде, за исключением тех налоговых агентов, у которых среднесписочная численность за отчетный год не превышает 25 человек. Таким организациям разрешается подавать сведения на бумажных носителях. Это положение содержится в ст. 120 (пункт 2) Налогового кодекса РФ.

Как выглядит справка 2-НДФЛ в 2019 году для налоговой?

Форма получила другое название. Теперь это «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

Заполнить 2-НДФЛ онлайн

Бланк состоит из двух листов. Новый лист — это приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». В нем указывают данные, которые в старой форме приводили в разделе 3.

Ниже показано, как выглядит бланк для налоговой с рекомендациями по его заполнению.

Справка 2-НДФЛ для сотрудника в 2019 году

Справку по новой форме выдают работнику на руки по его заявлению. Бланк называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». По сути это уже не форма 2-НДФЛ.  

Документ состоит из одного листа и имеет меньшее количество полей для заполнения. В нем не нужно указывать:

• номер; 
• признак; 
• код и дату выдачи уведомления о предоставлении вычета. 

Правила заполнения документа практически не изменились.  

В части 3 появились новые реквизиты:

• месяц получения денег;
• код выплаты и сумма;
• код вычета и сумма. 

Имущественные, стандартные и социальные вычеты указывают в части 4. 

По заявлению на налоговый вычет на ребенка в 2019 году образец смотрите по ссылке.

Пятая часть предназначена для обобщенных данных за весь период по зарплате, вычетам, налоговой базе, удержанному и перечисленному НДФЛ. 

Справка для сотрудников более компактная. В ней отражается все необходимые сведения:

• в разделе 1 указываются данные о налоговом агенте;
• во втором – о налогоплательщике;
• раздел 3 предназначен для указания доходов по месяцам. Здесь предусмотрены столбцы для отражения кода дохода и вычета и соответствующих сумм;
• в разделе 4 показаны налоговые вычеты;
• пятый раздел – подведение итогов расчета дохода, налога и вычетов за год в целом.

Каков алгоритм представления справки 2-НДФЛ

Промежуток времени, на протяжении которого возможно осуществлять операции с одной и той же справкой 2-НДФЛ, применим только в контексте с физлицами. Данный период для физлица может варьироваться в зависимости от места затребования документа.

Подробности – в нашей статье «Какой срок действия справки 2-НДФЛ в 2018-2019 годах?».

Компании обязаны соблюдать порядок представления справки НДФЛ. Для этого им нужно выполнить следующие условия:

• определить место ее подачи;
• выбрать метод передачи;
• соблюсти своевременность указанных действий.

ИФНС, в которую представляется справка, определяется по месту учета налогового агента. Однако зачастую многим плательщикам, имеющим довольно разветвленную сеть подразделений по всей России, сложно определиться, куда именно сдавать 2-НДФЛ по филиалам.

В этой ситуации рекомендуем вам руководствоваться публикациями «Куда отчитаться о доходах работников подразделений?» и «Составляем справку 2-НДФЛ, если работник трудится сразу в нескольких подразделениях».

В какую ИФНС подается бланк 2-НДФЛ, если налогоплательщик сменил юридический адрес?

Ответ на этот вопрос вы найдете в заметке «Как сдавать НДФЛ-отчетность при смене адреса».

В настоящее время передать справку НДФЛ в ИФНС возможно 2 способами:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде по ТКС.

И не забывайте про другой отчет по НДФЛ, который сдается ежеквартально, — про форму 6-НДФЛ. Подробнее о ней читайте в одноименной рубрике нашего сайта.

Справка НДФЛ позволяет налоговым органам проводить контроль соответствия удержанных и уплаченных налогов. Поэтому важно своевременно представлять 2-НДФЛ с указанием корректных данных. В противном случае налогоплательщик может быть привлечен к ответственности.

О том, какие меры ответственности предусмотрены законом, читайте в статье «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?».

Итак, справка 2-НДФЛ в настоящее время очень популярна, и в первую очередь, по причине того, что этот документ может дать оценку финансового состояния физлица. Хотите быть в курсе законодательных новшеств, касающихся этого отчета? Следите за новостями в нашей рубрике «2-НДФЛ».

Справки необходимо предоставить сотрудникам налоговой инспекции не позднее 1 апреля 2019 года (п. 2 ст. 230 НК РФ).

В случае невозможности удержания подоходного налога требуется известить проверяющих. Сделать это необходимо в письменном виде. Крайний срок – не позднее 1 марта 2019 года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Не забудьте также уведомить и работника — ему нужно выдать копию справки также не позднее 1 марта.  

При этом подача справки 1 марта не освобождает от подачи справки еще и 1 апреля. Так как данные справки заполняются по-разному.

Работникам форму на руки выдают в течение 3 рабочих дней по их требованию.

Как заполнить новую 2-НДФЛ

В поле «Признак» нужно указать значения от “1” до “4”:

• «1» — если сдают обычную справку («3» в данном случае ставят правопреемники);
• «2» — когда отчитываются при невозможности удержать НДФЛ («4» в данном случае ставят правопреемники).

Затем указывают наименование налогового агента, его ИНН, КПП, номер контактного телефона и код ОКТМО.

Раздел 1 предназначен для данных о получателе дохода. В нем приводят ФИО, ИНН, дату рождения, гражданство, статус плательщика, код, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность.

В разделе 2 указывают общие суммы дохода и НДФЛ по итогам налогового периода (календарного года). Порядок заполнения см. в таблице 2. 

Таблица 2. Заполнение раздела 2 справки 2-НДФЛ 

Раздел 3 содержит информацию о стандартных вычетах по НДФЛ на детей и взрослых, социальных и имущественных налоговых вычетах. В нем ставят код и сумму вычета, а также код, номер и дату выдачи уведомления о подтверждении права на вычет и код ИФНС его выдавшей. Приведем коды уведомления:

• 1 — по имущественному вычету;
• 2 — по социальному вычету;
• 3 — выданного налоговому агенту при подтверждении права на уменьшение НДФЛ на сумму уплаченного работником-иностранцем авансового фиксированного платежа по налогу.

Внизу первого листа заполняют реквизит «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей справке, подтверждаю», а также указать:

• 1 — если справку подает налоговый агент (его правопреемник);
• 2 — если представитель налогового агента (его правопреемника).

Во втором листе указывают номер справки, отчетный год и ставку НДФЛ. Также приводят суммы доходов и вычетов по месяцам и соответствующие им коды. 

Заголовок

Вверху каждого листа справки проставляется ИНН и КПП налогового агента, а также указывается порядковый номер страницы.

В начале первого листа дается информация общего характера. Тут содержатся сведения:

• порядковый номер справки;
• за какой год она составляется;
• признак — цифровой код, означающий основание представления сведения о доходах:
  • 1 — НДФЛ с доходов удержан;
  • 2 — НДФЛ удержать не удалось;
  • 3 — справка подана правопреемником, НДФЛ удержан;
  • 4 — справка подана правопреемником, но НДФЛ не удержан.
• номер корректировки:
  • 00 — если справка составляется первично;
  • 01, 02, 03 и так далее — порядковый номер произведенной корректировки;
  • 99 — если справка отменяет ранее представленную.
• код налогового органа, где первые две цифры — код региона, а последние — номер налоговой инспекции;
• наименование налогового агента — компании или ФИО предпринимателя;
• информация о реорганизации, если это актуально;
• код ОКТМО;
• телефон для связи.

Раздел 1

В первом разделе представляется информация о физическом лице:

1. ИНН налогоплательщика.
   

   Обратите внимание! Если ИНН неизвестен, поле можно не заполнять. При этом ИФНС не вправе отказать налоговому агенту в приеме 2-НДФЛ (письмо от 22 марта 2018 года № ГД-2-14/562@).

2. Фамилия, имя и отчество (при наличии) физического лица, в отношении которого составляется справка.
3. Статус налогоплательщика:

• • 1 — налоговый резидент РФ;
  • 2 — налоговый нерезидент РФ;
  • 3 — высококвалифицированный специалист-нерезидент;
  • 4 — участник Госпрограммы по добровольному переселению в Россию соотечественников, нерезидент;
  • 5 — иностранец либо человек без гражданства, получивший статус беженца или временное убежище в РФ, нерезидент;
  • 6 — иностранец, работающий в России на основании патента.

4. Дата рождения.
5. Код страны, гражданином которой является физическое лицо. Берется из Общероссийского классификатора стран мира. Код России — 643.
6. Код вида документа. Он берется из Требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган, утвержденных Приказом ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@. Код паспорта — 21.
7. Серия и номер удостоверяющего документа, чаще всего паспорта.

Раздел 2

Во втором разделе указываются итоговые данные по доходам и НДФЛ за отчетный период:

• общая сумма дохода физлица;
• налоговая база;
• ставка налога (обычно 13%);
  

  Обратите внимание! Форма 2-НДФЛ заполняется отдельно по каждой ставке, по которой доход налогоплательщика в течение года облагался НДФЛ.

• сумма фиксированных авансовых платежей;
• сумма налога, которую налоговый агент:
  • исчислил по данным своего учета;
  • удержал из дохода физического лица;
  • перечислил в бюджет;
  • удержал излишне или не смог удержать.

Если налог не был удержан (признаки 2 и 4), особенности заполнения будут таковы:

1. В строке «Сумма налога исчисленная» отражается сумма начисленного НДФЛ;
2. В строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» — сумма налога, которая не была удержана;
3. В строках «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» — прочерки.

Как заполнять раздел при удержании НДФЛ, показано в примере в конце статьи.

Раздел 3

В третьем разделе необходимо указать информацию о вычетах НДФЛ — стандартных, социальных и имущественных. Работодатель делает вычеты (кроме стандартных) на основании уведомлений из ИФНС, которые предоставляет сотрудник.

В столбцах «Код вычета» указываются коды из Приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. В поле «Сумма вычета» отражается сумма по указанному коду. В полях ниже нужно указать параметры налогового уведомления, на основе которого предоставляется вычет. Код вида уведомлений:

• 1 — имущественный вычет;
• 2 — социальный вычет;
• 3 — уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.

Также следует указать номер уведомления, его дату и код ИФНС, которая его выдала.

Если не хватает полей для предоставленных вычетов или было получено несколько уведомлений, то придется заполнить соответствующее количество листов формы. При этом в последующих листах Раздел 1 и Раздел 2 заполнять не нужно. Также в заголовке формы не нужно указывать ОКТМО и телефон, а при заполнении в связи с выдачей нескольких уведомлений — еще и наименование налогового агента. В Разделе 3 на дополнительных листах нужно заполнить такие поля:

1. Если не хватило места для вычетов — «Код вычета», «Сумма вычета».
2. Если было получено несколько уведомлений — «Код вида уведомлений», «Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления» и «Код налогового органа, выдавшего уведомление».

Если уведомления о налоговых вычетах нет, соответствующие поля заполняются прочерками.

Справку может подписать сам налогоплательщик (директор компании, предприниматель) либо его правопреемник, а также доверенное физическое лицо или представитель доверенного юридического лица. В зависимости от того, кто ставит подпись, необходимо указать код:

• 1 — документ подписал сам налоговый агент или правопреемник;
• 2 — это сделал законный представитель.

Если 2-НДФЛ подписывает доверенное лицо, в нижней строке первого листа нужно указать наименование и реквизиты доверенности.

Приложение

В новой форме 2-НДФЛ также дается информация о доходах и вычетах гражданина с разбивкой по месяцам. Отражаются эти данные в приложении. Здесь нужно указать сумму дохода и вычета (при наличии) за каждый месяц, а также соответствующий им код. При этом стандартные, социальные и имущественные вычеты не указываются.

Месяцы должны указываться в хронологическом порядке. Если в каком-то месяце были разные виды доходов, то его следует указать в нескольких строках (см. пример).

В столбце «Код дохода / Код вычета» нужно указать соответствующий код. Код вычета и его сумма указывается в том случае, если по соответствующему виду дохода предусмотрен вычет либо он подлежит налогообложению не в полном размере. Коды доходов и вычетов следует брать из указанного выше приказа № ММВ-7-11/387@.

Правила заполнения справки по новой форме таковы.

Вверху каждой страницы предусмотрены поля, где указываются ИНН и КПП налогового агента и номера страниц.

На первой странице проставляется номер документа, год, за который предоставляется информация, цифровой код 1-4, указывающий удержан или не удержан налог и то, кем составляется справка (налоговым агентом или его правопреемником).

• В случае, если производились корректировки, то указывается их номер в двухзначном формате. При первичном составлении документа ставится код «00».
• Если же настоящая справка отменяет составленную ранее, то необходимо указать код «99».

Далее прописывается код налоговой инспекции, наименовании организации – составителя документа, код ОКТМО, контактный телефон. Если налоговый агент был реорганизован, то для этой информации также предусмотрено отдельное поле.

Раздел 1

Раздел I посвящен данным о физическом лице. Указываются такие данные ФИО, ИНН, статус (1 или 2 – резидент / нерезидент РФ соответственно, 3 – не резидент высокой квалификации, 4 – нерезидент участник Государственной программы по добровольному переселению, 5 – беженец, не являющийся резидентом, 6 – иностранец, работающий по патенту).

Раздел 2

Здесь указывается информация о всех начислениях в пользу физического лица, произведенных за отчетный период, налоговой базе, а также ставке, по которой удерживается налог. Необходимо также указать фиксированные авансовые платежи.

Предоставляются сведения относительно начисленного налога, удержанного или того, который было невозможно удержать. Если по какой-либо причине НДФЛ был удержан излишне, то эта информация также находит отражение в данном разделе.

Раздел 3

В разделе III указываются данные о вычетах. Налоговый агент должен проставлять эти сведения на основании уведомлений, которые выдаются налоговой инспекцией. Необходимо проставить код вычета и его сумму в соответствующих графах.

• Коды таковы: 1 – имущественный, 2 – социальный вычет и 3 – снижение НДФЛ на авансовые фиксированные платежи. Кроме того, в обязательном порядке должна быть отражена информация о дате и номере уведомления о праве на налоговый вычет и коде ИФНС, выдавшей этот документ.
• Если вычетов несколько, то каждый нужно указывать на отдельном листе. При этом заново заполнять предыдущие разделы не требуется.

Приложение

Как заполнить справку о доходах физического лица и суммах НДФЛ

Кто сдает	Налог удержан	Налог невозможно удержать
Налоговый агент	1	2
Правопреемник налогового агента	3	4

В поле «Номер корректировки» укажите одно из значений:

• В первичной форме – «00»,
• В корректирующей форме – порядковый номер корректировки: «01», «02» и т.д.,
• В отменяющей справке – «99».

В поле «Представляется в налоговый орган» укажите код своей ИФНС, его можно узнать в своей выписке из ЕГРЮЛ или на сайте ФНС в разделе «Контакты».

Налоговый агент	Как указать
Юридическое лицо	Сокращенное наименование или полное наименование, если сокращенное отсутствует
Правопреемник реорганизованной организации	Наименование реорганизованной организации
Физическое лицо	Полные фамилия, имя и отчество в соответствии с документом, удостоверяющим личность

Коды по ОКТМО содержатся в «Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований» ОК 033-2013 (ОКТМО). Компании указывают ОКТМО по месту своего нахождения. Физические лица (нотариусы, адвокаты, индивидуальные предприниматели) указывают ОКТМО по месту своего жительства. Исключение – ИП, которые состоят на учете в ИФНС по месту ведения деятельности, они указывают ОКТМО по месту учета.

Заполните реквизит «ИНН в Российской Федерации», если знаете ИНН физического лица – получателя дохода. Правила разрешают не заполнять это поле, если ИНН физлица неизвестен налоговому агенту.

Укажите фамилию, имя и отчество в соответствующих полях. Данные должны точно соответствовать документу, удостоверяющему личность. Если в этом документе отчество отсутствует, то и в справке его писать не нужно.

Код	Статус налогоплательщика
1	Налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации
2	Налогоплательщик не является налоговым резидентом Российской Федерации
3	Налогоплательщик – высококвалифицированный специалист  не является налоговым резидентом Российской Федерации
4	Налогоплательщик – участник Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом, не является налоговым резидентом РФ
5	Налогоплательщик является беженцем или лицом, получившим временное убежище на территории РФ, не является налоговым резидентом РФ
6	Налогоплательщик – иностранец, работающий на основе патента

Дата рождения заполняется арабскими цифрами в формате «ДД.ММ.ГГГГ». В поле «Гражданство» указывается числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Код РФ – «643».

Далее указывается код документа удостоверяющего личность. Коды будут указаны в приложении №1 к новому порядку заполнения справки, на данный момент оно еще не опубликовано.

Сразу под данными физического лица расположен блок полей, обобщающих суммы доходов и налогов. Суммы группируются по налоговой ставке. Если у работника выплаты облагаются по разным ставкам НДФЛ, то придется заполнить дополнительный лист на каждую ставку. Второй и последующие листы заполняются не полностью, а только следующие поля:

• ИНН,
• КПП,
• Номер справки,
• Отчетный год,
• Признак,
• Номер корректировки,
• Представляется в налоговый орган,
• Раздел «Общие суммы дохода и налога»,
• Раздел «Вычеты» — при необходимости.

В остальных полях проставляются прочерки.

Сумму дохода и налоговую базу укажите в рублях и копейках. В полных рублях без копеек заполняйте следующие поля:

• Сумма налога исчисленная,
• Сумма налога удержанная,
• Сумма фиксированных авансовых платежей,
• Сумма налога перечисленная,
• Сумма излишне удержанного или не удержанного налога.

Расшифровки сумм приводятся в приложении. Если вычеты, предоставленные работнику, превышают общую сумму дохода, то в поле «Налоговая база» укажите «0.00». Отрицательными значениями она заполняться не может.

Ниже расположены поля для заполнения сведений о налоговых вычетах, предоставленных работнику. Новый реквизит – код вида уведомления, заполняется одним из значений:

• 1 – уведомление на имущественный вычет,
• 2 – уведомление на социальный вычет,
• 3 – уведомление на уменьшение НДФЛ на фиксированные платежи.

Заполнение остальных полях стандартно: номер уведомления, дата его выдачи и код ИФНС, выдавшей уведомление.

Форму подписывает налоговый агент. Им может быть руководитель, если источником доходов является юридическое лицо. Или физическое лицо – предприниматель, адвокат или нотариус.

В приложении к приведите расшифровку доходов, выплаченных работнику. Сначала продублируйте номер и отчетный год, укажите налоговую ставку. Затем переходите к заполнению граф.

В первой графе укажите номера соответствующих месяцев: «01», «02», «03» и т.д. Доходы перечисляйте в хронологической последовательности по месяцам, за которые они были начислены.

Во второй колонке укажите коды доходов и вычетов. Стандартные, социальные и имущественные вычеты здесь не указывайте. Их суммы приводятся обобщенно на первой странице, то есть в самой справке.

Суммы доходов и предоставленных вычетов указывайте в рублях и копейках. Если выплаченные доходы облагаются разными ставками НДФЛ, то нужно заполнить приложение на каждую ставку отдельно. Например, если доходы физлица облагаются по ставкам 13% и 30%, то нужно заполнить два приложения.

Для работника

Если работнику необходима форма, он может обратиться с соответствующим заявлением к работодателю. Для выдачи на руки работнику Приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ предусмотрена другая 2-НДФЛ с 2019 года. Она напоминает форму, действующую до конца 2018 года, и содержит следующие сведения:

• Данные о налоговом агенте,
• Данные о физическом лице – получателе дохода,
• Расшифровка доходов,
• Стандартные, имущественные и социальные налоговые вычеты,
• Общие суммы дохода и налога.

Бланк заполняется по таким же правилам и с использованием тех же кодов, что и сведения для ИФНС. Но не содержит некоторых сведений, например, реквизитов уведомления на применение вычета. За счет этого справка для работника имеет более компактный вид.