Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Как составить приказ о сроках выдачи подотчетных средств?

Порядок выдачи наличных под отчет зафиксирован в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.

При этом данный порядок однозначно устанавливает единственный срок — тот, в течение которого подотчетный сотрудник обязан отчитаться за полученные от работодателя средства. Он равен 3 дням, отсчитываемым от последнего дня периода, на который была выдана подотчетная наличность.

ВАЖНО! Правило о 3-дневном сроке необходимо соблюдать абсолютно всем работникам фирмы, и руководитель не исключение (даже если он владелец фирмы).

О том, как выглядит заявление подотчетника-директора, см. в статье «Составляем заявление на подотчет от директора — образец».

Отдельно следует упомянуть о случаях направления сотрудников в командировку. При этом 3 дня отсчитываются от даты возвращения командированного (п. 26 постановления Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Данный срок увеличить нельзя.

Оформить авансовый отчет вам поможет наша публикация «Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах».

Больше никаких сроков ни указание № 3210-У, ни иные нормативные источники не устанавливают. Означает ли это, что деньги, выдаваемые под отчет, можно возвращать когда угодно?

Любой ответ на этот вопрос имеет свои положительные и негативные последствия. Стоит понимать, что, определяя конкретный срок выдачи подотчетных денег, предприятие будет обязано его соблюдать. В противном случае велики шансы на предъявление претензий налоговиков за неоприходование денежных средств в кассу. Штраф за это нарушение составляет 4–5 тыс. руб. для должностных лиц и 40–50 тыс. руб. для юрлиц (п. 1 ст. 15 КоАП РФ).

При этом абсолютно обоснованными такие претензии признать нельзя, поскольку напрямую такое нарушение, как несвоевременный возврат подотчетных средств, в ст. 15 КоАП РФ не предусмотрено. Однако такой риск существует, и о нем необходимо помнить.

Подробнее о возможных наказаниях за нарушения при работе с наличностью читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

В свою очередь, если срок возврата подотчетной наличности не будет нигде зафиксирован, то и у контролеров не может быть никаких претензий по ее несвоевременному возврату. Правда, и в этом случае проблемы с налоговой не исключены. Так, в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704 налоговики выразили мнение о том, что при неуказании срока выдачи наличных под отчет такой срок считается равным 1 дню. Однако никакими правовыми актами свою позицию они не аргументируют.

В связи с вышеизложенным принимать решение на уровне локальных внутрикорпоративных актов об установлении (или неустановлении) сроков выдачи под отчет стоит на основе оценки собственной хозяйственной ситуации и возможных рисков.

Обязательно ли оформлять заявление для получения подотчетных сумм, узнайте по ссылке.

ВАЖНО! Максимальный размер подотчетных сумм к выдаче также законодательно не установлен. Его, как и срок выдачи денег под отчет, хозсубъекты определяют самостоятельно.

  • сроки, на которые средства выдаются подотчетникам;
  • перечень сотрудников, правомочных получать подотчетные деньги;
  • описание процедуры представления авансовых отчетов.

В каком еще документе можно отразить нюансы расчетов с подотчетными лицами, узнайте из публикации «Положение о расчетах с подотчетными лицами — образец».

Следует иметь в виду, что предельные сроки, на которые будут выдаваться средства подотчетникам, могут быть как одинаковыми для всех сотрудников компании, так и установлены для каждого из них индивидуально.

Порядок выдачи наличных под отчет зафиксирован в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.

Любой ответ на этот вопрос имеет свои положительные и негативные последствия. Стоит понимать, что, определяя конкретный срок выдачи подотчетных денег, предприятие будет обязано его соблюдать. В противном случае велики шансы на предъявление претензий налоговиков за неоприходование денежных средств в кассу. Штраф за это нарушение составляет 4–5 тыс. руб. для должностных лиц и 40–50 тыс. руб. для юрлиц (п. 1 ст. 15 КоАП РФ).

Подробнее о возможных наказаниях за нарушения при работе с наличностью читайте в статье«Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Количество наличных в кассе должно соответствовать лимиту, который утвержден руководителем компании. Допускается превышение лимита в период выплаты заработной платы (в течение 5 дней) и в выходные/праздничные дни, если осуществляются кассовые операции.

В 2018 году не нужно устанавливать лимит кассы субъектам малого бизнеса (компаниям и индивидуальным предпринимателям). Это необходимо отразить в приказе и сделать ссылку на Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

На основании абз.10 п. 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» приказываю:

  1. Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка

Отсутствие лимита позволяет кассиру хранить денежные средства в кассе в любом количестве.

Используем для расчета такую формулу.

Лимит остатка наличных денег (в рублях)

Объем поступлений наличных денежных средств за проданные товары, работы, услуги за расчетный период (в рублях)

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Расчетный период, за который учитывается объем поступления наличных денежных средств

Период времени между днями сдачи наличных денег в банк (в рабочих днях)

Обратите внимание на следующие нюансы:

  • компания при наличии обособленных подразделений считает объем поступлений наличных денежных средств за проданные товары, работы, услуги с учетом принятых наличных денежных средств обособленных подразделений (за проданные товары, работы, услуги)

Исключение: обособленное подразделение сдает деньги в кассу компании. В таком случае юридическое лицо определяет лимит остатка с учетом лимита остатка наличных денежных средств, установленного обособленным подразделением.

  • при определении расчетного периода компания вправе учитывать периоды пиковых объемов поступлений наличных, а также аналогичные периоды прошлых лет

Деньги, выдаваемые под отчет — это те средства, которые даются сотруднику на нужды того предприятия, где он трудится. Например, работникам могут ежемесячно отчисляться денежные средства на покупку канцелярских принадлежностей, каких-то запасных частей и т. д.

В русском языке есть вариации написания и слитно, и раздельно. Раздельно нужно писать в тех ситуациях, когда говорится о выданных средствах. «Деньги эти выдали под отчет». Или другой пример: «Иванов взял деньги под отчет».Важно запомнить, что с глаголами «взять», «брать» «под отчет» всегда будет писаться раздельно.

А написание «подотчет» — это термин, которым пользуются в бухгалтерской среде. Им обозначаются денежные средства, за которые сотрудник обязан отчитаться.Пример: «В подотчете у сотрудника Иванова есть 20 тысяч рублей».

Для начала будет рассмотрен случай выдачи наличных денег под отчет сотруднику организации.

Из кассы

1. Бухгалтеру необходимо проверить, не имеется ли у работника, который хочет получить деньги под отчет, задолженностей. Если работник еще не рассчитался за выданную ранее сумму, новые деньги выдавать нельзя!

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

2. Сотрудник организации должен написать заявление о предоставлении денежных средств под отчет на имя руководителя организации. Какой-то особой формы заявления нет, можно его сделать в произвольной форме.

Главное, чтобы были указаны сумма денежных средств и на какой срок выдаются. Если руководитель согласен на выдачу денег работнику, он ставит число и свою подпись. Без заявления выдача денег запрещена!

3. Далее бухгалтер должен оформить расходно-кассовый ордер согласно форме КО-2. Такой ордер может оформить главный бухгалтер, бухгалтер, в обязанности которого это входит, кассир, физическое лицо, которое оказывает компании на основании договора бухгалтерские услуги или самим руководителем. Подписать расходный ордер может главный бухгалтер, бухгалтер или руководитель.

4. После кассиром проверяется правильность заполнения формы КО-2, если все правильно, кассир выдает наличные деньги сотруднику. На расходно-кассовом ордере должен расписаться и кассир, и сотрудник. Если на предприятии нет кассира, то подпись в ордере и выдачу денег производит руководитель.

Перевод на карту

Теперь будет рассмотрен случай перевода подотчета на банковскую карту. Можно переводить как на личную банковскую карту, так и на зарплатную.

1. Сотруднику необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором нужно указать, на что будут израсходованы деньги, сумма денег, банковские реквизиты карты, срок предоставления суммы. Если директор согласен, он ставит на заявлении дату и свою подпись.2. Когда бухгалтер проверит, что у сотрудника нет предыдущих задолженностей и руководитель предприятия одобрил его заявление, он может составлять платежное поручение. Обязательно нужно подробно указывать назначение денег, которые переводятся, чтобы при налоговом запросе не возникало каких-то проблем.

  • истечения срока, который был указан в заявлении на выдачу денег под отчет;
  • окончания командировки;
  • выхода на работу (если сотрудник был в отпуске или на больничном).

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Авансовый отчет проверяется бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем предприятия. Если все оформлено верно, проверяющий ставит на авансовом отчете дату и свою подпись.

Если оказалось так, что у сотрудника остались подотчетные деньги, их необходимо сдать в кассу в тот же срок, что и авансовый отчет, что уже было описано выше. Для того, что бы принять деньги в кассу, составляется приходно-кассовый ордер, который подписывается главным бухгалтером.

Алгоритм

Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств.

Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.

Документы

Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Кто относится к данной категории работников, какие определяющие документы поучету расчетов с подотчетными лицами существуют — об этом см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника. Унифицированной формы нет, но есть обязательные реквизиты: дата составления заявления, сумма, которая должна быть выдана, срок выдачи. Данное заявление обязательно должно быть завизировано руководителем.

ВАЖНО! Прежде чем выдать в подотчет новую сумму, следует проверить, что данное подотчетное лицо отчиталось за все ранее выданные суммы.

В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы. В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.

Какими документами оформляются командировки работников, как компенсируются расходы работников в этих командировках см. в материале «Оформляем и оплачиваем командировки в 2016 году».

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

При выдаче денежных средств под отчет из кассы организации оформляется расходно-кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.

Как составить подобного рода приказ, см. в материале «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2016».

В учетной политике организации, в локальных нормативных актах по расчетам с подотчетными лицами должны быть отмечены все способы выдачи под отчет, применяемые в организации. На каждую выданную в подотчет сумму должно быть получено заявление от работника. В заявлении обязательно должен быть указан срок, на который выданы данные суммы. Если отчетные сроки нарушаются подотчетным лицом, начисляется НДФЛ.

Узнать, какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательно, чем грозит несоблюдение этих сроков, можно в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?».

В зависимости от того, выданы эти средства из кассы или перечислены на карту, должен быть оформлен РКО или отправлена в банк платежка, что подтверждено банковской выпиской.

Для отчета по подотчетным суммам используется унифицированная форма АО-1.

Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета.

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2018-2019».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте здесь.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

  • цель получения подотчетных денег;
  • сумма запрашиваемого подотчета;
  • банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
  • период, на который предоставляются подотчетные деньги;
  • разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
  • подпись подотчетного лица;
  • дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.

Заявление на выдачу денег под отчет

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

В роли подотчетного лица может выступать штатный работник фирмы или человек, работающий по гражданско-правовому договору. Перечень подотчетных лиц утверждается в приказном порядке руководителем компании.

  • реестр работников, которым фирма доверяет деньги, с расшифровкой Ф.И.О. и занимаемых должностей;
  • максимальные суммы денег, подлежащих выдаче;
  • целевое назначение расходования средств;
  • период, на который выдаются деньги;
  • порядок утверждения авансового отчета.

Законодательные акты не предусматривают ограничений по установлению периода, на который могут выдаваться подотчетные средства, и предельной суммы наличных денег, получаемой на руки работником.

Следовательно, такие ограничения устанавливаются каждой компанией самостоятельно, а в качестве единственного регламентирующего документа выступает приказ о подотчетных лицах.

  • работник обязан сдать авансовый отчет в 3-дневный срок по истечении периода, на который были выданы подотчетные денежные средства;
  • последующая выдача подотчетных сумм осуществляется при полном погашении работником задолженности по средствам, полученным ранее.
  • 40-50 тыс. руб. для организации (юр. лицо);
  • 4-5 тыс. руб. для ИП и должностных лиц.
  • оплату интернета, мобильной и стационарной связи;
  • покупку канцтоваров и прочих ТМЦ;
  • почтовые расходы;
  • представительские затраты;
  • приобретение ГСМ;
  • командировочные расходы и пр.

Для проверки следует проанализировать аналитику по счету 71 и убедиться в отсутствии дебетового сальдо по данному работнику на текущую дату (это рекомендация для организаций, ИП имеет право не вести бух. учет).

  • сумму, необходимую для оплаты расходов;
  • целевое назначение расходования запрашиваемых средств;
  • срок, достаточный для выполнения операции;
  • подпись руководителя или лица, обладающего правом визирования документа по доверенности;
  • дату составления.

Заявление может быть написано сотрудником вручную или составлено в печатном виде. Если в качестве подотчетного лица выступает руководитель организации, ему также следует оформить заявление, содержащее небольшие корректировки по отношению к стандартной формулировке.

Такое заявление составляется в форме распоряжения, адресованного бухгалтерии и не требует дополнительного визирования. Указание ЦБ не содержит исключений для руководителя организации при процедуре проведения кассовых операций.

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

Отсутствие заявления будет квалифицировано как безосновательная выдача денежных средств, которые должны были остаться в кассе компании.

В этом случае проверяющие органы могут начислить штраф за превышение лимита наличных расчетов.

На основании заявления подотчетного лица оформляется расходный ордер. РКО обязательно должен содержать паспортные данные работника и его подпись.

Дт 71 Кт 50 – работнику выданы денежные средства из кассы организации.

Подотчетное лицо обязано сдать в установленные сроки авансовый отчет и (или) вернуть выданные денежные средства (остаток неизрасходованных средств) в кассу организации.

К отчету следует приложить первичные документы, подтверждающие произведенные затраты: чеки ККМ, накладные, БСО, счета-фактуры, квитанции ПКО, акты и пр.

На сумму остатка неизрасходованных средств выписывается приходный ордер. Сумма перерасхода возмещается сотруднику по РКО.

Произвести удержание невозвращенных в срок подотчетных средств можно только с согласия работника.

По истечении месяца, после наступления конечной даты сдачи авансового отчета следует подготовить приказ об удержании денег из оплаты труда должника.

Приказ следует завизировать у руководителя и уведомить работника о принятом решении. Ознакомление с приказом осуществляется под личную подпись сотрудника с указанием текущей даты.

Если подотчетное лицо категорически возражает против удержания суммы долга из заработной платы – решить вопрос можно только через судебное разбирательство.

Решение о прощении долга сотруднику также оформляется в приказном порядке. На дату ознакомления с содержанием приказа у работника возникает доход в виде суммы прощеного долга, подлежащий налогообложению (п. 2 ст. 415 ГК РФ).

Бухгалтерия организации должна начислить НДФЛ, удержать сумму налога из ближайшей выплаты в адрес сотрудника и перечислить его в бюджет.

Сотрудники не всегда успевают своевременно отчитаться по суммам, выданным под отчет. Чтобы избежать подобных ситуаций, руководству организации следует устанавливать приемлемый срок выдачи подотчетных средств.

Но следует учитывать, что длительные сроки нахождения денег у работника должны быть обусловлены производственными потребностями.

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Иначе контролирующие органы могут переквалифицировать такие деньги, как доход или беспроцентный заем, что влечет за собой обязательство по удержанию и уплате НДФЛ.

Но независимо от категории подотчетного лица правила предоставления средств им одинаковы – только на основании заявления! Но как его правильно оформить?

Согласно п.6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014г. выдача подотчетных сумм работникам на оплату расходов, которые связаны с деятельностью предпринимателя или организации, осуществляется только на основании письменного заявления самого подотчетного лица.

  • документ оформляется в письменном виде и в произвольной форме, и обязательно на бумажном носителе. При этом не запрещается подготовка данного документа с помощью печатающих средств;
  • пишется на имя руководителя компании (предпринимателя) с указанием ее названия, Ф.И.О. ее руководителя и Ф.И.О. самого подотчетного лица и его должности;
  • в заявлении указывается направление расходования средств, требуемая сумма денег и срок, на который она выдается;
  • заявление подписывается самим подотчетным лицом;
  • в документе обязательно указывается дата оформления заявления;
  • и ставится руководителем (предпринимателем) разрешительная виза. В этой визе проставляется подпись, сопровождаемая Ф.И.О. руководителя, расшифровкой его должности, датой визирования заявления, суммой и сроком, на которые разрешается выдать деньги.

Очень часто заявление дополняется записью о состоянии расчетов по ранее полученным подотчетным суммам. Это помогает соблюсти требования п.6.3 его 3 абзаца (Указания Банка РФ №3210-У) — о выдаче подотчетных сумм работникам только при наличии полного погашения ими задолженности по ранее предоставленным им аналогичным средствам.

Таким образом, прежде чем попасть к руководителю организации (предпринимателю), заявление должно быть подано в бухгалтерию: именно там проверяется наличие или отсутствие непогашенной задолженности по подотчетным суммам.

  • подотчетная сумма и срок, на который она должна быть выдана;
  • подпись подотчетного лица и дата составления документа;
  • отметка бухгалтерии о наличии или отсутствии долга по ранее полученным средствам под отчет;
  • виза от руководителя компании.

Все остальные данные в заявлении можно и напечатать.

  • на покупку товарно-материальных ценностей (например, канцтоваров);
  • на оплату услуг, работ;
  • на командировочные расходы;
  • на отправку корреспонденции и пр.,
  • а затем отчитываются об израсходованных средствах.

Порядок выдачи подотчетных сумм в наличной форме регламентируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У (далее – Указания № 3210-У). Разберем, какие именно правила подотчета устанавливает данный документ.

Выше было упомянуто, что «подотчетниками» могут быть работники юрлица или ИП. Это следует из п.6.3 Указаний № 3210-У. Но это не только те физлица, с которыми компания состоит в трудовых отношениях.

Согласно п.5 Указаний № 3210-У с 1 июня 2014 года к работникам относятся еще и исполнители по гражданско-правовым договорам. Например, организация вправе выдать денежные средства под отчет подрядчику на покупку материалов, необходимых для выполнения работ по договору ГПХ (письмо ЦБ РФ от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859).

Какую максимальную сумму можно выдать в подотчет в 2018 году?

Денежные средства под отчет можно выдать не только наличными из кассы предприятия, но и перечислить на банковскую карту (зарплатную или корпоративную). Это подтверждают письма: Минфина России от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288, Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства России № 42–7.4–05/5.2–554 от 10.09.2013 г.).

Если деньги под отчет выдаются сотруднику другой компании

Какую максимальную сумму можно выдавать в подотчет? Можно ли выдать большую сумму генеральному директору на длительный срок? Правда ли, что выдавать больше 100 000 рублей нельзя? Такие вопросы зачастую возникают у бухгалтеров и кадровых работников.

Напомним, что предельный размер расчета наличными – 100 000 рублей по одной сделке не применяется при выдаче денег под отчет (п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У). Ведь эта предельная сумма применяется исключительно при расчетах с другими организациями или индивидуальными предпринимателями (п.

Закон не запрещает выдавать деньги подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет. При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства — потрачены на целевые расходы.

Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.

Можно ли в 2018 году выдавать подотчетные суммы при отсутствии отчета по предыдущим полученным под отчет суммам, узнайте из статьи«Порядок учета расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Одно из самых серьезных изменения в порядке ведения кассовых операций в 2018 году произошло в отношении подотчетных денег. Денежные средства можно выдать в подотчет как на основании заявления работника, так и при наличии приказа, в котором в обязательном порядке должны быть указаны:

  • регистрационный номер приказа
  • дата
  • подотчетное лицо (должность, отдел, ФИО)
  • сумма к выдаче в подотчет
  • срок возврата
  • подпись руководителя

Главное правило: если нет заявления, то должен быть приказ. При этом приказ составляется на каждую выдачу наличных.

  • командировочные расходы
  • расходы за оказание услуг, выполнение работ или поставку товаров
  • компенсацию расходов, подтвержденных документально

Во избежание претензий налоговых инспекторов обязательно указывайте в назначении платежного поручения, что денежные средства выплачиваются в подотчет.

Порядок расчета с подотчетными лицами организация должна внести в свою учетную политику.

Еще один важный момент: если работник не погасил задолженность по предыдущей сумме, выданной в подотчет, то это не является основанием для отказа в выдаче новой. Требования, согласно которому кассир не может выдать денежные средства, пока подотчетное лицо не отчиталось по прошлым суммам, больше нет.

Как говорилось ранее, законом не оговорен максимальный период использования средств. Нужно только, чтобы срок был указан в самом заявлении. Пометку может сделать директор, бухгалтер или сам сотрудник. Даже если средства на командировочные расходы буду выданы на год, никакие штрафы за такой длительный период для компании не предусмотрены.

Важно помнить, что сотруднику нельзя выдавать новый аванс, пока он не отчитается по старому. Например, работник, получив деньги на полгода, не торопится оформлять отчет. Если срочно нужно будет отправить его в командировку, то оформлять новый подотчет нельзя. Также запрещается требовать досрочный отчет об использовании средств. Исключение — увольнение сотрудника.

Допустим, что, кроме должника, больше некого отправить в командировку. Тогда руководитель может взять на себя ответственность и выдать новый аванс сотруднику. Если такую схему обнаружат инспекторы, они оштрафуют руководителя на сумму 5 000 руб., а компанию — на сумму до 50 тыс. руб. за нарушение кассовой дисциплины. Поэтому таких ситуаций лучше избегать.

ВАЖНО! Обратите внимание на письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5, в котором ведомство сообщает, что до момента утверждения руководством авансового отчета невозможно однозначно определить, возникнет ли у сотрудника облагаемый НДФЛ доход и какова будет сумма этого дохода.

Можно ли в 2018 году выдавать подотчетные суммы при отсутствии отчета по предыдущим полученным под отчет суммам, узнайте из статьи «Порядок учета расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

  • Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
  • Основание для выдачи — заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица (или ИП).
  • Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа — ордера по форме ОКУД 0310002.

Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.

Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.

ВАЖНО! Правило 3 дней распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. на руководителя. Даже если руководитель — единственный сотрудник.

Правильно заполнить авансовый отчет вам поможет наш материал «Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах».

А о том, как отразить авансовый отчет в бухучете, читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2018 году (ее предельные значения). Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых в подотчет сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.

ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам. Его, как и сумму подотчетных средств, хозсубъекты определяют самостоятельно.

— Предпринимательское право — Как выдать в подотчет деньги

Перечисление средств на карту Работник может просить перевести подотчетные средства на банковскую карту. Данная операция не противоречит законодательству. Но в таком случае нужно:

  • получить от сотрудника заявление на выдачу денег в подотчет с соответствующей просьбой и указать в нем реквизиты счета;
  • в платежке указать, что перечисляется подотчетная сумма;
  • отметить в нормативных актах (Положение о расчетах с подотчетным лицами), что средства перечислены с р/с на карту;
  • в учетной политике разработайте собственный бланк отчета с пометкой, что выдача сумм в подотчет осуществляется в безналичной форме;
  • попросить сотрудника сохранять слипы после каждой оплаты картой и прикрепить их к отчету.

ООО «Компания» ПРИКАЗ О внесении изменений в учетную политику на 2016 год 10.01.2016 г. ПРИКАЗЫВАЮ: Дополнить учетную политику разделом 6: 6.

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

  • выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
  • лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
  • сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Отчет о целевом использовании средств Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки. Главное основание для выдачи подотчётных средств — распоряжение директора предприятия.

Порядок расчетов с подотчетными лицами. 6.1 Компания выдает сотрудникам средства на командировочные или хозяйственные нужды наличными либо перечисляет их на зарплатную карту. 6.2. Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае. 6.3. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы.

В независимости от способа получения, остаток возвращается наличными в кассу. Учет операций в БУ В день выдачи средств оформляется РКО. В БУ делается проводка: ДТ71 КТ50 (51). Если сотрудник после командировки часть средств возвращает в кассу, то оформляется ПКО.

  • деньги выдаются только на основании письменного заявления работника, которое утверждено руководителем. Причем, в заявлении должны быть обязательно указаны срок, на который предоставляются данные средства, размер суммы к выдаче, виза руководителя и дата визирования. Заявление должно быть составлено подотчетным лицом;
  • на основании указанного заявления оформляется расходный кассовый ордер, к которому документ прикладывается, как подтверждение целевой выдачи средств;
  • деньги выдаются работнику предприятия или предпринимателя. При этом в Указании №3210-У прямо сказано на каком основании данный работник признается сотрудником организации или ИП. Для такого признания предусмотрено только два варианта: наличие трудового договора с указанным лицом либо заключение гражданско-правового соглашения с ним. Оба эти варианта закреплены в пункте 5 Указания Банка России №3210-У. Поэтому можно без опасений выдавать средства под отчет сотруднику, который находится вне штата, но с которым заключен договор. В подтверждение этому есть еще и письмо самого Банка РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.14г., прямо оговаривающего признание работником для цели выдачи ему средств под отчет того лица, с которым у организации заключен договор гражданско-правового характера. Например, договор подряда. Данное утверждение распространяется также и на сотрудников предпринимателя;
  • деньги признаются выданными под отчет, если их цель – это оплата расходов, связанных с деятельностью организации или предпринимателя;
  • выдача средств под отчет возможна только, если нет никакой задолженности у сотрудника по ранее полученным им средствам под отчет. На основании Указания №3210-У Банка России данная задолженность должна быть погашена в полном объеме в кассу либо документально подтвержден ее расход в полном объеме – путем сдачи авансового отчета и документов, из которых проистекает целевое расходование средств (т.е. на предпринимательскую деятельность).

Директору

Нюансы

Если потрачено меньше средств, чем было выдано, то остаток возвращается в кассу, и на него оформляется приходный ордер. В обратной ситуации сумму перерасхода организация должна вернуть сотруднику на реквизиты, указанные в отчете. Эта операция, как и выдача в подотчет, оформляется расходным ордером.

Если средства не возвращены в кассу, то они должны быть удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Сотрудник должен дать на эту операцию письменное согласие. В противном случае взыскание будет осуществляться через суд. Сумма удержания за месяц не может превышать 20 % зарплаты сотрудника.

Итоги

Выдача денег под отчет директору в целом производится по тем же правилам, что и выдача средств остальным сотрудникам фирмы. Передавая руководителю деньги под отчет, необходимо помнить о том, что его долги по выданным ранее средствам должны быть погашены.

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.

Ни минимальные, ни максимальные сроки выдачи денег подотчетникам законодательно не установлены. Хозсубъекты вправе определить их самостоятельно. Зафиксировать данные сроки можно в локальных актах предприятия. При этом закон не обязывает предприятие составлять такие распорядительные документы.

О законодательной базе, касающейся сферы расчетов с подотчетниками, см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

О законодательной базе, касающейся сферы расчетов с подотчетниками, см. статью«Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

В учетной политике организации, в локальных нормативных актах (если такие используются) должен быть утвержден порядок взаиморасчетов с подотчетными лицами. Это порядок сопровождается оформлением ряда документов, к которым надо внимательно относиться, чтобы:

  • подотчетные суммы воспринимались налоговыми органами таковыми, а не трактовались как налогооблагаемый доход сотрудника;
  • затраты не были исключены контролерами из расходов для расчета налоговой базы по прибыли;
  • организацию не оштрафовали за нарушение кассовой дисциплины.

Максимальная сумма для подотчета сотруднику нормативными документами не установлена. При этом ее следует отличать от суммы, уплачиваемой подотчетником при совершении расчетов с поставщиком товаров и услуг.

Привлечь к ответственности фирму или предпринимателя за выдачу под отчет средств в случаях, которые можно трактовать иным экономическим образом, непросто. Однако мы рекомендуем крайне осмотрительно совершать любые подотчетные операции и учитывать возможные риски.

Как рассчитать лимит по кассе

Выдача денег в подотчет из кассы ограничена 100 тыс. руб. Есть некоторые условия. Если сотрудник подотчетными средствами от своего имени оплатил оказанные ему услуги (например, во время командировки), лимит не применяется. Если он использует подотчетные деньги для расчетов по договорам, заключенным от имени организации, нужно соблюдать лимит — 100 тыс.

Если учетной политикой предусмотрена выдача подотчетных средств путем перечисления их на карту, необходимо, чтобы у предприятия был заключен соответствующий договор с банком.

ООО «(наименование)»

Приказ № 1об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет

1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:

  • по хоз. нуждам – не позднее 15 дней с даты выдачи средств;
  • по командировочным расходам – в течение 3 дней после возвращения.

2. Средства должны расходоваться только по назначению.3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс. руб.4. Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера.

Директор ______________ Ф.И.О.

Если контрагенты платят за товары или услуги наличными в кассу, то эта сумма не должна превышать допустимый предел. Он составляет 100 тыс. рублей по каждому из договоров (п. 6 указаний от 07.10.2013 № 3073-У). Например, если стоимость контракта — 280 тыс. рублей, то заплатить наличными контрагент может не более 100 тыс. рублей, остальные — 180 тыс. рублей ему необходимо перечислить на расчетный счет организации.

Если контрагент может вносить деньги только наличными, то оформляйте договоры строго по 100 тыс. рублей. Ведь компания не ограничена в количестве заключаемых контрактов.

При расчетах с «физиками» все проще, верхнюю границу наличности можно не соблюдать.

Порядок расчета лимиты кассы указан в Приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Для того чтобы определить лимит предусмотрено 2 варианта.

Порядок действий

Однако во избежание неприятностей вроде начисления на подотчетную сумму страховых взносов и причисления ее к доходу работника, следует при переводе средств на карту в платежном поручении обязательно указать, что данные средства перечисляются под отчет.

Кстати, использование зарплатных карт для перевода на них подотчетных сумм подтверждено совместным письмом Минфина РФ и Федерального Казначейства РФ №№02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013г.

Но для подстраховки следует все-таки, например, в Положении о подотчетных средствах или в коллективном договоре предусмотреть возможность выдачи средств под отчет на зарплатную карту сотрудника.

Кроме того, после расходования средств, выданных под отчет, сотрудник должен отчитаться о произведенных им тратах. Сделать это он должен в авансовом отчете и в течение не позднее 3х дневного срока по окончании срока, на который выданы средства под отчет.

Несмотря на то, что авансовый отчет и 3-х дневный срок относятся только к наличным подотчетным суммам, во избежание разногласий с контролирующими органами следует и при безналичном расходовании подотчетных средств соблюсти указанные требования.

Порядок ведения кассовых операций утверждает Центробанк. Основные положения отражены в указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но в прошлом году Банк России внес очередные поправки в порядок (указание от 19.06.2017 № 4416-У), упрощающие работу. Больше не нужно оформлять заявления для выдачи денег под отчет и расходники при возврате денег клиентам. Расскажем о новом порядке работы подробнее.

Прием наличных в кассу. После того как кассир получил приходник, он должен проверить наличие подписи главбуха и сумму цифрами и прописью. Затем требуется пересчитать деньги, которые вносит контрагент. Причем сделать это надо в его присутствии, пересчитав наличные поштучно.

Если сумма наличности совпадает с данными по ордеру, то кассир ставит печать на квитанции и отдает контрагенту, который внес в кассу деньги.

Подшивку приходников кассир выполняет строго по правилам, которые устанавливает сама компания. Но хранить приходно-кассовые ордера требуется строго 5 лет (п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Все поступления компания должна оформлять приходниками по форме КО-1 (утв. постановление Госкомстат РФ от 18.08.1998 № 88), а выдачу денег — расходниками по форме КО-2. Эти документы также может оформить кассир, но подписать их должен главный бухгалтер или руководитель организации.

Zayavlenie_na_den

Форма КО-1 Приходный кассовый ордер

Форма КО-2 Расходный кассовый ордер

Пример заполнения приходного кассового ордера при получении денег от организации (форма КО-1)

Выдача наличных из кассы. Деньги из кассы нужно выдавать строго по расходникам, этот документ кассир также проверяет: смотрит подпись главбуха и суммы. Получателя денег надо идентифицировать по реквизитам паспорта либо иному документу, который подтверждает его личность.

После того как кассир подготовил деньги, расходник должен подписать получатель, например клиент при возврате наличных за товар. Деньги также может получить и представитель по доверенности. В этом случае следует сверить реквизиты доверенности и паспортные данные получателя, а также сведения, которые внесены в расходно-кассовый ордер. Если все данные совпадают, то наличные можно выдать, а саму доверенность приложить к расходнику.

При приеме головной организацией денег от своего подразделения также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче — расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных «обособке» каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания ЦБ).

Пример заполнения расходного кассового ордера при выдаче денег организации (форма КО-2)

Выдача зарплаты из кассы. Выдавать деньги из кассы в счет зарплаты надо строго по расчетно-платежным ведомостям — форма Т-49 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), платежным ведомостям — форма Т-53 и составлять единый расходник. Причем в таком расходнике не требуется отражать Ф.И.О.

, паспортные данные сотрудников, получивших зарплату. Но за получение наличных они должны расписаться в ведомости. Но если в день выплаты кто-то из работников не смог получить деньги, то напротив его фамилии следует поставить отметку депонировано. В этом случае наличные требуется сдать в банк на расчетный счет.

Raskhodnyj_kassovyj_order

Форма Т-49 Расчетно-платежная ведомость

Форма Т-53 Платежная ведомость

Выдача наличных под отчет. Деньги из кассы вы можете выдать работнику на основании распоряжения или приказа директора. С 19 августа 2018 года брать у сотрудника заявления теперь не надо (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У). Главное проверьте, чтобы в распоряжении была сумма и срок, на который работник получает деньги.

Затем оформите расходник и после поштучного пересчета наличности отдайте деньги работнику. В РКО он должен поставить отметку, что наличность получил.

Штрафы за несоблюдение лимита кассы. Наличность сверх лимита надо регулярно сдавать в банк, иначе контролеры оштрафуют компанию от 40 до 50 тыс. рублей. Причем ответственность может понести и руководитель — от 4 до 5 тыс. рублей (ст. 2.4, 15.1 КоАП РФ).

Если организация малая или лимит нарушил ИП, то контролеры вполне могут заменить штраф предупреждением. Но только если выполняются условия:

  • нарушение первичное;
  • никому не причинен ущерб;
  • нет угрозы техногенных или природных ситуаций;
  • нет угрозы жизни и здоровью населению (ст. 4.1, 4.1.1 КоАП РФ).

Также есть случаи, когда наличных в кассе может быть больше лимита. Во-первых, в дни зарплаты. Деньги для такого случая можно хранить в кассе до пяти рабочих дней. Во-вторых, в выходные или праздничные дни, но только если компания работает.

Штрафы за несколько нарушений. Налоговики выпишут отдельные штрафы за одинаковые нарушения, которые допустили сразу несколько подразделений. Сколько нарушений — столько и штрафов (письмо ФНС от 17.08.2017 № СА-4-20/16322).

Каждое подразделение ведет отдельную кассовую книгу и приходует наличную выручку. Компанию оштрафуют на 50 тыс. рублей, если она не оприходует наличную выручку в кассу, не ведет книгу и пр. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Малые и средние компании вправе заменить штраф на предупреждение. Избежать штрафа можно только за нарушение, которое организация совершила впервые.

Налоговики, которых мы опросили, подтвердили, что компания вправе отменить штраф по нескольким правонарушениям филиалов. Если постановления налоговики выписали в один день и они не вступили в силу, то можно отменить все штрафы (письмо ФНС России от 08.12.2016 № ОА-4-17/[email protected]). Если постановления вступали в силу в разное время, то заменить на предупреждение получится только один штраф — из самого первого документа.

Если же все филиалы находятся в разных регионах, то выписывать штраф будут местные налоговики. Заменять его на предупреждение будет местная инспекция. Налоговики из другой инспекции, которые оштрафовали остальные филиалы, просто не узнают о штрафе. Поэтому можно заменить все штрафы на предупреждение.

Частые нарушения кассовой дисциплины

  • работа с наличными
  • не оприходовали наличные
  • превысили лимит расчетов наличными в 100 тыс. рублей по сделке
  • нет кассовой книги в подразделении
  • вернули наличными деньги за товар, оплаченный картой
  • работа с ККТ
  • в чеке меньшая сумма
  • компания не использовала кассу
  • касса не соответствует требованиям или не зарегистрирована

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Чем опасна бесконечная выдача денег под отчет руководителю фирмы

Заявление на выдачу денег в подотчёт

Подотчётные деньги – деньги, выданные сотруднику (подотчётному лицу) на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или ИП.

Это могут быть командировочные, хозяйственные расходы: например, покупка канцтоваров, полиграфических рекламных материалов и т.п.

Для выдачи денег в подотчёт составляется расходный кассовый ордер (РКО) на основании письменного заявления подотчётного лица, составленного в произвольной форме. В заявлении указывается сумма выдаваемых наличных денег, срок, на который выдаются деньги, дата и подпись руководителя.

* В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. * Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

* Задайте вопрос через форму (внизу статьи), либо через онлайн-чат .

Если руководителю организации нужно взять деньги под отчёт, то он также должен написать заявление, но составленное немного по-другому (См. в образце по вышеуказанной ссылке).

В течение 3х рабочих дней после окончания срока, на который выдавались подотчётные деньги, или со дня выхода на работу сотрудник обязан предъявить бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю) авансовый отчёт с прилагаемыми документами, подтверждающими произведённые расходы.

ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: нельзя выдавать работнику наличные деньги в подотчёт, если он уже имеет непогашенную задолженность по ранее полученной подотчётной сумме денег. То есть работник вначале должен отчитаться по ранее полученным деньгам и только потом он может взять снова деньги в подотчёт.

В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ при нарушении кассовой дисциплины налагаются штрафы в размере:

  • от 40 000 руб. до 50 000 руб. на компанию
  • от 4 000 руб. до 5 000 руб. на должностное лицо

К штрафам приведут:

  • расчеты наличными сверх установленных норм
  • хранение денежных средств более утвержденного лимита
  • нецелевое использование выручки
  • частичное или полное неоприходование наличных денежных средств в кассу
  • не соблюдение требований по хранению денежных средств

Штраф на предупреждение может быть заменен компаниям и индивидуальным предпринимателям, которые относятся к категории малого и среднего предпринимательства при условии, что нарушение произошло первый раз, материальный ущерб отсутствует и другое.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Форма КО-1 Приходный кассовый ордер

Форма КО-2 Расходный кассовый ордер

Выдача зарплаты из кассы. Выдавать деньги из кассы в счет зарплаты надо строго по расчетно-платежным ведомостям — форма Т-49 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), платежным ведомостям — форма Т-53 и составлять единый расходник. Причем в таком расходнике не требуется отражать Ф.И.О.

, паспортные данные сотрудников, получивших зарплату. Но за получение наличных они должны расписаться в ведомости. Но если в день выплаты кто-то из работников не смог получить деньги, то напротив его фамилии следует поставить отметку «депонировано». В этом случае наличные требуется сдать в банк на расчетный счет.

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
70 50.01 Выплата зарплаты Сумма зарплаты Платежная ведомость. Форма № Т-53Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
73.1 50.01 Выплата из кассы займа работнику организации Сумма займа Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
71 50.01 Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу Сумма подотчет Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
76.04 50.01 Выплата из кассы депонированной зарплаты работнику организации Сумма депонированной зарплаты Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
  1. Прежде всего, удостоверьтесь, что у сотрудника нет долга по предыдущей подотчетной сумме, по которым уже пора бы отчитаться. Если ответ положительный, то этому сотруднику давать деньги в подотчет нельзя – это запрещает закон.
  2. Надо заручиться от работника заявлением на деньги подотчет. Оно не имеет строго установленного бланка, но некоторые позиции обязательны. Вот они:
    • сумма, которая необходима на нужды компании;
    • срок, на который будут выданы средства;
    • подпись гендиректора (или иного сотрудника, который доверенностью уполномочен ставить подпись на подобных документах);
    • дата подписания прошения.

Проверка отчета

выдача под отчет руководителю при УСН крупных сумм денег

Средства должны быть потрачены целенаправленно. Каждый расход должен быть подтвержден чеками. Также должно быть оформлено командировочное удостоверение, транспортные документы. Если дойдет до суда, важно, чтобы первичная документация была оформлена правильно. Тогда суд примет сторону компании. Рассмотрим детальнее реквизиты документов.

Если сотрудник перед отъездом в командировку получил наличными деньги на билеты и суточные, а затем поездка была продлена, дополнительную сумму можно перевести на карту. Получается, что работник получил средства повторно. Но, поскольку они перечисляются по одной и той же поездке, отчитаться сотрудник должен в один день за все суммы сразу.

Кассовый чек

Если в нем отсутствует полное наименование покупки или плохо пропечатаны реквизиты, то он принимается к учету, только если дополнительно предоставляется товарный чек. Товар должен быть куплен в рабочее время. За переработку полагается доначисление зарплаты. Кассовый чек подтверждает факт передачи средств. Чтобы включить расходы в целях налогообложения, нужны другие документы с такими реквизитами: Ф. И. О. должностных лиц, их подписи.

Товарный чек

В нем часто отсутствует печать или номер. Хотя эти реквизиты не являются обязательными для заполнения, налоговики могут не принять документ. Хуже обстоят дела, если даты на кассовом и товарном чеках не совпадают. Такие расходы можно будет отстоять только через суд.

ТОРГ-12

В ТТН обязательно должны быть указаны грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки, номер путевого листа, марка и номера автомобилей. Без них документ не принимается к учету. В товарной накладной часто отсутствуют должность лица, подписавшего документ, печать грузополучателя, дата. Эти реквизиты считается обязательными для заполнения.

Учет выдачи из кассы денежных средств — Бухгалтерские проводки

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
76.03 50.01 Выплата денежных средств контрагенту в счет погашения убытков от совместной деятельности Сумма убытка от совместной деятельности Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
60 50.01 Выплата денежных средств поставщикам в счет погашения кредиторской задолженности Сумма задолженности Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
60 50.01 Выплата аванса поставщикам наличными средствами Сумма аванса Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
76 50.01 Выплата денежных средств из кассы в счет расчетов с прочими контрагентами Сумма расчетов Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2

Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции выдачи наличных денежных средств из кассы акционерам организации

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
81 50.01 Выдача денежных средств акционерам в счет расчетов за выкупаемые собственные акции Стоимость выкупаемых акций Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
75.2 50.01 Выплата дивидендов из кассы Сумма дивидендов Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
79.2 50.01 Выданы денежные средства из кассы структурным подразделениями организации Сумма, передаваемая филиалу Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
76 50.01 Выплата алиментов Сумма алиментов Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
  • 50 — Касса
  • 50.01 — Касса организации
  • 60 — Расчеты с поставщиками и подрядчиками
  • 70 — Расчеты с персоналом по оплате труда
  • 71 — Расчеты с подотчетными лицами
  • 73 — Расчеты с персоналом по прочим операциям
  • 73.1 — Расчеты по предоставленным займам
  • 75 — Расчеты с учредителями
  • 75.2 — Расчеты по выплате доходов
  • 76 — Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
  • 76 — Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
  • 76.03 — Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам
  • 76.04 — Расчеты по депонированным суммам
  • 79 — Внутрихозяйственные расчеты
  • 79.2 — Расчеты по текущим операциям
  • 81 — Собственные акции (доли)
  1. Сотрудник должен написать заявление на выдачу денежных средств в подотчет.
  2. Операция оформляется РКО.
  3. Остаток не использованных средств нужно вернуть в кассу.
  4. Нельзя выдавать новый аванс, пока сотрудник не отчитался за старый.
  5. Указанием Банка России оговорен лимит на выдачу средств в сумме 100 тыс. руб.
  6. Расход денег должен быть подтвержден чеком, квитанцией, ТТН, актом приемки, ТОРГ-12, билетами, платежными поручениями.
  7. Для подтверждения оплат товаров наличными деньгами кроме кассового чека нужен также товарный.
  8. Если средства не возвращены в срок, они должны быть удержаны из зарплаты сотрудника. На сумму подотчета начисляется НДФЛ. Все спорные ситуации придется отстаивать через суд.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия и учет
Adblock detector