Как провести кадровый аудит кадровик должен знать

Содержание

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов
Основные вопросы
С чего начать
Подбираем методические материалы
Проверяем документы делопроизводства
Локальные нормативные акты
Как провести внутренний аудит кадровой документации
Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них
Таблица сверки документов
Библиографический список

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 18.07.

2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.

                                                ----
¦  -----------------------¬
¦  ¦ Составление плана по ¦
----  ¦исправлению выявленных¦
¦       нарушений      ¦
----        L-----------------------
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
¦  -----------------------¬
¦  ¦ Составление отчета о ¦
----  ¦   текущем состоянии  ¦
¦ кадровой документации¦
----         L-----------------------
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
¦  ---------------------------¬
¦  ¦    Определение состава   ¦
----  ¦текущей документации и его¦
¦  юридической грамотности ¦
----            L---------------------------
- - - - - - - - ¦ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
¦  -------------------------¬
----  ¦   Определение сроков   ¦
L-------------------------
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
-------------------------¬
¦    Определение цели    ¦
L-------------------------

Рис. 1

Таблица 1

График сменности Если в организации введена сменная работа Положение о неразглашении коммерческой тайны Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны Коллективный договор Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем Договор о коллективной материальной ответственности Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность Договор о полной индивидуальной материальной ответственности Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности. Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней.

Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке? В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести.

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

Что такое внутренний кадровый аудит?

Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке.

После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов.

Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

Полный (по всем участкам ведения КДП).
Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

отдельные участки ведения КДП;
или документы по отдельным работникам;
или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

направить работника кадровой службы на учебу;
дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
перевести на другую работу;
расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью).

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям[1]. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА[2].

Основные вопросы

Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

правильность ведения делопроизводства;
расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа (образец здесь). В приказе
обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
юриста;
бухгалтера;
представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:

подбор методических и правовых документов;
проверка наличия обязательных документов и дел;
оформление отчёта.

Подбираем методические материалы

Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу). В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

Трудового кодекса;
Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант ».

Проверяем документы делопроизводства

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в
которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:

название («Ведомость проверки кадровых документов»);
основание (реквизиты приказа);
состав комиссии;
период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

«порядковый номер»;
«кадровые документы»;
«Документ отсутствует»;
«Документ есть, но требует изменений»;
«Документ соответствует законодательству».

Важно

Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.

Перечень документов

трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
трудовые книжки;
штатное расписание;
книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
график отпусков;
табель учёта рабочего времени;
личные карточки;
приказы о приёме на работу;
приказы о переводах, увольнении;
приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
личные дела;
заявления работников (могут подшиваться к приказам);
правила внутреннего распорядка;
положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
инструкции по охране труда;
журналы ознакомления с ЛНА;
колдоговор (при наличии);
должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
графики сменности;
договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации:

бланков трудовых книжек и вкладышей;
учёта проверок;
трудовых договоров;
приказов по личному составу и по основной деятельности;
заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
подписаны ли все личные документы и приказы;
правильно ли заполнены трудовые книжки;
прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии, а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Локальные нормативные акты

Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:

Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).
Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ).
График отпусков (ст. 123 ТК РФ).
Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).

Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству.

Содержание подобных пунктов может быть самым разным — например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.

Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.

Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию.

Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.

Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.

Как провести внутренний аудит кадровой документации

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в
свободной форме и может содержать элементы структуры:

название и дата документа;
сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
данные об обнаруженных недостатках (кратко);
рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

важно

Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел, что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.

В заключение совет: если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).

Таблица 3

С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О.Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации. В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия)…

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

----T-----------------T---------------T-----------------------------------¬
¦ N ¦    Нарушение    ¦  Что нарушили ¦   Оценка рисков при продолжении   ¦
¦п/п¦                 ¦               ¦         данного нарушения         ¦
 --- ----------------- --------------- ----------------------------------- 
¦ 1 ¦Выплата          ¦ТК РФ,         ¦Со стороны государственных органов ¦
¦   ¦заработной платы ¦ст. ст. 136,   ¦либо в процессе трудового конфликта¦
¦   ¦один раз в месяц ¦236            ¦работодателю будет предъявлено     ¦
¦   ¦без выплаты      ¦               ¦обязательное требование выплатить  ¦
¦   ¦компенсации      ¦               ¦компенсацию за задержку заработной ¦
¦   ¦согласно ст. 236 ¦               ¦платы всем работникам с 2002 г. (с ¦
¦   ¦ТК РФ            ¦               ¦момента вступления в действие ТК   ¦
¦   ¦                 ¦               ¦РФ). При этом за задержку выплат   ¦
¦   ¦                 ¦               ¦более 2 месяцев предусмотрена      ¦
¦   ¦                 ¦               ¦ответственность вплоть до уголовной¦
 --- ----------------- --------------- ----------------------------------- 
¦ 2 ¦Внутренние       ¦ТК РФ,         ¦Согласно ст. 8 ТК РФ локальные     ¦
¦   ¦локальные        ¦ст. ст. 136,   ¦нормативные акты, принятые без     ¦
¦   ¦нормативные акты ¦135, 190       ¦соблюдения установленного ст. 372  ¦
¦   ¦утверждены с     ¦               ¦настоящего Кодекса порядка, учета  ¦
¦   ¦нарушением       ¦               ¦мнения представительного органа    ¦
¦   ¦установленной в  ¦               ¦работников, не подлежат применению.¦
¦   ¦трудовом         ¦               ¦То есть применяемые локальные      ¦
¦   ¦законодательстве ¦               ¦нормативные акты являются          ¦
¦   ¦процедуры, т.е.  ¦               ¦недействительными, что лишает      ¦
¦   ¦без учета мнения ¦               ¦работодателя возможности применять ¦
¦   ¦представительного¦               ¦их                                 ¦
¦   ¦органа           ¦               ¦                                   ¦
L--- ----------------- --------------- ------------------------------------

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Таблица 4

N п/п	Документ и описание выявленных нарушений	Ссылка на нормативный акт, который нарушен работодателем	Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя	Рекомендации по исправлению
1	2	3	4	5
1	Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления
	В сведения о поощрении внесена запись о трудовой деятельности	Постановление N 69, п. 3.1 и бланк трудовой книжки	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Записи, внесенные в раздел, не предназначенный для таких сведений, могут быть не засчитаны работнику в трудовой стаж. При судебном разбирательстве ответственность за это будет нести организация, допустившая такое нарушение	Исправить, оформив вкладыш в трудовую книжку и перенеся в него записи, ошибочно внесенные в данный раздел
2	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
	Журнал оформлен с нарушением установленных требований (не пронумерован и не скреплен сургучной печатью или не опломбирован)	Постановление N 225, п. 41	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Журнал, не оформленный соответствующим образом, не может служить доказательством соблюдения процедуры приема и выдачи трудовой книжки на руки сотруднику. 4. Возможны проблемы при передаче журнала в архив	Оформить в соответствии с требованиями законодательства
3	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее
4	Личные карточки работников Т-2
	Карточки Т-2 хранятся вместе с копиями личных документов сотрудников (данные документы имеют разный срок хранения)	Перечень	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 200 тыс. до 300 тыс. руб. - ст. 13.25 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Возможно возникновение проблем при сдаче документов в архив	Разделить документы по срокам хранения
5	Приказы по личному составу
6	Приказы о приеме на работу
7	Приказы о прекращении трудового договора с работником
	В основании- расторжении не указывается часть статьи ТК РФ	Альбом N 1. ТК РФ, ст. 84.1	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Запись, внесенная на основании приказа в трудовую книжку, не соответствует формально тексту приказа, что в случае конфликта с работником может быть трактовано не в пользу работодателя	Указывать в дальнейшем
8	Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания
	Используется не установленный ТК РФ вид дисциплинарного взыскания в виде штрафа	ТК РФ, ст. 192	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Снятие данного дисциплинарного взыскания в связи с его незаконностью	Пересмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании
9	Приказы о переводе
10	Приказы по основной деятельности
11	Приказы на отпуск
	Выдача работнику денежной компенсации за неиспользованный отпуск	ТК РФ, ст. 126	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Претензии со стороны налоговых органов об обоснованности данных расходов	Не повторять в дальнейшем
12	График отпусков
13	Нарушения оформления отпусков
	Работнику не вручается уведомление о начале отпуска за две недели	ТК РФ, ст. 125	Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ	Не повторять в дальнейшем
14	Штатное расписание и документы по оплате труда
	В штатном расписании установлена "вилка" окладов	ТК РФ, ст. ст. 3, 20, 22, 132, принцип равной платы за труд равной ценности	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. В случае конфликта или инспекционной проверки установление требования доплатить работникам, которые были дискриминированы, согласно требованиям трудового законодательства за все время данного нарушения с учетом требований ст. 236 ТК РФ	Устранить данное нарушение, разработав дифференцированную систему оплаты труда, например разработав систему надбавок для дополнительной оплаты сотрудникам, которые имеют дополнительные качества и заслуги перед работодателем
15	Приказы на сверхурочные работы
	Привлечение работников к работе сверхурочно без достаточных к тому оснований и не оформляя приказ и письменное согласие работника	ТК РФ, ст. 99	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. В случае несчастного случая возможна даже уголовная ответственность за нарушение режима труда и отдыха сотрудника	Не повторять в дальнейшем
16	Табель учета рабочего времени
17	График сменности (график работы)
	Графики сменности утверждаются менее чем за 1 месяц до вступления в силу	ТК РФ, ст. 103	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Работник может не согласиться с соблюдением графика при нарушении срока уведомления	Исправить нарушение
18	Путевые листы
19	Правила внутреннего трудового распорядка (оформление)
20	Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним (содержание)
	При приеме на работу требуется набор документов, не установленный законодательством (требование наличия диплома устанавливается не для всех категорий работников)	ТК РФ, ст. 65	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок	Устранить нарушение, рекомендуется скорректировать формулировку и указать не "обязан", а "желательно", "(по желанию работника)" предоставление данных документов
	Не прописан перечень должностей, которым может быть установлен ненормированный рабочий день	ТК РФ, ст. 101	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок	Необходимо добавить перечень должностей, которым устанавливается ненормированный рабочий день
21	Положение об оплате труда и премировании работников
	Положения нет, но при этом производится выплата премии	ТК РФ, ст. 135	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Возможно обвинение в дискриминации, т.к. критерии премирования не зафиксированы ни в локальных актах, ни в приказах	Устранить данное нарушение
22	Положение по защите персональных данных (или другой документ, аналогичный по смыслу)
23	Трудовой договор (оформление)
24	Трудовой договор (содержание)
	Отсутствие в трудовых договорах обязательных условий согласно ст. 57 ТК РФ	ТК РФ, ст. 57	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок	Рекомендуется скорректировать согласно трудовому законодательству
25	Журналы регистрации других кадровых документов
	Нет журнала учета мероприятий по контролю, который должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью юридического лица	Закон N 294-ФЗ, ст. 16, п. 8	1. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 2. Работодателю данный журнал необходим для подтверждения факта проводимой проверки	Оформить
Другие нарушения
	При приеме на работу на руководящие позиции не проводится проверка на дисквалификацию	КоАП РФ, п. 2 ст. 32.11	1. Административный штраф - 100 тыс. руб. 2. Признание недействительными документов, которые подписывало дисквалифицированное лицо	Проводить обязательно

Таблица сверки документов

 Документы полностью 
соответствуют    
действующему    
законодательству

  Документы нуждаются в 
доработке (внесении  
изменений, дополнений)

   Документы отсутствуют  
(необходимо указать сроки
создания документов, их 
утверждения и ввода)

В связи с изложенным вношу следующие предложения…

Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии.

Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.

В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.

Библиографический список

Азбука кадровика: все документы по работе с персоналом: Сб. ст. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Вершина, 2008. 288 с.
Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практ. пособие / Ответ. ред. Ю.П. Орловский. М.: Юридическая фирма «Контракт», 2008. 239 с.
Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Альфа-Пресс, 2011. 320 с.

А.Рогожина

Эксперт

в области управления персоналом,

руководитель

группы проектирования и сопровождения

организационных изменений

ОАО «БИНБАНК»,

член Национального

союза кадровиков