Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)

Сроки выдачи

Работник, увольняясь, отказался забрать свою трудовую книжку. Мы направили ему уведомление с просьбой явиться за книжкой или разрешить отправить ее по почте. Если работник даст свое согласие на отправление трудовой книжки по почте, как быстро мы должны это сделать?

Статья 841 ТК РФ обязывает работодателя, в случае когда в день увольнения выдать трудовую книжку работнику было невозможно, если работник в этот день отсутствовал на работе или сам отказался забрать трудовую книжку, направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Работодателю следует помнить о своей ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В соответствии с ч. 4 ст. 841 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.

Однако в некоторых случаях это сделать невозможно в связи с отказом работника от получения трудовой книжки.

В таких ситуациях, чтобы освободиться от ответственности за задержку трудовой книжки, а также за ненадлежащее хранение трудовой книжки уволенного работника, работодателю следует выполнить следующие действия.

В первую очередь документально зафиксировать факт отказа работника от получения трудовой книжки.

Во избежание возможных споров с работником, который в день увольнения присутствовал на работе, но отказался от получения трудовой книжки, целесообразно составить акт об отказе работника от получения трудовой книжки.

Такой акт, как правило, составляется работником, ответственным за ведение и хранение трудовых книжек, в присутствии двух незаинтересованных свидетелей и работника, которому предложено получить трудовую книжку при увольнении.

Акт об отказе работника от получения трудовой книжки (пример 1) составляется на бланке организации по общим правилам оформления этого документа.

В тексте акта необходимо отразить, что работнику в последний день его работы было предложено получить трудовую книжку, однако он по каким-либо причинам отказался от ее получения.

Такой акт должен быть подписан его составителями.

Акт необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, применяемой у работодателя, например в Журнале регистрации актов.

Работник, чей отказ от получения трудовой книжки фиксируется в акте, должен быть под роспись ознакомлен с этим документом.

Если работник отказывается от ознакомления с актом под роспись, необходимо зафиксировать и этот отказ. Для этого составители акта могут указать в нем информацию об отказе работника от ознакомления с актом под роспись и снова поставить свои подписи, подтверждая эту информацию.

Подобный акт – документ, подтверждающий законность действия работодателя в конфликтной ситуации. Он должен быть оформлен на хранение в отдельное дело или в одно дело с документами, имеющими такой же срок хранения. О направлении акта в дело делается отметка в левом нижнем углу документа.

Получение работником трудовой книжки (и вкладыша в нее, если он был оформлен) при увольнении фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого форма Книги учета предусматривает графу 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».

Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)

Факт отказа работника от получения трудовой книжки необходимо зафиксировать со ссылкой на составленный акт в графе 12 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пример 2).

Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отказом от ее получения, работодатель в соответствии с ч. 6 ст. 841 ТК РФ обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте.

Такое уведомление оформляется на бланке письма (пример 3).

В нем следует указать обстоятельства, в которых трудовая книжка не была получена работником при увольнении, а также все условия ее получения, в том числе и возможность отправки ее по почте по просьбе бывшего работника и по указанному им адресу.

Уведомление подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо.

Уведомление должно быть зарегистрировано в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации исходящих документов.

Уведомление направляется работнику по адресу его проживания (пребывания). Целесообразно направлять такое уведомление письмом с уведомлением о вручении.

О направлении уведомления работнику желательно сделать записи в Журнале регистрации исходящих документов и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Копия исходящего документа остается на хранение у работодателя и оформляется в соответствующее дело.

Невостребованная трудовая книжка хранится у работодателя в соответствии с общими правилами хранения этого документа.

В будущем, если работник изъявит такое желание, трудовая книжка может быть направлена ему по почте по указанному им адресу.

Полезный советВышлите трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня получения согласия на отправку ее по почте

Тем не менее даже в таких условиях работодатель продолжает нести ответственность за задержку выдачи трудовой книжки работнику.

И только после того, как будет направлено соответствующее уведомление о необходимости явиться за книжкой или получено согласие на отправление ее по почте, работодатель от такой ответственности освобождается.

Если работник не пожелал явиться за трудовой книжкой лично, но разрешил выслать ее по почте, затягивать с отправкой не стоит.

  • Алгоритмы выбора пошаговой инструкции «Как досрочно расторгнуть трудовой договор с руководителем организации в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица решения о прекращении трудового договора?»
  • Разъяснения экспертов по всем основаниям прекращения трудового договора
  • Судебная практика о восстановлении на работе и об оплате времени вынужденного прогула

Трудовая выдается сотруднику в день увольнения и не позже трех дней после него. Что касается письма о получении трудовой книжки при увольнении, его следует отправлять на следующее утро после дня расторжения отношений.

Не нужно затягивать с выдачей, даже если уволенный уверяет, что со дня на день явится за своим документом. Если явится – получит его на руки, но может и не прийти, создав тем самым массу проблем предприятию.

Невыдача или несвоевременная выдача трудовой уволенному сотруднику – серьезное нарушение, за которое наниматель несет ответственность:

  • материальную (ст. 139, 234 ТК РФ): возмещение ущерба в размере среднего заработка, неполученного за время ее удержания организацией
  • административную (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ):
    • предприятие – 30-50 тыс. руб.;
    • ИП или должностные лица предприятия – 1-5 тыс. руб.

Обязанность отправки уведомления на кадровиков или работодателей возлагается ст. 84.1 ТК РФ. В ней сказано, что, если работник по каким-либо причинам не может получить трудовую книжку в день увольнения, они должны отправить ему данный запрос, и со дня его отправки с них снимается ответственность за несвоевременный возврат документов.

Это говорит о том, что уведомление необходимо направить уже утром, следующим за последним рабочим днем уволенного сотрудника. Если от него не было получено ответа, но по истечении некоторого времени он обратился с письменной просьбой выдать трудовую, нужно удовлетворить заявление и отдать на руки документ в течение трех дней после его визита.

Наиболее распространенные ошибки кадровиков:

  • Отправка уведомления вместе с трудовой: этого делать нельзя, т.к. для почтового отправления документа требуется согласие его владельца, к тому же он может затеряться, и тогда придется самостоятельно восстанавливать всю информацию.
  • Устная просьба явиться в отдел кадров за получением книжки: в случае судебных разбирательств будет невозможно доказать, что работник был уведомлен о необходимости явиться на старое место работы за документом.
  • Неотправка уведомления: по закону данная ситуация трактуется как нарушение сроков выдачи трудовой книжки, и если работник обратится надзорный орган, на работодателя может быть наложен административный штраф за такое нарушение.

Сам образец уведомления о выдаче трудовой книжки законом не установлен, но работодателям рекомендуется составлять его в письменном виде и вписывать туда все необходимые данные: реквизиты сторон, дату составления и саму просьбу явиться за документами.

Нередко бывает так, что работодатель не выдает трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний рабочий день, или же несвоевременно отправляет уведомление с просьбой забрать данный документ, тем самым нарушая нормы ст. 84.1 ТК РФ. Есть всего несколько исключений, при которых с руководителя снимается ответственность:

  • Если работнику вовремя было направлено уведомление.
  • Если последний день работы не совпадает с датой прекращения трудовых отношений по причине прогула или осуждения сотрудника к наказанию.

Согласно действующему законодательству, за задержку трудовой книжки работодатель может понести административную ответственность:

  • За нарушение трудового законодательства – штраф от 30 000 до 50 000 руб., а для лица, отвечающего за выдачу документа – от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
  • Если сотрудник планировал трудоустроиться в другую организацию, но из-за несвоевременной выдачи трудовой прежним работодателем некоторое время был без работы, для последнего наступает материальная ответственность: он должен возместить не полученный за весь период заработок (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Теперь более подробно о том, кто именно отвечает за выдачу трудовых книжек: руководители или кадровики? Согласно п. 45 Правил ведения и хранения, вся ответственность за ведение, выдачу и хранение данных документов отвечают работодатели. Если же ими был издан приказ, согласно которому ответственность возлагается на другое уполномоченное лицо (чаще всего – сотрудника отдела кадров), то считаться виновным будет оно.

Образцы документов

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении можно отправить:

  • «Почтой России» (желательно ценным письмом с описью вложения, чтобы можно было доказать, что именно было выслано). Уведомление о вручении необязательно, т. к. отследить получение письма абонентом можно с помощью электронного сервиса на основании трек-номера.
  • Курьерской службой (их существует много, и доставка отправлений производится практически в любом населенном пункте России). Доказательством получения сотрудником уведомления будет его подпись в накладной.
  • Курьером предприятия. Получатель должен будет расписаться в специальной ведомости.

Можно отправить документ и другим способом, при этом главное — получить доказательство его получения сотрудником.

Работнику необходимо явиться за трудовой книжкой — образец его уведомления мы привели в нашей статье ранее. Здесь же остановимся на ответственности работодателя за неотправку или несвоевременную отправку данного документа.

Итак, если уведомление не было выслано, то администрация предприятия обязана (ст. 234 ТК РФ, п. 35 Правил):

  • издать новый приказ о расторжении трудового договора (днем увольнения будет считаться день получения сотрудником книжки);
  • внести на основании приказа новую запись в книжку, признав ранее сделанную запись недействительной;
  • возместить сотруднику весь заработок, который не был им получен вследствие задержки выдачи документа.

ВАЖНО! Средний заработок в данном случае определяется путем умножения среднедневного заработка сотрудника на количество дней, прошедших до момента получения им книжки либо до момента отправки работодателем уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой (определение Мосгорсуда от 24.11.2010 по делу № 33-36584).

Кроме того, с работодателя могут быть взысканы:

  • денежная компенсация в размере не менее 1/150 ключевой ставки, установленной Банком России (ст. 236 Кодекса);
  • компенсация морального вреда, который был причинен неправомерными действиями/бездействием администрации предприятия (ст. 237 Кодекса).

Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)

Отправка уведомления на следующий день после увольнения сотрудника, по каким-либо причинам не получившего книжку, избавит от этих негативных последствий.

Таким образом, уведомление о трудовой книжке при увольнении по образцу следует составлять в том случае, когда указанный документ не был выдан непосредственно при увольнении. Основные задачи, которые нужно решить при отправке уведомления:

  • включить в него требование явиться за книжкой или дать согласие на ее отправку по почте;
  • отправить уведомление способом, обеспечивающим доказательства его получения работником.

На хранении у руководителя могут находиться трудовые книжки по различным причинам. Как правило, это происходит в таких ситуациях:

  1. Во время игнорирования уволенного сотрудника требований получить ТК, отсутствие ответа во время получения уведомления и отсутствие сотрудника на рабочем месте в последний день отработки.
  2. Если заказное письмо пришло назад отправителю.

После всех необходимых манипуляций со стороны работника, который отвечает за сохранность и выдачу документации, ТК нужно зарезервировать.

Руководитель обязан выдержать три месяца. Если за это время хозяин ТК не появится — трудовую необходимо оформить. Это можно сделать таким способом.

В регистрационной книге выдачи документов и личном деле, где сотрудник обязан расписаться за получение, необходимо указать, что за получением сотрудник (ФИО, должность) не явился.

Книжка обязана храниться одновременно с другими трудовыми, но в отдельной папке на протяжении двух лет. Затем она передается в архив предприятия, где может находиться по установленным правилам.

Если вы директор компании либо несете ответственность за работу с сотрудниками, то не нужно рассчитывать на то, что даже маленькая проблема не сможет перерасти в препятствие для дальнейшей работы. Решать ее необходимо максимально быстро, не пожалев времени и сил. В дальнейшем потраченные ресурсы будут намного значительней.

В данной ситуации действия работника отдела кадров или самого руководителя очень просты:

  • Необходимо направить уволившемуся сотруднику письменное уведомление с просьбой явиться на старое место работы за документом, при этом его копию и квитанцию об отправке письма необходимо сохранить.
  • Если работник дает согласие на отправку трудовой по почте, нужно переслать ее ценным письмом с уведомлением о вручении.
  • Если уволившийся отказывается получать трудовую, необходимо оформить акт об отказе и указать в нем причину.

Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)

Отправка документов по почте – самый простой вариант, облегчающий жизнь как уволившимся сотрудникам, так и кадровикам. Чтобы это сделать на законных основаниях, нужно выполнить несколько действий:

  • Отправить гражданину письменное уведомление на получение трудовой книжки или дать согласие на ее пересылку по почте.
  • После получения согласия переслать документ ценным письмом с уведомлением о получении.

Согласие в обязательном порядке должно содержать паспортные данные и саму суть: то, что работник не возражает против пересылки трудовой по почте. Данный документ составляется в форме расписки.

Как быть, если уведомление было отправлено, но работник так и не явился за трудовой или не дал письменное согласие на ее пересылку по почте? В такой ситуации необходимо руководствоваться п. 43 Правила учета и хранения, который говорит о том, что все трудовые книжки, не полученные сотрудниками в день увольнения, должны храниться у работодателя до востребования.

Если сотрудник все же решил забрать трудовую после расторжения договора, то он должен написать соответствующее заявление. Оно рассматривается руководителем, и в течение трех дней после даты обращения необходимые документы должны быть выданы на руки. Такая обязанность установлена ст. 84.1 ТК РФ, и если работник не получает вовремя книжку, он имеет право обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.

На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.

При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.

Незамедлительно на адрес уволенного сотрудника направляется уведомление об обеспечении явки на предприятие для получения документа. В письме указывается на возможность разрешить получение документа Почтой России.

Извещение вручается сотруднику лично, при этом на оповещении проставляется его подпись. Как вариант, если работник не является на предприятие, документ вкладывается в заказное письмо, желательно составление описи.

Невыдача документа в последний рабочий день увольняемому считается нарушением трудовых норм и может обернуться для работодателя серьезными последствиями. Очевидно, что не в интересах нанимателя препятствовать получению этого бланка. Но что делать, если уволенный сам его не забирает?

Разберем причины, по которым уволенный человек может в установленный день не явиться за данным документом:

  1. Увольнение припало на время больничного. То есть решение было принято ранее, но сам последний день работы припал на время нетрудоспособности.
  2. Работник ушел в отпуск с последующим увольнением,  без необходимости выхода на работу по его окончании.
  3. Сотрудник уволен за прогулы и не является для оформления документации.
  4. Иные причины.

Если расторгший отношения гражданин не явился в последний день работы в организацию для получения трудовой книжки, то уже на следующий день нанимателю необходимо принимать меры для выдачи бланка работнику иным путем. Меры считаются принятыми, как только уведомление о необходимости явиться в организацию и забрать личный документ будет составлено и отправлено.

В самом уведомлении гражданину предлагаются различные варианты для получения бланка на руки. Самым простым и удобным для организации является личная явка человека, но данный метод не единственный. Гражданин может выбрать возврат способом пересылки трудовой книжки. Для этого он должен в произвольной форме написать заявление-согласие на высылку документа заказным письмом на указанный адрес.

По закону рабочий бланк выдается под подпись. В организациях в обязательном порядке заводятся журналы выдачи трудовых книжек, именно там ставится дата получения бланка на руки, ФИО владельца и его личная роспись. Понятно, что при высылке бланка заказным письмом роспись в журнале не может быть проставлена.

Существует возможность снять с себя ответственность за невыдачу документа даже тогда, когда владелец отказывается от ее получения.  Организация в произвольной форме составляет акт об отказе работником забрать бланк. В акте прописываются все обстоятельства дела. Он заверяется комиссионным составом, который утверждается руководителем организации.

Согласно действующему законодательству, все документы, принадлежащие работнику, выдаются ему на руки в день увольнения – последний день работы.

Нередко бывает так, что у сотрудника нет возможности или желания явиться в организацию: например, если он заболел, находится в отпуске или не согласен с расторжением трудового договора.

Порядок действий

  • Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)полное название и общие реквизиты компании. Уместно составлять рассматриваемый документ на фирменном бланке организации;
  • номер и дата формирования бумаги;
  • общая информация о сотруднике, в частности, его ФИО, должность и структурное подразделение, где он осуществлял свою трудовую деятельность;
  • наименование документа, в данном случае «Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку»;
  • основное требование к уволенному подчиненному явиться в компанию и забрать документ;
  • предложение нанимателя переслать книжку по почте;
  • заканчивается рассматриваемый документ подписью должностного субъекта и печатью компании.

Подготовить указанное уведомление должны служащие кадрового подразделения. Бумага составляется как минимум в двух экземплярах, один из которых высылается субъекту, а второй – подшивается в личное дело гражданина.

Компании необходимо получить уведомление от почты, что письмо было доставлено по адресу.

В таких обстоятельствах наиболее распространенным способом является дальнейшая передача самой трудовой книжки по почте, так как в большинстве ситуаций сотрудник не забирает свою трудовую вовремя ввиду того, что живет в другом городе, либо вся процедура происходит в многомиллионном мегаполисе.

В таких условиях сотрудник должен составить заявление на отправку документа по почте. Это удобнее всего сделать, если субъект находится в компании. Однако если подобное невозможно, то получение подобного заявления также правомерно посредством почты.

Рассматриваемая форма заявления не имеет регламентированного законодательством образца, и должна составляться только в соответствии с общими требованиями правовых нормативов. Так, в заявлении в обязательном порядке должны присутствовать:

  • причина увольнения и дата последнего рабочего дня;
  • адрес, куда необходимо направить трудовую книжку;
  • прошение к нанимателю об осуществлении пересылки.

Данный документ, как и иные официальные бумаги, в конце визируется датой его формирования и личной подписью субъекта.

Прошение переслать трудовую книжку по почте ввиду отсутствия возможности лично явиться за ней в компанию также правомерно в таких условиях:

  • субъект находится в отъезде и не может своевременно попасть в фирму;
  • снятие с должности происходит сразу после командировки, из которой нельзя вернуться быстро;
  • если лицо заранее понимает, что не сможет в силу различных обстоятельств лично присутствовать в компании в нужный день.

Если сотрудника уволили за прогулы, а в указанный срок для увольнения он не вышел на работу, то надо непременно подготовить акт о дисциплинарном нарушении, который сможет защитить от вероятных разбирательств.

Если сотрудник пришел на свое рабочее место, но забыл подойти для оформления требуемых бумаг, то с ним необходимо связаться до окончания трудового дня:

  • электронным письмом;
  • по рабочей связи;
  • по мобильному телефону и т. д.

Не забывайте, что к этому моменту ТК обязана быть заполнена с учетом всех законодательных норм и правил.

Во время неявки уволившегося на протяжении 3 дней надо составить уведомление. При увольнении образец уведомления о получении расчета и трудовой обязан содержать:

  1. Уведомление об увольнении с датой составления документа.
  2. Извещение о необходимости забрать трудовую.
  3. ФИО уволенного сотрудника.
  4. Предложение отослать письмом образец уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

Со времени отправления уведомления с руководителя снята ответственность за оставление уволившимся ТК. Не забывайте, что у вас обязаны быть доказательства отправки письма, это можно подтвердить:

  • квитанцией о получении письма;
  • квитанцией про его отправку;
  • описанием вложения.

Эти документы надо правильно зарегистрировать, добавив в список корреспонденции, и вложить в личное дело работника на случай подачи судебного иска с его стороны.

Порядок оформления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой, способы ее получения

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении образец

Чтобы правильно оформить документ, необходимо указать в нем следующие данные:

  • наименование и реквизиты организации;
  • номер документа;
  • дата создания;
  • ФИО сотрудника;
  • адрес, на который будет отправлено письмо;
  • название документа;
  • просьба забрать документ;
  • предложение переслать документ по почте;
  • подпись должностного лица и печать предприятия.

Именно сотрудники отдела кадров обязаны подготовить уведомление о получении трудовой книжки.

В документе указывается вся необходимая информация и обязательно должна быть просьба забрать документ.

При написании письма важно составить опись вложения, чтобы потом были доказательства его отправки.

Также необходимо, чтобы пришло уведомление о получении письма адресатом.

Образец и форма

Особая форма этого документа законодательством не утверждена. Каждый работодатель имеет право разработать свой собственный бланк уведомления.

Пример уведомления

Любое произведенное работодателем действие должно иметь документальные подтверждения, именно поэтому уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку составляется письменно и оформляется с соблюдением особых норм и правил.

Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку готовится сотрудниками кадрового отдела. Для его написания не установлено каких-то обязательных бланков, и оно может быть написано в произвольной форме, либо организация разрабатывает свой собственный бланк для внутреннего использования.

В извещение прописывается следующая информация:

  1. Наименование организации.
  2. Его номер и дата составления.
  3. ФИО уволенного.
  4. Адрес получателя.
  5. Название бланка.
  6. Просьба о необходимости получить трудовую книжку.
  7. Указание причины увольнения.
  8. Дата последнего дня работы.
  9. Предложение об отправке согласия на высылку по почте при невозможности явки.

Бланк подписывается начальником отдела кадров с проставлением его ФИО.

С написанием уведомления и его отправкой уволенному не рекомендуется затягивать. Ведь промедление может сыграть против нанимателя, если уволенный работник обратится в суд с претензиями на задержку документа.

В определенных ситуациях при требовании забрать документы сотрудник хамит нанимателю, переполненный эмоциями, и отказывается забирать ТК. Не забывайте, что когда эмоции стихнут, он вполне может возбудить административное дело о невыдаче на руки требуемых документов.

Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)

В этой ситуации нужно написать акт об отказе. Для чего надо обратиться к сотруднику с понятыми, которые будут свидетелями, и попросить пройти за получением ТК.

Если в ответ получен отказ, то вы сможете составить акт. Его можно составлять в свободной форме с описанием списка понятых, которые являлись свидетелями, что уволенный отказался в получении документов.

Описать ситуацию во время отказа необходимо в лаконичной форме с указанием противоправных действий уволенного сотрудника:

  • угрозы и оскорбления;
  • нецензурные выражения;
  • нахождение в нетрезвом виде.

Акт должны подписать присутствующие лица, при этом он регистрируется в должном виде и вкладывается в личное дело, но предварительно нужно сотрудника ознакомить с содержанием.

Затем уволенный работник сможет взять ТК в любое время, но подавать иск уже против вас не может.

Через третье лицо

Третье лицо может обратиться с просьбой выдать документ вместо уволенного сотрудника. Зачастую обращаются супруги работников, уволенных по причине дисциплинарного взыскания, за систематические прогулы и т. д. Не стоит передавать документ, если доверенность нотариально не заверена.

Но и вопрос о выдаче трудовой посредникам даже с учетом доверенности довольно спорный. По правилам выдачи законодательство регламентирует лишь возможность личного получения этого документа, без посредников.

Но в определенных ситуациях этой возможности просто нет. Обычно кадровый отдел отдает ТК по доверенности, а около записи о выдачи на руки документа указываются реквизиты доверенности, ФИО и подпись третьего лица.

Кадровики ссылаются на то, что в «Правилах выдачи ТК» не находится непосредственного указания на запрет передачи третьему лицу. Но в этом же законе рекомендовано ставить лишь личную подпись уволенного сотрудника, поэтому для подстраховки лучше всего изымать доверенность, вкладывая ее в личное дело.

Как забрать трудовую книжку по почте?

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

Пересылка трудовой книжки по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

  • нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
  • увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
  • при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
  • в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

  • отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
  • направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
  • даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения трудовой книжки в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

  • Ф. И. О. работника;
  • название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу трудовых книжек;
  • название документа – уведомление;
  • сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
  • дата составления;
  • собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно.

По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника.

Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Заявление с выражением согласия на получение трудовой книжки по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Допускается указание на согласие отправить трудовую книжку по почте следующими способами:

  • вписанием фразы «Согласен на отправление трудовой книжки по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
  • отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
  • при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

  • составляется уведомление и подписывается работником;
  • передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
  • документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
  • при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда трудовая книжка должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

  • направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
  • выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

Письмо-уведомление

Работодатель в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его пребывании в отдаленном районе вправе составить письмо-уведомление о необходимости явки в кадровый отдел или предоставлении письменного согласия об отправке трудовой книжки Почтой России.

Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)

При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. Трудовая книжка изымается из письма сотрудником самостоятельно.

Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения.

В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

Невзирая на ненадежность передачи важной документации Почтой РФ, как считают некоторые кадровики, в определенных ситуациях не получается избежать этого способа передачи трудовой.

Это обстоятельство возникает, если уволившийся работает вне населенного пункта. Эти ситуации зачастую появляются:

  1. Заполнение трудовой книжкиВо время вахтового способа работы. Для этих сотрудников, у которых поменялись обстоятельства перед выходом на вахту, предусматриваются специальные условия передачи документов.
  2. Для работников филиалов, у которых основной офис расположен в другом городе.
  3. Во время работы специалистов в мегаполисах.

Отправка ТК почтой для них производится на основании поданного заявления на увольнение и на отправку документов письмом.

Этот документ можно составить предварительно при наличии сотрудника на работе. Заявление на отправку должно удостоверить руководство предприятия. Его можно составить согласно стандартного бланка.

Специальных правил и особенностей оформления нет, поскольку в отдельных ситуациях сотруднику необходимо составлять этот документ на свое усмотрение.

При этом непременно обязаны указываться основные пункты:

  • причина ухода с работы;
  • дата увольнения;
  • адрес получения;
  • прошение о пересылке.

В конце заявление обязано быть подписано сотрудником с установлением даты написания.

Также составить заявление о почтовой пересылке целесообразно в таких случаях:

  1. Если работник находится в отъезде по причинам, которые не позволяют лично обратиться к руководителю.
  2. Если увольнение происходит сразу же после командировки, из которой невозможно быстро вернуться.
  3. Если сотрудник заведомо знает об отсутствии на рабочем месте для получения ТК.

С учетом вышеперечисленных причин отсутствия сотрудника можно послать ему документ почтой. Для этого надо обратиться в любое ближайшее почтовое отделение. Заполнить бланк на отправку письма и опись вложения. После этого письмо оформляется и выдается уведомление про отправку.

Спустя некоторое время вам обязаны доставить уведомление о получении. Это уведомление, а также выданную квитанцию и опись необходимо зарегистрировать в журнале корреспонденции и вложить в личное дело.

В определенных ситуациях запрос можно сделать телеграммой. Телеграмма обладает юридической силой, приравненной к согласию о пересылке. Помимо того — отправлять телеграмму для ускорения процесса более целесообразно. В таком случае необходимо поступать аналогичным образом, как и при обычной пересылке.

Если сотрудник находится на связи и интересуется передвижением документации, то можно ему выслать в электроном виде или продиктовать по телефону реквизиты почтового отправления. По этим реквизитам он сможет следить за перемещением посылки.

То есть, ему не надо будет ждать извещения, он сможет обратиться в почтовое отделение для получения во время прибытия документов.

Всю информацию можно с легкостью найти на сайте почты РФ, где отображаются все перемещения почтовых отправлений с учетом их реквизитов. Для чего на сайте необходимо найти раздел «отслеживание» и набрать в соответствующем поле номер посылки.

В появившемся окне необходимо ввести идентификатор отправления, по нему и определяется местонахождение письма.

Сервис удобен тем, что дает возможность экономить время, которое требуется для отправления извещения. Определенные отделения могут потратить на эту процедуру более недели.

Если вы не смогли по какой-то причине сообщить об отправке, то по прибытии документов в отделение заявителю отправят извещение.

Получив его, можно забрать письмо. После получения вам должно быть отправлено извещение о том, что работник забрал документы.

Отправка почтой — это почти единственный удобный способ для уволенных сотрудников, которые находятся в другом городе. Поскольку его можно применять даже в тех случаях, если уволенный сотрудник не хочет встречаться с руководителем.

Часто возникает необходимость отправки уведомления о направлении трудовой книжки по почте, если уволившийся сотрудник работает в филиале компании, а главный офис находится в другом городе, или же когда работник трудился вахтовым методом и изменились обстоятельства до приезда на вахту. В таких случаях пересылка документов осуществляется на основании заявлений на увольнение и на отправку почтовым отправлением.

Заявление о пересылке почтой должно содержать следующую информацию:

  • Дату и причину увольнения.
  • Саму просьбу отправить документ и адрес, куда он должен быть доставлен.

Если же работник не забрал при увольнении трудовую и не написал заявление с просьбой отправить ее письмом, то сам работодатель или ответственное лицо должны составить уведомление о направлении трудовой книжки по почте, после чего получить согласие от ее владельца таким же путем. Когда все документы будут готовы (уведомление и письменное согласие), необходимо посетить почтовое отделение, взять бланк на отправку заказного письма и описи вложения. После заполнения сотрудник почты оформит письмо и выдаст уведомление об отправке.

Образцы документов

Уведомление сотрудника о необходимости забрать свою трудовую книжку составляется на бланке предприятия. В документ включаются следующие данные:

  • дата составления и исходящий номер документа;
  • фамилия, имя и отчество уволенного сотрудника и его адрес;
  • сообщение, что трудовой договор с данным сотрудником расторгнут;
  • дата его расторжения;
  • сообщение о необходимости забрать книжку;
  • адрес, по которому можно получить трудовую книжку, и время, когда это можно сделать;
  • просьба при невозможности получения книжки дать свое письменное согласие на ее отправку по почте;
  • должность уполномоченного должностного лица работодателя, его подпись с расшифровкой.

Пример документа можно посмотреть по следующей ссылке: Образец уведомления о явке за трудовой книжкой.

Поэтому при приеме на работу именно работодатель будет отвечать за сохранение всех документов подчиненного.

Уведомление о получении трудовой книжки

А вот при увольнении возникает другое обязательство – это выдача документации сотруднику.

И хотя работник в большинстве случаев сам является за рабочим удостоверением, но в законодательстве рассматриваются ситуации, когда они не приходят.

Тогда работодатель должен напомнить ему о необходимости забрать рабочее удостоверение.

Для этой цели осуществляется оформление уведомления в письменном виде.

Написать такое обращение к работнику нужно в тех случаях, когда он не приходит за собственной рабочей документацией, а потому соответственно возникает задержка увольнения. Если сложились такие обстоятельства, именно кадровики отвечают за уведомление о получении трудовой книжки и расчета, направленное на адрес работника.

При реализации данной процедуры стоит позаботиться о наличии подтверждения факта отправления. А потому используется заказное письмо, отправляемое по почте, с описью вложенного.В данный документ при оформлении необходимо включить такие реквизиты:

  • Сведения об организации;
  • Дата написания;
  • ФИО работника и его адрес;
  • Наименование документа с просьбой забрать трудовую книжку;
  • Подпись лиц, оформлявших обращение.

Во многих случаях альтернативой для уведомления является получение документа доверенным лицом.

В законодательстве есть требования по содержанию, но нет – по точной форме соответствующего документа.

Так как в верхнюю часть традиционно вписываются реквизиты, отличной подойдет для этого фирменный бланк, где наименование предприятия уже присутствует.

Кроме наименования организации обязательно требуется записать:

  • Кто является адресатом – достаточно указать ФИО работника и его адрес;
  • Посередине вписывается, о чем именно уведомляется сотрудник;
  • В основном тексте необходимо уточнить о необходимости срочно прийти в отдел кадров для получения трудовой книжки;
  • Упоминается и причина, по которой был уволен человек, или другое основание, по которому возникла необходимость возврата документа работнику;
  • Дополнительно можно написать фразу о том, что при невозможности личной явки сотрудник должен дать согласие в письменном виде, чтобы документ отправили по почте;
  • Кадровик в конце ставит свою подпись, а также указывает ФИО.

В некоторых случаях работодатели желая избежать возникновения спорных ситуаций отмечают в уведомлении обязательное присутствие сотрудника при выдаче рабочего удостоверения.

В этом случае в тексте обращения указывается точный адрес отдела кадров и упоминается, что процедура выдачи будет осуществляться под расписку работника.

Если бывший работник в силу уважительных обстоятельств не имеет возможности присутствовать лично, тогда:

  • Гражданин путем составления письменного согласия позволяет руководителю отправить рабочее удостоверение посредством почты по указанному лицом адресу;
  • Оформляет доверенность на ответственного представителя.

Упоминание причины возникновения необходимости для выдачи книги не обязательно включают в содержание оповещения. Многие кадровики дополнительно все-таки вписывают фразу «в связи с увольнением за прогул».

Обратить внимание нужно на предоставление права выбора – самому явиться за документом или запросить его получение по почте. Приложением в данном случае считается копия приказа о расторжении договора с сотрудником. В конце глава кадрового отдела ставит свою личную подпись.

Для выполнения этой процедуры установлены минимальные сроки. Подготовить документ нужно уже на следующий день после того дня, который является последним рабочим для уволенного сотрудника.

Максимально допустимый срок для удержания документа составляет три дня. При больших задержках руководителю придется перечислять заработную плату работника, а официальную дату увольнения перенести.

Малейшая задержка грозит для работодателей санкциями со стороны соответствующих учреждений. Основное наказание – это обязательство компенсации работнику каждого дня, в течение которого гражданину не было предоставлено рабочее удостоверение.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • 7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • 7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • 7 (800) 707-31-40 — все регионы РФ.

ООО «Малиновое варенье»ОКПО 59858585адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 454, оф. 55.

01.12.2018г. Кошечкину Юрию Павловичу
№ 49/ДЕК г. Тула, ул. Первомайская, д. 8, кв. 102

УВЕДОМЛЕНИЕ

о необходимости получения трудовой книжки

Ув. Юрий Павлович, просим Вас срочно явиться в кадровое подразделение ООО «Малиновое варенье» для получения Вашей трудовой книжки в связи с увольнением по собственному желанию от 30.11.2018г.

В случае если личное появление в компании не представляется возможным, Вы можете дать письменное согласие на пересылку Вашей трудовой книжки по почте.

Начальник кадрового подразделения

Бирюкова О.С.                                                                                             Бирюкова О.С.

Так, уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении настоятельно рекомендуется отправлять бывшему сотруднику уже на следующее утро после его последнего рабочего дня. Если не сделать этого своевременно, существует высокая вероятность, что работник воспользуется положением, чтобы обратиться в суд.

Снятие ответственности с руководителя

Выдача трудовой книжки

Если компания не передает трудовую книжку в законный срок, это влечет привлечение к административной ответственности.

На основании

ст.84.1 ТК РФ

за каждый день просрочки начисляется в пользу работника сумма, которая подлежит оплате при сохранении среднего месячного заработка на предприятии.

Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.

Когда установлена вина в неполучении трудовой книжки со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.

Как говорилось ранее, всю ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении несет руководитель или иное уполномоченное лицо, назначенное его приказом. Существует всего несколько ситуаций, при которых они не отвечают за задержку трудовой:

  • Если уведомление было направлено вовремя.
  • Если уволившийся сотрудник сам отказался приходить в организацию и забирать книжку, но и не дал согласие на пересылку по почте.
  • Если по каким-либо причинам письмо-уведомление не было доставлено до адресата, но имеется квитанция о его отправке.
  • Если последний рабочий день не совпадает с датой увольнения по причине расторжения трудового договора из-за ареста или прогулов работника.

Чтобы избежать проблем, нужно учитывать все вышеперечисленные пункты, т.к. гражданин, права которого были нарушены работодателем, может обратиться в трудовую инспекцию или суд. Если вина последнего будет установлена, то на него возлагается материальная и административная ответственность.

Если вопреки проявленной инициативе руководителя сотрудник не получил ТК, руководствуясь обидой, личными принципами и убеждениями, либо обычной ленью, то ответственность с руководителя снимается.

Ответственность снимается после выполнения таких действий:

  1. Извещение с требованием получить ТК заказным письмом.
  2. Составление соответствующего документа об отказе.

На основании ст. 234 ТК РФ, а также п. 35 ПП РФ № 255 от 16.04.2003г., если уведомление явиться за трудовой книжкой не было направлено уволенному сотруднику, то компания будет обязана:

  • Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)опубликовать новое распоряжение о прекращении действия трудового соглашения с конкретным субъектом. При этом новым днем снятия с должности следует признавать день фактической выдачи сотруднику трудовой книжки;
  • внести на основании указанного распоряжения дополнительную запись в книжку, тем самым аннулировав предыдущую запись об увольнении;
  • компенсировать субъекту весь период, пока книжка не была у него на руках в соответствии с его средним заработком. Предполагается, что сотрудник, ввиду отсутствия основного кадрового документа, не мог устроиться на работу, пока предыдущий наниматель не вернул ему книжку.

Компенсация в рассматриваемом вопросе рассчитывается путем умножения количества дней, прошедших с даты увольнения до фактического получения трудовой книжки лицом, на среднедневной заработок сотрудника.

Помимо указанного, наниматель также будет обязан:

  • в соответствии со ст. 236 ТК РФ, компенсировать уволенному подчиненному не менее 1/150 ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки;
  • исходя из ст. 237 ТК РФ, возместить моральный ущерб, нанесенный лицу противоправными действиями или отсутствием действий компании, что повлекло за собой неблагоприятные последствия.

Таким образом, уведомление о необходимости получения уволенным сотрудником трудовой книжки позволит нанимателю избежать неприятных последствий в виде суда и необходимости выплачивать компенсацию.

Когда работодателем является организация, то штраф за невыдачу трудовой книжки установлен в размере 50 тыс. р. Для предпринимателя величина ответственности составляет 5 тыс. р.

По ст. 234 КоАП предусматривается компенсация за невыдачу трудовой книжки в пользу сотрудника. Ее размер определяется на основании неполученного заработка за период с момента увольнения до передачи физлицу документа.

Негативные последствия для работодателя наступают, только если он не отправил сотруднику уведомление о выдаче трудовой книжки. Такой порядок действий допустим, если сотрудник уклоняется от получения трудовой книжки или не имеет возможности явиться за ней лично. Порядок действий прописан в ст. 84.1 Трудового кодекса.

Но если же работодатель умышленно не выдает трудовую книжку работнику, то ему грозит ответственность. Работник вправе обратиться в суд, а также с жалобой на действия компании в трудовую инспекцию.

В случае если работодатель так и не отправил уведомление, то, согласно ст. 234 Трудового кодекса и п. 35 Правил №225, он должен придерживаться такого порядка действий:

  1. Издать новый приказ о расторжении трудового договора. Приказ издается на день получения сотрудником трудовой книжки или день отправки уведомления .
  2. Если в трудовой книжке уже содержится запись об увольнении сотрудника, то работодателю следует ее аннулировать и признать недействительной. Затем вносится запись с другой датой увольнения.
  3. Сотруднику возмещается весь недополученный им заработок за период задержки с выдачей трудовой книжки. Средний заработок определяется как среднедневной заработок, умноженный на количество дней до момента получения трудовой книжки или до дня отправки уведомления (такая позиция содержится в судебной практике).

Таким образом, работодатель несет материальные потери в случае неотправки уведомления в размере среднего заработка сотрудника за каждый день просрочки.

Помимо этого, с работодателя могут взыскать денежную компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки, которая установлена Банком России (по ст. 236 ТК), и компенсацию морального вреда, который был причинен неправомерными действиями администрации (по ст. 237 Трудового кодекса).

Таким образом, уведомление о трудовой книжке при увольнении составляется в случае, если этот документ не выдали непосредственно при расторжении трудового договора в последний рабочий день. Работодатель должен учесть два важнейших требования при отправке уведомления: в него следует включить требование о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой;

уведомление должно быть отправлено способом, который бы обеспечил доказательства его получения сотрудником. Если работодатель не отправит уведомление и задержит трудовую книжку физлицу, то на предприятие накладываются комплексные санкции: это штраф за нарушение трудового законодательства по КоАП РФ и дополнительные выплаты в адрес сотрудника из-за необходимости изменения даты увольнения.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Какими правовыми нормами регулируется

Вся процедура расторжения трудового договора с сотрудником строго регулируется Трудовым кодексом. Это сделано для недопущения злоупотреблений со стороны работодателя и сотрудника при расторжении трудового договора.

Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)

Мнение юриста

Дмитрий Иванов

Центр правовой поддержки

Задать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Трудовая книжка передается работодателю на хранение при приеме сотрудника на работу (на основании ст. 65 ТК РФ). Работодатель обязан выдать документ только после расторжения с работником трудового договора.

Трудовой договор расторгается как по инициативе работодателя, так и по желанию сотрудника или по соглашению сторон. Но независимо от этого действует общий порядок увольнения. Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса, сотрудник должен получить в последний рабочий день все заработанные им деньги за период работы (в частности, зарплату, компенсацию неиспользованного отпуска и, если это предусмотрено, – выходное пособие).

В последний день работодатель передает сотруднику все документы, которые связаны с его трудовой деятельностью. Важнейшим из них является

трудовая книжка

. Она выдается сотруднику на руки, о чем ему необходимо поставить подпись в специальном учетном журнале. Невыдача трудовой книжки недопустима и является нарушением трудового законодательства.

Помимо Трудового кодекса, процедура ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Правилами Постановления Правительства от №225 и Инструкцией Минтруда от 2003 года.

Согласно п. 36 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 2003 года №225, бывшему сотруднику должно быть направлено пись­мен­ное уведомление о необ­хо­ди­мо­сти по­лу­чить тру­до­вую книж­ку, если он не сделал этого при увольнении.

В каких случаях требуется

Заполнение трудовой книжки

Обстоятельства, обуславливающие необходимость составления извещения, заключаются в следующем:

  1. Уведомление о получении трудовой книжки составляется при увольнении работника. На основании ст. 84 ТК РФ при разрыве профессиональных отношений сотрудник должен получить трудовую книжку на руки в последний день нахождения на фирме. В условиях, когда субъект не появляется на предприятии в фиксированный срок и, соответственно, не забирает книжку, управленец должен сразу же направить ему письменное уведомление. При этом также важно подчеркнуть, что факт пересылки и доставки данного извещения должен быть документально подтвержден почтой.
  2. Снятие с должности происходит ввиду судебного осуждения субъекта. В указанных условиях трудовая книжка, тем не менее, должна быть возвращена владельцу. Законодательство предполагает вариант предоставления подобной документации почтой, в том числе, и в места содержания заключенных. В рассматриваемых обстоятельствах3 заключенный должен либо письменно подтвердить свое согласие на отправку документа по почте, либо составить доверенность на третье лицо, которое получит книжку на руки. Однако во втором варианте доверенность должна быть заверена нотариусом, либо, исходя из ст. 185 ГК РФ, начальником колонии.
  3. Сотрудник был призван в армию. В соответствии со ст. 83 ТК РФ, если субъект был призван в армию для прохождения службы, индивидуальный контракт с ним по умолчанию аннулируется ввиду обстоятельств, не зависящих от воли сторон. Предполагается, что гражданин должен получить свою трудовую книжку по стандартному алгоритму. Однако если гражданин не смог получить документ в установленный день, наниматель также вправе переслать бумагу почтой, либо передать адресату посредством его доверенного лица.
  4. Сотрудник погиб. В таких условиях забрать трудовую книжку погибшего субъекта вправе только его родственники. В их правах осуществить данную процедуру лично, посредством почты или предоставления расписки. Если же за трудовой книжкой к нанимателю родственники умершего не приходят, то извещение о потребности в получении документа должно быть направлено одному из близких людей погибшего.
  5. Уволенный субъект отказывается забирать рассматриваемый кадровый документ у нанимателя. Иногда возникают ситуации, когда лицо по тем или иным причинам выражает четкое нежелание получать у начальника книжку. В указанных обстоятельствах наниматель должен направить подчиненному оповещение о необходимости явиться в компанию за документом. При этом в основном тексте бумаги обязательно должна быть позиция, визирующая, что существует возможность пересылки по почте.

Наниматель в случае игнорирования уведомления уволенным подчиненным и наличия у субъекта соответствующего нежелания забирать книжку должен составить акт об отказе лица. Данный акт должны подписать составитель (зачастую, начальник структурного подразделения, где трудился субъект), главный бухгалтер, кадровый служащий и секретарь.

Вариант 1. Человек был осужден и отбывает наказание. Если наниматель в курсе сложившегося положения, он отправляет уведомление в исправительное учреждение. Чаще всего сам начальник колонии оформляет доверенность на получение книжки кем-то из родственников осужденного. Иногда приходится высылать документ его владельцу в место отбывания им наказания (по его письменному заявлению, пересланному бывшему нанимателю).

Вариант 2. Человек ушел в армию. Обычно об этом трудящийся знает заблаговременно и заранее оформляет увольнение и забирает свои документы, но если всё случилось неожиданно, действия аналогичны – отправить по почте по месту прохождения службы, либо передать по доверенности родственникам.

►Как кадровику вести воинский учет по новым правилам

Вариант 3. Человек в отъезде или проходит лечение в стационаре. Тот же самый алгоритм отправления почтой уведомления о необходимости забрать трудовую книжку.

Вариант 4. Человек умер. Родственники забирают его трудовую, документально подтверждая родство. Однако, они почти никогда не приходят в течение положенных трех дней по вполне понятным причинам, поэтому уведомление отправляется на имя кого-то из них.

►Если сотрудник умер: алгоритм для кадровика

Вариант 5. Человек не хочет забирать трудовую. Если наниматель действует юридически грамотно: отправляет в положенный срок просьбу забрать документ, имеет соответствующие подтверждения этого действия, то он таким образом снимает с себя ответственность за невыдачу трудовой.

Ситуация

При увольнении сотрудник не забрал трудовую книжку. Уведомление о том, что нужно получить трудовую книжку, направить забыли. Через два месяца бывший сотрудник обратился в суд. Заявил, что мы лишили его возможности трудиться и должны заплатить за задержку трудовой. На самом деле он и не пытался трудоустроиться, а отдыхал на море.Есть ли у него шанс получить оплату за время вынужденного прогула?
Читайте в статье журнала “Справочник кадровика”.

На основании трактования норм Трудового кодекса ст. 84.1, подготовка и отправка работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку нужна в случае, если он не мог в последний рабочий день получить документ:

  • по личным мотивам;
  • в результате возникновения обстоятельств, на которые стороны не могли оказать никакого влияния.

Приведем перечень типовых ситуаций, требующих отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку:

  1. Сотрудник отсутствовал на работе в последний рабочий день, трудовой договор с ним расторгнут.
  2. Работник, несмотря на увольнение, отказался от получения трудовой книжки по своим соображениям.
  3. При увольнении осужденного сотрудника: он должен дать согласие на пересылку трудовой или получение ее доверенным лицом. В последнем случае необходима доверенность на представление интересов, которую вправе заверить начальник колонии (по ст. 185 ГК).
  4. При увольнении сотрудника, который был призван для прохождения военной службы. Трудовой договор с ним расторгается автоматически на основании ст. 83 ТК.
  5. В случае смерти работника. При этом уведомление направляется в адрес одного из родственников.

Когда уведомление направлено, с работодателя снимается ответственность за невыдачу трудовой книжки.

При этом, согласно п. 36 Правил №255 от 2003 года, отправка трудовой книжки почтой без предварительного согласия работника не допускается.

Как составить

Нередко и обстоятельства складываются так, что человек просто не может забрать трудовую.

Образец уведомления о выдачи трудовой книжке

Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику?

Что говорит закон?

Работодатель ни в коем случае не должен удерживать у себя трудовую книжку уволенного сотрудника дольше 3 дней.

Для этого необходимо лишь отправить ему соответствующее уведомление и попросить забрать трудовую книжку.

Нормативная база

Получение сотрудником трудовой книжки регулируют такие нормативные документы, как Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Трудовой Кодекс Российской Федерации

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Трудовая книжка должна быть передана сотруднику в его последний рабочий день (день увольнения).

Первое, что должны сделать в отделе кадров, это отправить ему письменное уведомление. И уже на основании этого документа решать, что делать с трудовой книжкой.

При расторжении договора работнику обязательно должны отдать его трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью (ст. 84 ТК РФ).

Оформление отказа

При этом уведомление должно быть отправлено таким образом, чтобы потом можно было подтвердить его отправку.

Для этого необходимо произвести опись вложенного и позаботиться об уведомлении о получении письма.

Что делать, если работника осудили за преступление и он был уволен на основании приговора суда, но трудовая книжка осталась у работодателя?

Осужденный сотрудник должен либо дать согласие на пересылку документа почтой, либо на получение трудовой доверенным лицом.

Но для этого потребуется нотариально заверенная доверенность. В случае с осужденным сотрудником, такую доверенность может заверить начальник колонии (ст. 185 ГК РФ).

Если сотрудника призвали для прохождения военной службы, трудовой договор с ним автоматически прекращает свое существование (ст. 83 ТК РФ). А значит, что получить свою трудовую книжку он может в установленном законом порядке.

Если же сотрудник не забрал ее в установленный законом срок, работодатель отправляет ему заказным письмом уведомление о получении документа. Если владелец не может его забрать, документ отдают доверенному лицу.

В связи со смертью

Получить документ умершего сотрудника имеют право родственники.

Если за трудовой книжкой никто не обращается, работодатель обязан отправить соответствующее уведомление одному из родственников.

Если уволенный работник сам отказывается забирать свою трудовую книжку, работодатель отправляет ему письмо о получении документа.

В нем обязательно должен быть пункт о пересылке документа почтой. Кроме этого, он вправе составить акт об отказе.

Пример составления акта об отказе работника получить трудовую книжку

В законодательстве лишь в общих чертах регулируется порядок действий работодателя в случае отказа сотрудника от получения трудовой книжки или при невозможности забрать ее лично. Но образцы необходимых документов, которыми следует руководствоваться работодателю при отправке уведомления, здесь не приведены.

В уведомлении в адрес сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку нужно прописать такие сведения:

  1. Дата составления и исходящий номер документа (согласно внутренней системе нумерации).
  2. Фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым расторгли трудовой договор, и его адрес.
  3. Сообщение о том, что с сотрудником расторгли трудовой договор.
  4. Дата прекращения трудовых отношений.
  5. Указание на необходимость забрать трудовую книжку, которая осталась на предприятии.
  6. Адрес, по которому она хранится, и время, когда можно забрать документ.
  7. Просьба предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
  8. Должность уполномоченного лица от имени работодателя, его подпись и расшифровка.
  9. Печать работодателя (при ее наличии).

Увольнение служащего – не всегда легкий процесс, иногда он может сопровождаться проблемами, которые стороны намеренно или невольно создают друг другу. По закону наниматель должен выдать увольняющемуся его трудовую книжку в его последний рабочий день. Но порой уволенный сотрудник не может или не хочет получить свой документ, а время идет.

Максимально допустимый срок удержания трудовой на предприятии после увольнения – три дня. После этого работодателю грозит крупный штраф. Чтобы избежать этого, руководителю нужно снять с себя ответственность за происходящее не по его вине, отправив уволенному уведомление о получении трудовой книжки.

Шаг 1. Использовать фирменный бланк, либо указать в шапке полное название и реквизиты предприятия.

Шаг 2. Отметить исходящий номер и дату составления.

Шаг 3. Указать ФИО и адрес работника

►Когда расстаться с работником будет непросто: восемь ситуаций и решения к ним

Шаг 4. Добавить название документа – «О получении трудовой книжки»

Шаг 5. Написать основную часть – просьбу срочно явиться за своей трудовой книжкой, а в случае невозможности дать письменное согласие на ее пересылку или написать акт об отказе.

Шаг 6. Поставить подпись руководителя или кадровика, печать.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector